Организация ведения бухгалтерского учета в «1C: УПП 8»

 

Для указания счета учета  расчетов с контрагентом в проводке по умолчанию будет выбрана наиболее подходящая запись из другого аналогичного списка.

Благодаря использованию  принципа умолчания можно разделить  работу по учету ТМЦ между бухгалтерами и другими сотрудниками предприятия  следующим образом. Бухгалтеры осуществляют общее методическое руководство, контролируют и заполняют списки, используемые для подстановки бухгалтерских  счетов в документы учета движений ТМЦ. (Причем поставляемая конфигурация уже содержит  списки, предварительно заполненные минимально необходимыми наборами записей). А сотрудники, отвечающие за регистрацию движений ТМЦ (сотрудники отдела материально-технического снабжения, производственных подразделений и др.), вводят документы, заполняют их наименованиями ТМЦ, контрагентов и прочими реквизитами, после чего бухгалтерские проводки формируются автоматически по правилам, предписанным бухгалтерами.

Товарно-материальные ценности могут выбывать по нескольким причинам: в результате продажи, передачи в производство, списания и др. В конфигурации поддерживаются следующие способы оценки ТМЦ при их выбытии:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально–производственных запасов (способ ФИФО).

Выбор того или иного способа  устанавливается в информационной базе в настройках политики бухгалтерского учета организации.

Помимо синтетического учета  ТМЦ на счетах бухгалтерского учета, конфигурация обеспечивает ведение  аналитического учета по их видам  — позициям номенклатуры (то есть элементам справочника «Номенклатура») и по местам хранения (складам). Это позволяет формировать бухгалтерские отчеты, отражающие наличие и перемещения ТМЦ в разрезе позиций номенклатуры и мест хранения в денежном и количественном выражении.

 

2. Учет расчетов с контрагентами

 

Бухгалтерский учет расчетов с контрагентом зависит от методики взаиморасчетов, определяемой в договоре.

Сведения о договоре с  контрагентом и условия расчетов должны быть введены в информационную базу. Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько  договоров с разными условиями расчетов (рис.5).

 

Рис.5 – Договор контрагента.

В договоре может быть выбран один из следующих вариантов измерения  взаимной задолженности между предприятием и контрагентом:

• в рублях,
• в условных единицах,
• в иностранной валюте.

Последний вариант предназначен для расчетов с иностранным партнером, а первые два могут использоваться для расчетов с отечественными партнерами. Причем вариант расчетов в условных единицах означает следующее: взаимные задолженности по договору фиксируются в иностранной валюте, выбранной в качестве условной единицы договора, но платежи выполняются в рублях. Для регистрации изменения состояния взаиморасчетов суммы платежей пересчитываются в условные единицы по курсу иностранной валюты на день платежа.

Расчеты с контрагентами  могут учитываться с разной степенью детализации:

• по договору в целом,
• по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.).

Во взаимоотношениях с  контрагентами распространена практика, когда конкретная оплата привязывается  к конкретной поставке: либо сначала  регистрируется оплата поставки (по предварительно выписанному счету), а затем регистрируется сама поставка — поставка по предоплате, либо сначала регистрируется поставка, а затем регистрируется оплата — последующая поставка. Подобной практике деловых взаимоотношений больше подойдет детализация расчетов по каждому расчетному документу.

Но при долгосрочных взаимоотношениях с надежными деловыми партнерами может быть установлено, что платежи не привязываются к конкретным поставкам. Например, по условиям договора контрагент может поставлять предприятию товары в течение месяца по разовым заявкам подразделений предприятия, а по завершении месяца финансовая служба предприятия будет оплачивать контрагенту все выполненные поставки и перечислять частичную предоплату на очередной месяц. Для подобной практики взаимоотношений подойдет вариант детализации расчетов с контрагентом по договору в целом, хотя можно выбрать и вариант детализации по каждому расчетному документу.

При регистрации расчетного документа в информационной базе бухгалтерские проводки формируются  автоматически. При этом в целях  аналитического учета контрагент будет  указан в проводке в качестве субконто дебета или кредита. В качестве второго субконто проводки может быть указан договор.

Конфигурация может вести  аналитический учет по расчетным  документам даже в случае, когда  пользователям это непосредственно  не требуется, то есть в описании договора указана детализация расчетов по договору в целом.  Если для договора выбран вариант учета расчетов в условных единицах, то для корректного определения курсовых разниц при регистрации каждого изменения состояния взаиморасчетов потребуется привязка к конкретному расчетному документу, при этом расчетный документ будет подбираться из информационной базы автоматически по методу ФИФО.

Суммы документов автоматически  разделяются на погашения задолженностей и авансы, поскольку по правилам бухгалтерского учета эти суммы  должны отражаться раздельно.

Бухгалтерские счета для  учета расчетов с контрагентами, используемые в проводках, указываются в расчетном документе (рис.6).

 

Рис.6 – Счета учета  расчетов в расчетном документе.

 

Но пользователю не потребуется самостоятельно указывать бухгалтерские счета в документе, поскольку они подставятся автоматически сразу после того, как он укажет контрагента и договор. Для подстановки счетов по умолчанию автоматически подберется наиболее подходящая запись из специального списка, хранящегося в информационной базе (рис.7).

Рис.7 – Список счетов из информационной базы (контрагенты организаций).

 

Благодаря автоматической подстановке  бухгалтерских счетов ввод расчетных  документов можно поручить пользователям, не являющимся бухгалтерами. А бухгалтеры могут оставить за собой лишь функцию контроля за состоянием списка, используемого для автоматической подстановки бухгалтерских счетов в расчетные документы.

Учет  банковских операций

Функции банковских операций:

• оформление и печать банковских документов (платежных поручений, платежных требований и др.);
• регистрация прихода и расхода денежных средств на банковских счетах;
• контроль за состоянием банковских счетов;
• анализ движения безналичных денежных средств на банковских счетах предприятия.

Места хранения безналичных  денежных средств предприятия — расчетные счета в банках — отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия.

Платежные документы могут  быть сформированы на основании хранящихся в базе заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений  денежных средств. При этом ранее введенная информация будет автоматически перенесена в новый документ (рис.8).

 

Рис.8 – Платежное поручение  контрагента.

 

Первичная запись платежных  документов в информационную базу означает регистрацию намерений на изменения состояния безналичных денежных средств. Если в экранной форме документа проставить флажок «Отразить в оперативном учете», то необходимые денежные средства будут отражены в информационной базе как зарезервированные.

Фактическое движение денежных средств регистрируется простановкой флажка «Оплачено» в экранной форме документа. После этого могут быть сформированы соответствующие проводки в бухгалтерском и налоговом учете.

Основанием для регистрации  фактической оплаты является выписка  с расчетного счета, полученная из банка. Подсистема предоставляет инструмент ускорения регистрации выписки с расчетного счета - взаимодействие с банковскими программами типа «Клиент банка».

Специальный механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка» позволяет:

• формировать платежные документы в информационной базе, затем выгружать их в программу типа «Клиент банка» для передачи в банк по электронным каналам связи;
• загружать в базу из программы типа «Клиент банка» информацию, поступившую из банка об операциях по расчетным счетам организации.

Обмен данными между конфигурацией и программой типа «Клиент банка» осуществляется через файл обмена специального формата. Программа типа «Клиент банка» читает и обрабатывает файл обмена. Результат обработки передается по телекоммуникационным каналам в банк. Для получения банковских выписок программой типа «Клиент банка» инициируется прием данных из банка и формирование файла обмена. Затем этот файл читается и обрабатывается. Необходимое условие для взаимодействия с программой типа «Клиент банка»: банковская программа должна поддерживать стандарт обмена данными «1С: Предприятие — Клиент банка».

Конфигурация автоматизирует работу, как с рублевыми, так и с валютными счетами.

По каждому банковскому  расчетному документу (платежное поручение входящее, платежное поручение исходящее, платежный ордер, инкассовое поручение, аккредитив) можно посмотреть проводки. Фрагмент журнала проводок открывается щелчком мыши по экранной форме банковского расчетного документа (рис.9).

 

Рис.9 – Проводки по банковскому расчетному документу (фрагмент журнала проводок).

Проводки документа доступны только для просмотра. Для изменения  проводки необходимо изменить исходную информацию, содержащуюся в документе, и перепровести документ — сформировать проводки заново.

В конфигурации реализованы  механизмы группового ввода и  обработки платежных документов: обработка «Выписка банка», механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка». Эти обработки формируют или корректируют документы, которые, в свою очередь, порождают проводки.

Учет  кассовых операций

Прикладное решение автоматизирует взаимодействие между финансовыми службами, контролирующими движение наличных денежных средств, и кассами предприятия — местами хранения наличных денег.

Список касс вносится в  информационную базу, причем для каждой кассы указывается единственная валюта расчетов и учета денежных средств.

Кассовые документы (приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, денежные чеки, объявление на взнос наличными) формируются на основании имеющихся заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений денежных средств, при этом ранее введенная информация автоматически переносится в новый денежный документ (рис.10)

 

Рис.10 – Расходный кассовый ордер.

Пользователь может поправить  автоматические внесенные данные и  добавить дополнительные сведение.

Если в экранной форме  расходного кассового документа проставить флажок «Отразить в оперативном учете», то соответствующие денежные средства будут автоматически зарезервированы в кассе предприятия. Это полезная возможность в случае, когда денежные средства для расходного кассового ордера не были заранее зарезервированы заявкой на расходование денежных средств.

Кассовый документ формируется  сотрудником финансовой службы —  финансовым менеджером или бухгалтером. Сотрудник распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Флажок «Оплачено» на экранной форме документа сотрудником финансовой службы не ставится, поскольку пока не произошло фактической оплаты, кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. После фактической оплаты по документу кассир предприятия открывает на экране своего компьютера тот же кассовый документ и проставляет флажок «Оплачено» — только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств с отражением его в тех видах учета, которые были указаны сотрудником финансовой службы. В частности, кассовый документ может быть отражен в бухгалтерском учете.

Конфигурация предоставляет  кассиру возможность автоматизированного  формирования кассовой книги (рис.11).

 

Рис.11 – Вкладной лист кассовой книги.

В отдельный вид касс предприятия  выделены денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ), используемых при розничной  торговле. Операции передачи денежных средств между основной кассой предприятия и денежным ящиком ККМ оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. В конфигурации предусмотрена возможность интеграции с торговым оборудованием автоматизированных точек розничной торговли.