Организация ведения бухгалтерского учета в «1C: УПП 8»

При сдельной оплате труда  для расчета суммы заработка  необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника  специальными документами — сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчетах.

Используемые для учета  отработанного времени графики  работы могут быть следующих типов: пятидневные, шестидневные и сменные. В конфигурации необходимо указывать продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени: интервалы работы в течение рабочего дня или смены с исключением перерыва на обед. Например, для 40–часовой рабочей недели и пятидневного графика работы часы рабочего времени могут быть такими: с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00 (здесь предполагается, что перерыв на обед занимает время с 12-00 до 13-00).

Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика  работы с учетом общегосударственных  праздников, в котором отражаются рабочие дни, укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха. Список общегосударственных праздников хранится в информационной базе.

В конфигурации все начисления организации объединены в две большие группы:

Основные начисления —  это начисления, имеющие период действия (оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.).

Дополнительные начисления — это начисления, характеризующиеся  одной датой начисления, например премии или дивиденды. Эти начисления, тем не менее, могут рассчитываться на основании сумм, ранее начисленных по основным начислениям.

Каждый вид начислений характеризуется способом расчета  и другими параметрами.

Конфигурация содержит достаточный  набор предопределенных видов начислений и удержаний. В частности, предусмотрены  начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в  рабочее время, удержания алиментов  и др. Но пользователи могут добавлять  неограниченное количество собственных  видов начислений и удержаний.

Основные начисления могут  рассчитываться следующими способами:

• по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления;
• сдельно за фактический период действия начисления;
• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой;
• по среднему заработку для отпуска по календарным дням;
• по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней;
• по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности;
• по среднему заработку (например, для оплаты командировок);
• как пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• как пособие по уходу за ребенком до 3-х лет
• и др.

Дополнительные начисления могут рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой.

Удержания могут рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• для удержания по исполнительным документам (т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов);
• фиксированной суммой.

После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке  работников, об отклонениях от графика  работы, о разовых начислениях  и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений.

Для расчета зарплаты используется документ «Начисление зарплаты работникам организации» (рис.22).

 

Рис.22 – Начисление заработной платы работникам организации.

Для выполнения расчета пользователю следует создать новый документ и указать самые общие параметры  расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и др., после чего остальные действия — заполнение табличной части  документа и  собственно расчет — могут быть выполнены автоматически. Причем автоматически  рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа.

Конфигурация автоматически  справляется со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника вносится несколько раз. При регистрации отсутствия работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни.

В организациях с большим  штатом работников зарплату и прочие начисления удобно рассчитывать не всем работникам сразу, а по подразделениям. А если организация столь велика, что расчетом зарплаты занимаются несколько  пользователей конфигурации — расчетчиков  зарплаты, то за каждый расчетчиком  можно закрепить конкретные подразделением с внесением этих сведений в информационной базе. Если при формировании документов указывать расчетчика, то в табличную часть будут автоматически вноситься только те работники, которые обслуживаются указанным расчетчиком.

Для отражения в бухгалтерском  учете данных о начислениях и  удержаниях сотрудников предприятия предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Автоматически сформированные проводки будут отражены на закладке «Проводки» табличной части документа. (рис.23).

 

Рис.23 - Отражение зарплаты в регламентированном учете.

 

Бухгалтерские счета, используемые для подстановки в автоматически  формируемые проводки, предварительно указываются в списке способов отражения зарплаты в регламентированном учете (рис.24).

 

Рис.24 – Способы отражения  зарплаты в регламентированном учете.

 

Таким образом, задача отражения  начислений заработной платы в бухгалтерском  учете разделяется на две подзадачи:

• контроль состояния специального списка способов отражения зарплаты в регламентированном учете;
• ввод документов «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

Выплата зарплаты

Выплата заработной платы  сотрудникам организации и перечисление налогов и взносов на счета  бюджетов регистрируются денежными  документами подсистемы управления денежными средствами.

Для подготовки выплаты зарплаты используется документ «Зарплата к выплате организации» (рис.25).

Рис.25 - Зарплата к выплате организации.

 

Документ формируется  и заполняется автоматизированным образом. В документе предусмотрена возможность регистрации выплаты зарплаты через кассу организации, а также путем безналичного перечисления зарплаты на счета работников в банке. Неполученную в срок зарплату можно зарегистрировать как за депонированную.

Конфигурация обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и др.

Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным  счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой «1С» совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

Для документов этой подсистемы предусмотрено автоматическое формирование проводок, что обеспечивает отражение  в бухгалтерском учете погашение  задолженности предприятия перед  сотрудниками и бюджетами. Причем для правильного отражения в бухгалтерском учете изменения состояния взаиморасчетов с конкретными работниками в платежном документе должна быть указана ссылка на документ подсистемы расчета заработной платы «Зарплата к выплате», поскольку именно в этом документе содержится перечень работников и суммы зарплаты, причитающиеся к получению, уже за вычетом налога на доходы физических лиц и прочих удержаний (рис.26).

 

Рис.26 – Выплата заработной платы по расходному кассовому ордеру.

 

7. Завершение периода

 

После того как все хозяйственные  операции, относящиеся к завершенному месяцу, будут введены в информационную базу, необходимо выполнить ряд регламентных операций.

Некоторые регламентные операции носят корректирующий характер. Например, если некоторые хозяйственные операции были введены пользователями в информационную базу с нарушением хронологической последовательности, то последующий расчет показателей хозяйственной деятельности может исказиться. Для восстановления правильной последовательности отражения операций в управленческом и регламентированном (бухгалтерском и налоговом) учете используется специальная регламентная операция.

Другие регламентные операции обеспечивают соблюдение правил бухгалтерского и налогового учета, связанных с  завершением отчетного периода, а также обеспечивают расчет показателей  хозяйственной деятельности в управленческом и бухгалтерском учете.

В «1С – УПП 8» автоматизированы все регламентные операции, которые необходимо выполнить по окончании месяца:

• начисление амортизации основных средств и нематериальных активов;
• переоценка валютных средств;
• списание расходов будущих периодов;
• списание прямых и косвенных расходов на результаты хозяйственной деятельности;
• определение финансовых результатов и закрытие счетов 90 и 91;
• расчет себестоимости готовой продукции;
• расчеты по налогу на прибыль (включая нормирование расходов).

Выполнить регламентные операции помогает процедура закрытия месяца.

 

8. Текущая бухгалтерская работа и стандартные отчеты

 

Текущая бухгалтерская работа заключается в сборе сведений о фактах хозяйственной деятельности и в регистрации этих фактов в информационной базе путем ввода документов.

Для просмотра результатов  текущей бухгалтерской работы предназначены  стандартные отчеты. Стандартные отчеты являются комплектом интерактивных документов, эффективным механизмом использования сводных и детализированных данных бухгалтерского учета в текущей работе. Использование стандартных отчетов позволяет оперативно чередовать ввод новых хозяйственных операций с просмотром бухгалтерских итогов — можно посмотреть, как новая операция повлияла на данные бухгалтерского учета, скорректировать раннее введенную хозяйственную операцию. Благодаря этому создаются условия для быстрого обнаружения и исправления ошибки пользователя.

Удобными средствами работы с данными бухгалтерского учета  являются стандартные отчеты.

Конфигурация содержит следующие  стандартные отчеты:

• оборотно-сальдовая ведомость,
• шахматная ведомость,
• оборотно-сальдовая ведомость по счету,
• обороты счета,
• карточка счета и др.

В первую очередь стандартные  отчеты предназначены для бухгалтеров  предприятия. Отчеты представляют информацию, содержащуюся в журнале проводок, в виде, удобном для анализа и работы. При формировании отчета отбираются данные только из нужных проводок, которые представляются в сгруппированном и обобщенном виде.

Стандартный отчет формируется  для определенного периода времени. Каждый отчет может быть просмотрен на экране компьютера и распечатан в бумажном виде.

Каждый отчет может  быть настроен: пользователь может  указать необходимость вывода субсчетов, количества (по счетам, для которых  задан признак ведения количественного учета), валютных сумм (по счетам, для которых задан признак валютного учета) или наоборот, отключить вывод лишних подробностей.

Оборотно-сальдовая ведомость — это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров (рис.27).