Основні відмінності діловодного процесу, пов’язаного з ІзОД

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Національний авіаційний університет

Кафедра Безпеки інформаційних  технологій

ІЗДН

 

 

 

 

 

 

Домашня робота

На тему: «Основні відмінності діловодного процесу, пов’язаного з ІзОД»

З дисціпліни: Організація спеціального діловодства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Київ 2013

 

Зміст

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

 

У сьогоднішніх умовах розвитку інформаційних відносин дедалі важчою стає організація надійної системи захисту інформації на підприємстві. Інформація з обмеженим доступом є об’єктом посягань не тільки промислових шпигунів: таку інформацію намагаються одержати і спеціалісти конкурентної розвідки. Професійно організований моніторинг може надати до 90 % конфіденційної інформації з цілком легальних джерел.

Однією зі складових системи захисту конфіденційної інформації на підприємстві є конфіденційне діловодство, професійне налагодження якого дає можливість залобігти витоку та втраті важливої інформації.

Роботу з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, регламентує «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» (далі — Інструкція) [1]. Хоча Інструкція регулює питання конфіденційного діловодства щодо документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, зазначимо, що багато підприємств взяли її «на озброєння» для організації конфіденційного діловодства у власному бізнесі. Інструкція досить чітко і в повному обсязі врегулювала питання організації усієї системи конфіденційного діловодства, що дає можливість, на наш погляд, використати розроблену схему на будь-якому підприємстві.

Безпосереднім об’єктом конфіденційного діловодства є інформація з обмеженим доступом. На будь-якому підприємстві це, у першу чергу, комерційна таємниця. Для організації збереження конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно провести комплекс заходів у двох напрямах:

– визначити інформацію, що становить комерційну таємницю, ураховуючи її дійсну чи потенційну комерційну важливість;

– забезпечити порядок її захисту, що передбачає відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах, вжиття заходів власником інформації для її охорони та збереження конфіденційності [3, c. 23].

Якщо всі ці умови  не виконано, то підприємство не матиме підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передання інформації, що містить комерційну таємницю.

 

 

 

1. Діловодство

 

Правильна організація  конфіденційного діловодства у  фірмі є складовою частиною комплексного забезпечення безпеки інформації і  має важливе значення в досягненні мети її захисту. Як відомо, фахівці, що займаються в області інформаційної безпеки стверджують, що порядка 80% конфіденційної інформації знаходиться в документах діловодства. Тому питання конфіденційного документообігу у фірмі поза сумнівом грають важливу роль в досягненні нею економічних успіхів.

1.1. Основні поняття та визначення діловодства

 

Під діловодством розуміється діяльність апарату управління, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій. Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи установ. Діловодство складається з документообігу і документування [12].

Документообіг включає комплекс робіт з готовими документами, створеними даною установою і отриманими ззовні: прийом, розподіл, реєстрація, контроль виконання, довідкова робота, формування справ, зберігання і використання документації, рух документованої інформації по інстанціях.

Під системою документування розуміється сукупність процесів по створенню всіх видів документації, що відображають діяльність установи, організації або підприємства.

Переважаюча частина  використовуваної в управлінні інформації фіксується. Матеріальним носієм інформації, що фіксується, є документ. Документ – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явищах об'єктивній дійсності і мислітельної діяльності людини. Залежно від використовуваного для фіксації інформації матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, фотоплівці, магнітній або перфорованій стрічці і т. п.

Документація, вживана при оформленні розпорядно – виконавчій діяльності органів державного управління і підвідомчих ним установ, називається організаційно-розпорядливою документацією (ОРД). Вхідні в цю систему документи умовно підрозділяються на три групи:

– організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

– розпорядливі (ухвали, розпорядження, накази, вказівки, рішення);

– довідково-інформаційні (листи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, протоколи, акти, огляди, звіти, переліки).

До спеціального діловодства відносяться документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління (транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа і т.д.).

За походженням документи діляться на службові і особисті. Службові документи виходять від імені установ або що представляють їх посадових осіб, а особисті – від імені окремих громадян (наприклад, заяви, скарги).

За призначенням розрізняють документи, використовувані як засіб фіксації фактів, подій і явищ і як засіб передачі інформації на відстань (листи, телеграми і ін.).

По місцю складання документи підрозділяються на внутрішні, складені в даній установі і використовувані усередині нього, і зовнішні, такі, що поступають від інших організацій і осіб.

По найменуванню виділяють декілька десятків видів і різновидів документів. Видами документів є, наприклад, акти, анкети, відомості, інструкції і т.ін.

По кількості відбитих в них питань документи бувають прості (що містять одне питання) і складні (декілька питань, що містять).

По термінах виконання і зберігання документи діляться на наступні види:

– по термінах виконання – на термінових і нетермінових;

– по термінах зберігання – постійного (вічного) зберігання;

– тимчасового зберігання (до 10 років включно і понад 10 років).

По ступеню достовірності документи підрозділяють:

– на чернетки (попередня редакція документа);

– на оригінали (документ в остаточній редакції);

– на копії (повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу.

По техніці створення документи бувають рукописні, машинописні і друкарські.

 

 

1.2 Види інформації і документів на підприємстві

 

Всю інформацію у фірмі (організації) можна розділити на дві великі групи:

- відкриту;

- з обмеженим доступом.

У свою чергу інформація з обмеженим доступом (Рис. 1) може бути:

- державною таємницею;

- конфіденційною інформацією.

Документи, що містять  ту або іншу інформацію підрозділяються  на секретні і конфіденційні. Причому, секретні документи можуть бути з  грифом «Таємно», «Цілком таємно», «Особливій важливості». Конфіденційні документи  відповідно з грифами «Комерційна таємниця», «Банківська таємниця» і т. ін. В даний час видів конфіденційної інформації (а, отже, і можливих гріфованих документів) налічується більше 30. Що в цілому не створює сприятливої атмосфери в сенсі забезпечення їх безпеки.

Кожен вид конфіденційних документів має реквізити.

За своєю природою (рис. 2) конфіденційні документи бувають:

- нормативно-методичні  (НМД);

- керівні (КД);

- розпорядливі (РПД);

- інформаційно-довідкові  (ІД);

- організаційні (ОД);

- фінансово-бухгалтерські  (ФБД);

- кадрові (по особовому  складу) КД.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Порядок роботи з вхідними, вихідними та внутрішніми конфіденційними документами

 

Правила оформлення реквізитів регламентовані Державним стандартом «Уніфікована система організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». (ДСТУ 4163–2003) [12]. Конфіденційні документи, що містять комерційну таємницю, повинні мати гриф обмеження доступу до документа. Він розташовується в правому верхньому кутку, наприклад: комерційна таємниця (або скорочено КТ). Доповнюється гриф номером екземпляру, наприклад, екз. №1. Конфіденційні документи повинні оброблятися в конфіденційному діловодстві фірми, або в загальному діловодстві спеціально призначеною посадовою особою, відповідальною за конфіденційні документи. Конфіденційні документи повинні зберігатися в окремому приміщенні в шафах, що замикаються та описуються. Допускається зберігання конфіденційних документів в загальному діловодстві. Але обов'язково вони повинні знаходитися окремо від інших справ діловодства [23].

Залежно від призначення  конфіденційні документи підрозділяються  на що входять, витікаючи, – внутрішні.

Прийом вхідних конфіденційних документів (рис. 3) здійснюється співробітником конфіденційного діловодства. При цьому перевіряється кількість листів, кількість екземплярів, наявність застосувань (якщо вони вказані в супровідному листі).

У разі відсутності в  пакеті (конверті) деяких перерахованих  документів – складається акт  в 2-х екземплярах. Один екземпляр акту відправляється на адресу відправника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реєстрація конфіденційних документів проводиться в журналах реєстрації, або на картках (рис. 4).

 

Рисунок 4 – Журнал реєстрації вхідних конфіденційних документів

 

На кожному зареєстрованому  документі повинен проставлятися штамп, в якому указується найменування, реєстраційний номер, дата надходження.

Після реєстрації документи  передаються керівництву фірми  для ухвалення рішення. Керівник після розгляду документа визначає виконавця і дає вказівки по виконання документа. Ці вказівки оформляються на самому документі у вигляді резолюції. З резолюцією керівника конфіденційний документ передається виконавцеві під розписку в журналі реєстрації вхідних конфіденційних документів.

Після закінчення роботи над документом на ньому проставляється відмітка про його виконання і напряму в справу. Після чого документ співробітником конфіденційного діловодства підшивається у справу.

Вирішення про подальше використання конфіденційного документа  визначається його значенням і практичною цінністю. Залежно від цього конфіденційні документи можуть:

– використовуватися надалі;

- передаватися в архів  на зберігання;

- знищуватися.

Всі ці дії повинні  виконуватися з дотриманням вимог  до конфіденційних документів.

Робота з конфіденційними вихідними документами включає наступні етапи (рис. 8):

- розробка проекту  документа;

- узгодження документа;

- підписання документа;

- реєстрація документа;

- відправка документа.

Проект вихідного конфіденційного  документа розробляється виконавцем документа в 2-х екземплярах і з потреби узгоджується з іншими фахівцями фірми. Далі проект документа надається на підпис керівникові фірми. Після підписання документа, він реєструється співробітником конфіденційного діловодства в журналі (картці) реєстрації вихідних конфіденційних документів. Розсилка конфіденційних документів здійснюється згідно підписаних керівником списків з обов'язковою вказівкою облікових номерів відправлених документів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Порядок роботи з конфіденційними  внутрішніми документами показаний на рис. 6.

 

 

Видача і повернення конфіденційних документів повинні  своєчасно відбиватися в журналі  обліку і видачі конфіденційних документів (рис. 7).

 

 

 

При отриманні конфіденційного  документа співробітник повинен  звірити номер отриманого документа з його номером в журналі, перевірити кількість листів і розписатися за отриманий документ. При поверненні конфіденційного документа співробітник конфіденційного діловодства повинен звірити номер цього документа з номером в журналі, перевірити кількість листів документа і у присутності співробітника, що повертає документ поставити в журналі (у відповідній графі) свій підпис і дату повернення документа.