Основні відмінності діловодного процесу, пов’язаного з ІзОД

Всі справи з конфіденційними  документами і журнали їх обліку вносяться до номенклатури справ фірми.

Після закінчення кожного  року керівником фірми створюється  комісія, яка винна:

- перевірити наявність  конфіденційних документів;

- визначити конфіденційні  документи для архівного зберігання;

- визначити конфіденційні  документи, що підлягають знищенню.

Архівне зберігання конфіденційних документів проводиться в опечатаних коробках, в приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ сторонніх  осіб. На конфіденційні документи, відібрані  до знищення комісією складає акт. Акт  затверджується керівником фірми. У разі втрати конфіденційного документа керівником фірми створюється комісія, яка проводить розслідування за фактом втрати даного документа. За наслідками роботи комісії керівником фірми ухвалюється рішення про притягання до відповідальності осіб винних у втраті конфіденційного документа.

 

 

1.4 Підготовка документів до архівного зберігання

 

Документи підприємства, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне  зберігання, або зберігаються короткостроково  і потім виділяються до знищення. Відбір документів на зберігання або знищення є результатом проведення експертизи їх цінності документів. Роботу по організації і проведенню експертизи цінності документів повинна проводити експертна комісія (ЕК) підприємства, що постійно діє.

Експертиза цінності документів постійного і тимчасового  термінів зберігання повинна проводитися  щорічно. Відбір документів постійного терміну зберігання проводиться  на підставі номенклатури справ підприємства з обов'язковим поаркушевим переглядом справ. При поаркушевому перегляді справ постійного терміну зберігання підлягають вилученню дублюючі екземпляри документів, чернетки, не оформленні копії документів і документи з тимчасовими термінами зберігання. Одночасно проводиться відбір документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання з минулими термінами зберігання.

За наслідками експертизи цінності документів складаються описи  справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання і документів по особовому складу, а також акти про виділення справ до знищення. Форми описів і акту уніфіковані (рис. 8 та рис. 9).

Справи включаються  в акт про знищення, якщо передбачений для них термін зберігання закінчився до 1 січня того року, в якому складений  акт. Наприклад, поділа з трирічним  терміном зберігання, закінчені діловодством в 2006 році, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2010 року. Справи можуть бути знищені тільки після того, як описи на справи постійного зберігання за відповідний період затверджені і передані у відомчий архів підприємства. Описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання і по особовому складу, а також акти про виділення справ до знищення розглядаються на засіданні ЕК підприємства і узгоджуються з відомчим архівом.

Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (свише 10 років) термінів зберігання і по особовому складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі у відомчий архів. Передархівна підготовка справ включає дві процедури: оформлення і опис справ.

 

 

Рисунок 8 – Форма опису справ постійних та тривалих строків зберігання

 

Оформлення справ проводиться  особою, відповідальною за роботу з  документами. Повне або часткове оформлення справ проводиться залежно  від термінів зберігання документів. Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню, справи тимчасового зберігання – частковому. Повне оформлення передбачає:

– перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності з січня по грудень;

– складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи;

– складання засвідчувального напису справи;

– підшивання справи в тверду темну обкладинку з картону на 4 проколи без металевих затисків (з мотузяними зав'язками) або палітурку документів справи;

– внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо воно мінялося. діловодного індексу, заголовка справи, дати і ін.

Внутрішній опис документів складається для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, що викликається специфікою даної документації (накази по основній діяльності підприємства, особисті справи, поділа на авторські свідоцтва).

Внутрішній опис документів справи необхідно також складати в справах постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, сформованих по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.

На обкладинці справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання указуються: найменування підприємства, структурного підрозділу, індекс справи, номер тому, частини, заголовок, анотація до документів (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи), дата, кількість листів, термін зберігання.

З метою систематизації і закріплення переліку заголовків справ у середині фонду складається опис справ. Опис є обліковим документом і основною частиною науково-довідкового апарату архіву, що забезпечує оперативний пошук документів. Описи складаються як на справи постійного зберігання, так і тимчасового (понад 10 років) у трьох екземплярах: один передається разом із справами у відомчий архів, другий додається як підстава до протоколу засідання експертної комісії, третій залишається як контрольний екземпляр в апараті підприємства.

Справи тимчасового  терміну зберігання (до 10 років включно) підлягають частковому оформленню: справи допускається зберігати в швидкозшивачах, листи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати, не проводити пересистематізацию документів в справі, розташовуючи їх в прямому (замість зворотного) хронологічному порядку.

1.5 Систематизація документів

 

Для забезпечення правильного  формування і обліку справ на підприємстві повинна складатися номенклатура справ.

Рисунок 9 – Форма акту про виділення документів до знищення

 

Номенклатура справ – це систематизований перелік заголовків справ з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань. При складанні номенклатури справ підприємствам необхідно враховувати вимоги до неї, що містяться в Державній системі документаційного забезпечення управління, основних правилах роботи відомчих архівів, переліках документів з вказівкою термінів зберігання.

Номенклатура справ  підприємства розробляється фахівцем, відповідальним за організацію роботи з документами, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію  з 1 січня наступного календарного року.

Номенклатура справ  складається по встановленій формі (рис. 13) і включає реквізити: найменування підприємства і виду документа, дату, індекс, місце складання, гриф твердження, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф узгодження (схвалення).

Змістовна частина номенклатури справ є таблицею з 5-ти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість справ (томів, частин) і статті по переліку, примітки. У графі 1 таблиці номенклатури справ указується діловодний індекс справи, який повинен включати: індекс структурного підрозділи підприємства по класифікаторові підрозділів або індекс напряму діяльності (за відсутності структурних підрозділів); порядковий номер справи усередині даного підрозділу або напряму діяльності. У графі 2 розташовуються в певній послідовності заголовки справ, які групуються по розділах (підрозділам) номенклатури справ.

Назвами розділів номенклатури справ є найменування структурних  підрозділів або напрямів діяльності підприємства.

Порядок розташування заголовків усередині розділів і підрозділів  визначається важливістю документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядливу документацію, далі планові і звітні документи, потім останні в порядку убування термінів зберігання документів.

Рисунок 10 – Форма номенклатури справ підприємства

При складанні заголовків справ слід враховувати, що:

– заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, що групуються в даній справі;

– заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим;

– заголовки типу «Загальне листування», «Різні документи», «Довідкові матеріали» і тому подібне не допускаються.

Заголовки справ в  процесі їх формування можуть уточнюватися.

Склад заголовка справи утворює наступні елементи:

– назва вигляду (листування, журнал і тому подібне) або різновиду документів (накази, вказівки, протоколи, рішення і т.д.);

– назва підприємства або його структурного підрозділу;

– адресат або кореспондент документа;

– короткий зміст документів справи;

– назва території (місцевості), з якою пов'язаний зміст документів справи;

– дати (період), до яких відносяться документи справи;

– вказівка на копійність документів справи.

У номенклатуру справ  підприємства також включаються  довідкові картотеки, журнали обліку документів.

При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номери справ (вільне місце), які можуть бути використані надалі для внесення заголовків справ, не передбачених в номенклатурі справ, але сформованих протягом календарного року на підприємстві.

Після закінчення календарного року до номенклатури справ складається  підсумковий запис про кількість  справ заведених окремо, постійного і тимчасового термінів зберігання (рис. 11).

 

Рисунок 11 – Форма підсумкового запису до номенклатури справ

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Види конфіденційної інформації

Інформацію, яка є конфіденційною, можна поділити на два види: науково-технічна (технологічна) і ділова [2, c. 13].

До конфіденційної науково-технічної  інформації належать:

– методи та способи виробництва (особливо нові розробки);

– нові технології;

– напрямки модернізації відомих технологій та процесів;

– відомості про конструкцію машин та обладнання;

– креслення;

– схеми;

– програмне забезпечення ПК.

До конфіденційної ділової  інформації належать:

– відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції;

– плани та обсяги реалізації продукції (план маркетингу, відомості про характер і обсяг торговельних операцій, ціни, наявність товарів);

– відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів);

– плани рекламної діяльності;

– списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фінансове становище;

– відомості про умови чинних контрактів, договорів та тих, що готуються до укладання.

Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, порядок схоронення та доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник.

 

1. Значення конфіденційного діловодства для забезпечення ефективності та вдосконалення управлінської діяльності в бізнесі

 

 Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. Дотримання стандартів з діловодства сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму та тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час, що витрачається на їх складання, опрацювання та пошук, організовувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Правильно підготовлений та належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

Значення діловодства  як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все — його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана (зафіксована, опрацьована, систематизована, передана) тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку в загальному обсязі управлінської праці. На роботу з документами фахівці витрачають 20–60 % робочого часу, а в деяких закладах — до 80 %.

Організація діловодства  впливає на оперативність, економність, надійність функціонування апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. За умови раціонально організованого діловодного процесу фахівці і керівники звільняються від невластивих для них операцій. Унаслідок цього підвищується ефективність праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Національного архівного фонду. Стан архівної справи значною мірою залежить від методики і практики діловодства.