Основні відмінності діловодного процесу, пов’язаного з ІзОД

– назва виду документа;

– автор (кореспондент);

– дата документа;

– індекс документа (індекс надходження документа — для тих, що надійшли) та номери примірників;

– заголовок документа (або його короткий зміст);

– резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

– відповідальний виконавець;

– термін виконання;

– позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання або індекс документа-відповіді) [2, c. 29].

Склад обов’язкових реквізитів, якщо потрібно, може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця  про одержання документа, хід  виконання, додатки тощо. Порядок  розміщення реквізитів може визначатися самим підприємством, установою чи організацією.

При автоматизованій  системі реєстрації документів додатково  потрібно подбати про технічний  захист бази даних конфіденційних документів та систему допуску до даної бази.

Реєстрація (облік) документів, що мають гриф обмеження доступу, поділяється на такі види:

Попередня реєстрація (облік) охоплює всі паперові носії, призначені для складання чернеток і проектів документів.

Реєстрація (облік) підготовлених вихідних документів охоплює всі друковані (у тому числі виготовлені за допомогою автоматизованої системи) та рукописні документи, які пройшли реєстрацію за журналами (картками) попереднього обліку.

Реєстрація (облік) пакетів з грифом секретності охоплює всі одержані установою та зареєстровані в пакетно-контрольному журналі пакети та документи.

Реєстрація (облік) вхідних документів з грифом секретності охоплює одержані установою документи, які пройшли журнальний (картковий, автоматизований) облік вхідних документів.

Реєстрація (облік) документів інвентарного обліку охоплює всі документи, які не підлягають підшиванню до справ, переведені з інших видів обліку або такі, яким надано номер за журналом інвентарного обліку технічних документів, журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів в момент їх створення (заведення) або надходження. До таких документів належать креслярсько-графічні та текстові документи, які через виробничі умови, режимні обмеження щодо доступу чи зовнішні особливості (вид носія, формат тощо) неможливо або недоцільно підшивати до справ [3, c. 41].

 

4.  Робота з конфіденційними документами

 

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має певні особливості. Так, керівник підприємства своїм наказом призначає посадову особу, яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами є основним службовим обов’язком, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності означає, що право власності на інформацію, яку містить документ, належить підприємству [7].

Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про її нерозголошення має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу і в тексті немає вказівок про конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачали всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

Усі документи, які надходять  з грифом «КТ» (комерційна таємниця), одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов’язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких надсилають адресатові) [2, c. 32].

Документи з грифом «КТ» формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку «Комерційна таємниця». На звороті обкладинки розміщують список працівників, які мають право користуватися документами, внесеними до певної справи.

Такі справи зберігають у сейфі, який опечатує посадова особа, відповідальна за їх збереження. Доступ до цього сейфа іншим працівникам заборонено.

Документи з грифом «КТ» видають тільки тим працівникам, які мають право користуватися цими документами (наданий допуск та доступ). Видачу документів з грифом «КТ» реєструють у спеціальному журналі.

Документи, що мають гриф «КТ», видають та приймають під підпис [2, c. 32].

Під час зберігання і використання документів з грифом «КТ» заборонено:

– вилучати зі справи чи переносити до іншої справи документи без дозволу керівника та позначок в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ»;

– виносити документи з приміщення без спеціального дозволу керівника;

– розмножувати документи без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють в присутності відповідальної особи, а браковані примірники одразу знищують) [2, c. 32–33].

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов’язково вносять до номенклатури справ підприємства.

Передаючи справу до архіву, складають окремий опис документів з грифом «КТ». У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

Після закінчення календарного року керівник своїм наказом призначає  спеціальну комісію, яка зобов’язана: [2, c. 34].

– перевірити наявність усіх документів;

– відібрати документи для зберігання в архіві;

– визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів і передають їх новому працівникові. Акт здавання-приймання цих документів затверджує керівник фірми.

Невід’ємним аспектом роботи з конфіденційними документами є встановлення дозвільної системи роботи з конфіденційними документами. Мається на увазі сукупність установлених керівництвом підприємства нормативних положень, що забезпечують обґрунтований і правомірний доступ користувачів до необхідного їм для виконання службових обов’язків обсягу конфіденційних документів. Системою повинно бути визначено, хто з керівників підприємства й структурних підрозділів кому з користувачів і з якими категоріями конфіденційних документів може давати дозвіл на ознайомлення (роботу), а також порядок оформлення таких дозволів залежно від виду обліку або категорій документів. При цьому право давати дозвіл на ознайомлення і право працювати з конфіденційними документами може бути надано тільки особам, що мають допуск до конфіденційної інформації.

При встановленні дозвільної системи доступу до конфіденційних документів необхідно враховувати наступні вимоги:

– керівник може давати дозвіл на ознайомлення з конфіденційними документами, що входять у сферу його діяльності, тільки підлеглим особам і тільки по службовій необхідності;

– дозвіл на ознайомлення оформлюється письмово;

– при необхідності ознайомлення користувача тільки з частиною конфіденційного документа в дозволі на ознайомлення повинні бути зазначені розділи, пункти або сторінки, з якими можна знайомити користувача.

Дозвільна система повинна  передбачати й порядок доступу до конфіденційних документів осіб, що не працюють на даному підприємстві, в установі чи організації (при виконанні спільних робіт тощо).

 

5.  Перевірка наявності конфіденційних документів

 

Метою перевірки наявності документів, справ і носіїв конфіденційної інформації є встановлення їх реальної відповідності записам в облікових формах, зберігання цілісності і комплектності, а також своєчасне виявлення фактів втрати конфіденційних матеріалів і визначення правильності виконання процедур і операцій щодо їх обліку, зберігання і використання. Перевірки стимулюють ретельне дотримання всіма співробітниками підприємства вимог щодо роботи з конфіденційними матеріалами, забезпечення їх фізичної схоронності і, зрештою, інформаційне забезпечення підприємства.

Перевірка завжди здійснюється стосовно облікових даних  та документів, екземплярів кожного документа та їх складових частин або справи. Крім того, під час перевірки розглядаються питання можливості зняття з документів грифа конфіденційності.

Перевірки наявності  конфіденційних матеріалів можуть бути регламентованими (періодичними) і нерегламентованими (неперіодичними) [2, c. 35–36].

Регламентовані, обов’язкові перевірки наявності документів, справ і носіїв інформації здійснюються здебільшого щокварталу і наприкінці календарного року або в інші встановлені на підприємстві терміни. Вони охоплюють весь масив конфіденційних матеріалів.

Нерегламентовані перевірки здійснюються при зміні керівників підприємства, режимно-секретного підрозділу чи підрозділів напрямків діяльності підприємства, звільненні співробітників цих підрозділів, після завершення екстремальної ситуації, при виявленні факту можливої втрати інформації тощо.

Цей вид перевірки  зазвичай обмежується конкретною частиною конфіденційних матеріалів.

Щоденні самоперевірки  чи перевірки наявності документів здійснюють наприкінці робочого дня всі співробітники підприємства, які працюють з конфіденційними матеріалами.

Квартальні і річні перевірки наявності документів здійснюються спеціально призначеною комісією. За результатами квартальної і річної перевірок складається акт. Кожен вид перевірки закінчується лише після виявлення фактичної наявності всіх документів, що значаться в облікових формах. Для перевірки використовуються тільки основні облікові форми — журнали реєстрації й облікові картки. Інші облікові форми (описи, переліки, реєстри, акти, картки обліку дозволів та видачі носіїв інформації тощо) мають допоміжний інформаційний характер.

Під час проведення квартальної перевірки наявності  конфіденційних матеріалів контролюється зберігання традиційних і електронних документів, що перебувають на виконанні у співробітників підприємства і не підшиті у справи. Водночас перевіряється дотримання співробітниками встановленого порядку роботи з конфіденційними матеріалами, їх зберігання, правильність ведення внутрішнього опису документів, що знаходяться у виконавця, своєчасності і повноти щоденної здачі всіх матеріалів у службу КД. Перевірка здійснюється лише в присутності самого співробітника.

У процесі проведення річної перевірки наявності конфіденційних матеріалів контролюється зберігання усіх традиційних і електронних документів: як тих, що перебувають на виконанні, так і виконаних, підшитих у справи незалежно від часу їх надходження чи видання. Справи перевіряються поаркушно. Відсутність конфіденційного документа, справи чи носія інформації у співробітника, якому вони були видані, вважається втратою цих матеріалів. У такому разі комісія складає відповідний акт і негайно доповідає про втрату першому керівникові підприємства для ухвалення рішення. Акт складається також у випадку виявлення в базі даних комп’ютера співробітника чи на дискеті неврахованої чи не санкціоновано збереженої копії електронного документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Отже, перевірка наявності  документів, справ і носіїв інформації реалізує одну з головних частин функції контролю за роботою співробітників з конфіденційними матеріалами і дає можливість вірогідно визначити ступінь відповідального ставлення кожного співробітника до цієї роботи. Водночас виявляються факти втрати конфіденційних матеріалів, що є підставою для початку службового розслідування.

У сучасний час розвитку інформаційних технологій безпека інформації (її захист) виходить чи не на перший план у формуванні стратегії будь-якого підприємства, функціонуванні установи чи організації. У цьому плані конфіденційне діловодство покликане створити належні умови для захисту інформації, обіг якої і доступ до якої обмежується.

Суть конфіденційного  діловодства полягає в діяльності, яка забезпечує, по-перше, документування конфіденційної інформації, по-друге, організацію роботи з конфіденційними документами, по-третє, захист інформації, яка міститься в конфіденційних документах.

Найхарактернішою особливістю  конфіденційного діловодства є  захист інформації, яка міститься  у конфіденційних документах.

Конфіденційне діловодство  спрямоване на вирішення двох взаємопов’язаних блоків завдань, перший з яких – це забезпечення всіх видів конфіденційної діяльності, а другий – захист документованої інформації, що створюється у процесі конфіденційної діяльності.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаних джерел

1. Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави: Постанова Кабінету міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893 // Електронний інформаційний ресурс http://zakon1.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=1893-98-%EF.

2. Комова М.В. Діловодство. — Національний університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних наук. — Львів: Тріада плюс, 2006.

3. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. — М.: 2001.

4. Рекомендації № Rec (2002) 2 Комітету міністрів Ради Європи державам-учасникам про доступ до офіційних документів (прийнята Комітетом міністрів 21 лютого 2002 р. на 784-му засіданні заступників міністрів).

5. Олександров А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. — 2-ге вид., перероб. і допов. — К.: Либідь, 2000.

6. Філіпова Л. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організації, технології (зарубіжний досвід) // Вісник Книжкової палати. —2001. — № 4. — С. 15–18.

7. Доронин А. Дезинформация или война в королевстве кривых зеркал  // Електронний інформаційний