Основні відмінності діловодного процесу, пов’язаного з ІзОД

Удосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), висвітлених, зокрема, в інструкціях з діловодства [2, c. 22].

Розвиток комп’ютеризованих систем управління зумовив розроблення  і затвердження уніфікованих систем документації, Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної інформації (ЄСККТІ) [2, c. 22].

Сукупність процесів щодо створення документів (документування) і організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності називають діловодством. Діловодство є функцією управлінської діяльності будь-якого органу управління, де створюють і обробляють документи. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук, зберігання документів.

Конфіденційне діловодство слід визначати як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист інформації, яка в них знаходиться. При цьому під документуванням інформації розуміють процес підготовки та створення документів, їх облік, проходження, виконання, відправлення, знищення, режим зберігання, перевірку наявності [2, c. 24].

Сутність конфіденційного діловодства  обумовлює його організаційні й технологічні особливості, до числа основних відносяться:

– чітке регламентування складу видаваних документів і процесів документування, у тому числі на стадії підготовки чернеток і проектів документів;

– обов’язковий поекземплярний та поаркушний облік усіх без винятку документів, проектів і чернеток;

– максимально необхідна повнота реєстраційних даних про кожен документ;

– фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа; регламентація загальної технології документування, організації роботи з документами і їх захисту;

– проведення систематичних перевірок наявності документів;

– дозвільна система доступу до документів і справ, що забезпечує правомірне й санкціоноване ознайомлення з ними;

– суворі вимоги до умов зберігання й обігу документів, які повинні забезпечувати схоронність і конфіденційність документованої інформації;

– регламентація обов’язків осіб, допущених до роботи з конфіденційною документованою інформацією, з її захисту;

– персональна й обов’язкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок їх обігу [4, c. 42].

Ці особливості водночас є й вимогами до конфіденційного діловодства.

 

 

 

 

2. Документування конфіденційної інформації

 

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою  частиною конфіденційного діловодства, оскільки від правильності оформлення документів залежать якість та ефективність управлінської та виробничої діяльності, вірогідність та юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації. Обсяг і характер створюваних документів впливають і на організацію роботи з їхнього захисту. Крім того, у процесі документування створюється документальна база, що розкриває історію підприємства.

Документування конфіденційної інформації полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні конфіденційних документів. Підставою для створення конфіденційних документів є необхідність засвідчення наявності та змісту певних дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно [5, c. 41].

Порядок виготовлення конфіденційних документів, режим їх обігу вимагають певних знань, які повинні бути придбані до початку роботи з документами й постійно поповнюватися. З цією метою необхідно організовувати різні форми навчання співробітників, семінари, самостійну підготовку зі здачею заліків тощо. Для проведення занять варто залучати не тільки співробітників підрозділу конфіденційного діловодства, але й керівників відповідних підрозділів підприємств, установ, організацій, а також фахівців з конфіденційного діловодства, що працюють у відповідних науково-дослідних і навчальних закладах.

Зміст конфіденційної інформації, яка документується, залежить від  компетенції і функцій підприємства, установи чи організації, характеру їхньої діяльності, взаємозв’язків з іншими суб’єктами. У свою чергу цей зміст впливає на якість відповідної галузі діяльності, організацію та надійність обробки і захисту документів.

Обов’язковість письмового посвідчення інформації закріплюється  переліком виданих конфіденційних документів. Цілями розробки такого переліку повинні бути не тільки визначення складу виданих документів, необхідних і достатніх для діяльності підприємства, установи чи організації, але й установлення конкретних осіб, що мають право підписувати (затверджувати) документи, а також запобігання необґрунтованого розсилання документів.

Перелік конфіденційних документів, що видаються, розробляється тільки на основі та в рамках переліку відомостей, що становлять обмеження доступу. Тому визначення складу видаваних конфіденційних документів повинне починатися з розробки переліку відомостей, що становлять обмеження доступу.

Перелік відомостей, що становлять обмеження доступу, розробляється для кожного підприємства самим підприємством — власником інформації. Таким чином, право підприємця на зміст конфіденційної інформації є безумовним. Ніхто не може диктувати йому, які відомості відносити до комерційної таємниці, за винятком відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю відповідно до державних нормативних актів.

У сфері комерційної  діяльності цінність інформації обумовлена насамперед ринковою потребою в інформації як джерелі одержання прибутку, тому віднесення інформації до комерційної таємниці дозволяє дістати прибуток і запобігти збиткам. Конфіденційність такої інформації створює для її власника переваги в конкурентній боротьбі й виступає як засіб захисту від несумлінної конкуренції.

Названий критерій є  об’єктивним показником можливості віднесення інформації до комерційної таємниці, мірилом додання інформації статусу конфіденційної. Це означає, що за умови відсутності даного критерію немає підстав вважати інформацію конфіденційною. Але це не означає, що за його наявності інформація в усіх випадках може і повинна бути віднесена до комерційної таємниці.

Після встановлення складу конфіденційної інформації визначається ступінь її конфіденційності. Ступінь конфіденційності — це показник рівня закритості інформації. Рівень закритості залежить від величини збитку, що може наступити при витоку інформації. Чим більшим є цей збиток, тим вищим повинен бути ступінь конфіденційності [2, c. 21]. Зазначимо, що розроблених критеріїв визначення ступеня величини завданих збитків унаслідок втрати чи розголошення конфіденційної інформації не існує, отже, власник конфіденційної інформації сам визначає такі критерії.

Доцільно звернути увагу на те, що до сфери конфіденційного діловодства входить тільки документована інформація (документи), тому з усієї сукупності інформації, включеної до переліку відомостей, визначених як інформацію з обмеженим доступом (у нашому випадку — конфіденційну інформацію), потрібно виділити зміст інформації, що документується, та установити види документів, у яких вона повинна бути зафіксована. При цьому варто керуватися певними критеріями документування інформації. До них відносяться:

– необхідність документованої інформації для правового забезпечення діяльності підприємства, установи, організації, що регламентує їх статус, права, обов’язки і відповідальність їх співробітників;

– необхідність документованої інформації для виробничої діяльності: науково-дослідної, конструкторської, проектної, технологічної тощо;

– необхідність документованої інформації для управлінської діяльності;

– необхідність документованої інформації як доказового джерела у випадках виникнення конфліктних ситуацій;

• необхідність передачі інформації в офіційному вигляді;

– важливість інформації як історичного джерела, що розкриває напрямки й особливості діяльності підприємства, установи чи організації [6, c. 16].

У рамках критеріїв документування визначення змісту інформації, що документується, повинно співпадати з вирішенням конкретних завдань. Залежно від призначення документованої інформації визначаються конкретні види документів, у яких ця інформація повинна бути зафіксована.

У процесі визначення необхідних конфіденційних документів варто проводити роботу зі скорочення їхньої кількості за рахунок розробки інтегральних документів, у які можна включити показники декількох документів, у тому числі шляхом заміни разових первинних документів накопичувальними. Однак об’єднання документів повинне здійснюватися з таким розрахунком, щоб у підсумку не створювалася можливість необґрунтованого ознайомлення з усім документом осіб, що мають доступ тільки до частини змісту (показників) документа.

Види конфіденційних документів необхідно встановлювати  з урахуванням оптимального обсягу інформації, що міститься в них, виключаючи надлишкову (у тому числі дубльовану) інформацію, оскільки надлишкова інформація — це конфіденційні дані, витік яких може завдати шкоди підприємству [2, c. 23].

Після встановлення складу документів визначається коло осіб, що мають право підписувати (затверджувати) кожен вид документа, а також підприємства, яким даний документ повинен направлятися (при необхідності).

Грифи й терміни конфіденційності документів повинні відповідати ступеням і термінам конфіденційності відомостей, що містяться в документах, відповідному переліку відомостей, що становлять конфіденційну інформацію.

Важливим аспектом документування конфіденційної інформації є підготовка та видання конфіденційних документів.

Підготовка конфіденційних документів повинна починатися з обліку, оформлення й видачі виконавцям паперових носіїв інформації, на яких будуть складатися чернетки або відразу проекти конфіденційних документів. Чернетки, на яких виготовлялись конфіденційні документи, підлягають знищенню. Після створення всі конфіденційні документи підлягають обліку спеціальним підрозділом конфіденційного діловодства. Співробітник підрозділу конфіденційного діловодства ставить підпис за одержання документа (проекту) і чернетки [3, c. 24].

З метою впорядкування  візування конфіденційних документів доцільно розробити перелік документів, що візуються зі вказівкою для кожного документа посадових осіб, які його візують. При цьому варто мати на увазі, що візування не вимагають лише деякі внутрішні документи (доповідні й пояснювальні записки, довідки по певних питань тощо).

 

3.  Облік конфіденційних документів

 

Облік конфіденційних документів включає присвоєння і реєстрацію в облікових формах і документах реєстраційних номерів, запис облікових і пошукових даних про документи (дата, автор, заголовок, кількість аркушів, місцезнаходження тощо).

Основною вимогою обліку конфіденційних документів є забезпечення схоронності документів, створення можливостей для швидкого знаходження, контролю виконання, наведення необхідних довідок про документи без залучення самих документів, а також для перевірки наявності документів, що є однією з обов’язкових вимог до конфіденційного діловодства [3, c. 25].

Обліку підлягають усі  без винятку виготовлені на підприємстві, в установі чи організації й отримані ними конфіденційні документи.

Документи з грифом обмеження доступу, які надходять на підприємство, зокрема документи, створені за допомогою автоматизованої електронно-обчислювальної системи, приймаються і обліковуються (реєструються) канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації. Як правило, таку роботу виконує працівник, якому доручена робота з такими документами.

Облік виданих документів охоплює документи, виготовлені  на даному підприємстві в рукописний, машинописний спосіб або з використанням друкувальних пристроїв ЕОМ незалежно від того, направляються ці документи на інші підприємства, чи є внутрішніми. Облік документів, що надійшли, охоплює документи, які надійшли від інших підприємств, установ чи організацій. Облік документів виділеного зберігання (інвентарний облік) охоплює всі документи, що надійшли, та документи, яким присвоюється обліковий номер документів виділеного зберігання на стадії їхнього створення або одержання. До таких документів належать текстові й креслярсько-графічні документи, які через виробничі умови, режим доступу до них або зовнішні особливості (вид носія, формат тощо) неможливо або недоцільно підшивати до справ [2, c. 27–28].

Метою реєстрації (обліку) є забезпечення зберігання та запобігання втрати документів, перевірки наявності, контролю виконання документів, наведення необхідних довідок про документи без використання самих документів, а також максимальне обмеження кола осіб, допущених до роботи з документами, забезпечення їх обліку за інформованістю.

При великому документообігу доцільно використати  картковий спосіб обліку, адже він  скорочує час на пошук документів за рахунок розміщення карток у відповідних рубриках картотек, дає можливість здійснювати ручний контроль виконання документів без виготовлення спеціальних контрольних карток, прискорює і підвищує якість проведення перевірок наявності документів [3, c. 27].

При картковому способі  обліку документів (як і носіїв) необхідно вести контрольний журнал, призначений для реєстрації карток і забезпечення послідовності проставляння їхніх номерів, контролю за місцезнаходженням документів, що перебувають в обігу, прискорення їхнього пошуку, а також для проставляння оцінок про перевірки наявності документів. Контрольний журнал ведеться для кожного виду карткового обліку документів та окремо для носіїв.

Журнальна форма реєстрації документів доцільна в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік [3, c. 28].

Для карткової реєстрації всіх документів має застосовуватися єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення автоматизованою системою. Реєстраційні картки групують в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Зазвичай довідкова картка складається з двох частин: невиконані та виконані документи. Перша частина картки використовується для пошуку документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картки використовується для пошуку виконаних документів з окремих питань [3, c. 28].

Автоматизовану  реєстрацію документів проводять централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних автоматизованою системою. Запис роблять з реєстраційно-контрольної картки, що має обов’язкові реквізити, які забезпечують поєднання програмних і технічних засобів, або прямим введенням встановленого обов’язкового складу реквізитів, що містяться в документі: