Современные оптимальные практики управления

       Бюрократия  имеет рациональный характер  и относится к легальному типу господства.

           Основными чертами «идеальной» бюрократической организации являются:

1) разделение труда на  основе функциональной специализации;

2) четкая иерархия власти;

3) система правил, определяющих  права и обязанности каждого  члена организации;

4) система процедур, определяющих  порядок действия во всех ситуациях, встречающихся в процессе функционирования  организации;

5) игнорирование личных  качеств во взаимоотношениях  между сотрудниками организации;

6) отбор и выдвижение работников по их квалификации12.

      Таким образом, в системе бюрократии действия  рационализированы настолько, что  отношения между работниками  обезличены, есть четкое разделение  обязанностей,  каждый знает свои, работник выполняет порядок действий  в стандартных ситуациях, которые встречаются в организации. Все это обеспечивается наличием иерархии власти, а во главе этой иерархической пирамиды находится первый руководитель.

      Специфический  способ функционирования современных  бюрократических исполнителей выражается в следующих принципах:

1. Принцип ведомственной компетенции, он выражается в следующем:

- строгое определенное  распределение видов деятельности  в качестве должностных обязанностей;

- властные полномочия  распределены в строго определенном  порядке и применение необходимых для них средств принуждения строго ограничено правилами;

- исполнение обязанностей  и использование соответствующих  прав осуществляется благодаря  назначению персон, обладающих квалификацией, регламентируемой в универсальном  порядке.

2. Принцип должностной иерархии и последовательности инстанций. Т.е. строго установленной системы субординации органов власти при контроле высших над низшими.
3. Современное исполнение служебных обязанностей основывается на:

- письменных установлениях;

- штабе подчиненных чиновников, «бюро». Современная организация органов власти принципиально отделяет бюро от частного хозяйства. Она отделяет деятельность по осуществлению должностных обязанностей вообще как особую область от сферы частной жизни, должностные деньги и средства от частного имущества чиновника.

4. Должностная деятельность предполагает соответствующее специальное обучение.
5. Должностная деятельность притязает на всю рабочую силу чиновников.
6. Осуществление должностных обязанностей чиновниками происходит по всеобщим, более или менее строгим правилам13.

       Из способа  функционирования исполнителей  в системе бюрократии можно  сделать следующие выводы:

• между ними существует строгое распределение обязанностей;
• четкое следование правилам;
• они должны обладать специальным образованием и необходимой квалификацией.

      Вполне  сложившись, бюрократия становится  тем социальным образованием, которое, как считал М. Вебер,  разрушить  сложнее всего. Это связано с  тем, что бюрократизация является  специфическим средством по преобразованию «естественно возникшего действия» в рационально организованное «общественное действие». Планомерно организованное и осуществляемое «общественное действие» превосходит любое противодействующее «массовое» или «естественно возникшее» действие, констатировал классик14.

       Итак, согласно  модели М. Вебера, бюрократия является  устойчивым рациональным образованием, которое может оказать сопротивление любому массовому действию. Она имеет устойчивую форму отношений господства. Для бюрократии важна цель и средства достижения этой цели.

 

         Выше рассмотрена бюрократическая модель М. Вебера, как научно обоснованная модель командных тенденций в управлении. Теперь перейдем к административной теории управления А. Файоля.

Родоначальником классической или, как ее еще называют, административная школа в управлении школы считается А. Файоль (1841 -- 1925), французский горный инженер, выдающийся менеджер-практик. Основным трудом Файоля является его работа «Общее и промышленное управление», написанная в 1916 г. В основе концепции А. Файоля лежало положение о том, что во всяком предприятии имеется два организма: материальный и социальный. Первый включает сам труд, средства труда и предметы труда в их совокупности, под вторым он подразумевал отношения людей в процессе труда15.

Что такое управление по определению А. Файоля?

Управлять — значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать;

- предвидеть, то есть учитывать  грядущее и вырабатывать программу  действия;

- организовывать, то есть строить двойной — материальный и социальный — организм предприятия;

- распоряжаться, то есть  заставлять персонал надлежаще  работать;

- координировать, то есть  связывать, объединять, гармонизировать  все действия и все усилия;

- контролировать, то есть  заботиться о том, чтобы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям.16

Какое бы ни было предприятие: небольшое или крупное, следующие функции или операции встречаются в нем всегда.

1. Технические операции (производство, выделка и обработка).

2. Коммерческие операции (покупка, продажа и обмен).

3. Финансовые операции (привлечение средств и распоряжение ими).

4. Страховые операции (страхование и охрана имущества и лиц).

5. Учетные операции (бухгалтерия, калькуляция, учет, статистика и т. д.).

6. Административные операции (предвидение, организация, распорядительство, координирование и контроль)17.

        Дело  правления, как писал А. Файоль, держится на выполнении шести функций, если одна из этих функций не выполняется, предприятие гибнет или чахнет. Так же высшие агенты предприятия, т.е. управленцы, должны в наибольшей степени владеть административной функцией.

Число принципов управления неограниченно. А. Файоль сформулировал 14 принципов управления, которые представлены ниже18.

1. Разделение труда. Цель  разделения труда — повысить  количество и качество производства  при затрате тех же усилий. Разделение труда позволяет сокращать число объектов, на которые должно быть направлено внимание и действие. Общепризнанно, что это — лучшее средство использования индивидов и коллективов.

2. Власть. Власть есть право отдавать распоряжения и сила, принуждающая им подчиняться. В начальнике различают авторитет власти на основе устава и личный авторитет, основанный на уме, знаниях, опыте, нравственной силе, распорядительности, заслугах и т. д. Не бывает власти без ответственности, то есть без санкции — награды или кары, — сопровождающей ее действие. Санкция принадлежит к числу условий хорошего управления. Обычно не легко удается ее осуществить, для начала нужно установить степень ответственности, затем определить градацию санкции.

3.Дисциплина - это, по существу, повиновение, усердие, деятельность, манера держать себя, внешние знаки уважения, проявляемые соответственно установленному между предприятием и его служащими соглашению. Когда обнаруживается недостаток дисциплины или когда взаимоотношения между начальниками и подчиненными оставляют желать лучшего, ни в коем случае не следует небрежно ограничиваться сваливанием вины на дурное состояние отряда; гораздо чаще зло лежит в бездарности начальников.

Дисциплина обязательна, как для начальников, так и для служащих.

4. Единство распорядительства (командования). Работник должен получать распоряжения и указания от своего непосредственного руководителя. Кроме того, он должен уважать авторитет руководителя.

Сформулировав этот принцип, Файоль вошел в противоречие с рекомендациями Тейлора, который считал, что рабочие могут подчиняться разным функциональным руководителям.

5. Единство руководства. Этот принцип можно выразить  так: один руководитель и одна программа для совокупности операций, преследующих одну и ту же цель.

6. Подчинение частных  интересов общему. Этот принцип гласит, что интересы работников не должны быть выше интересов организации.

7. Вознаграждение персонала  – это оплата за выполненную  работу. Оплата должна быть справедливой  и по возможности удовлетворять  персонал и предприятие.

8. Централизация. На предприятии должно быть достигнуто определенное соответствие между централизацией и децентрализацией, которое зависит от его размеров и конкретных условий деятельности.

9. Иерархия – это ряд  руководящих должностей, начиная  с высших и кончая низшими.

10. Порядок. Должно существовать  определенное место для каждого  лица и каждое лицо, т.е. каждый  служащий должен быть на своем  месте.

11. Справедливость - это сочетание  доброты и правосудия. Работник, чувствующий справедливое к себе  отношение, испытывает преданность к фирме и старается трудиться с полной отдачей.

12. Постоянство состава  персонала. Текучесть кадров является  причиной и следствием плохого  состояния дел в организации. Тем не менее смены в составе  неизбежны: возраст, болезни, отставки, смерть нарушают состав социального образования; некоторые служащие теряют способность выполнять свои функции, другие же оказываются неспособными брать на себя более ответственную работу.

13. Инициатива. Проявление  предприимчивости и инициативы  не только руководителями, но и всеми работниками предприятия. Претворение в жизнь данного принципа часто требует от администрации «поступиться личным тщеславием».

14. Единение персонала. В единении — сила. Гармония, единение персонала предприятия — большая сила в предприятии. Стало быть, надо стремиться ее установить. А. Файоль считал, что нельзя злоупотреблять письменной формой общения, переписка часто порождает конфликты, а в устной форме их легче разрешить. Кроме того устная форма общения занимает меньше времени, выигрывает в своей ясности.

Теперь рассмотрим основные функции управления, которые назвал А. Файоль. Они представлены ниже.

1. Предвидение. Особое внимание А.Файоль уделял понятию предвидение. Предвидеть – это уже почти действовать. Предвидение позволяет создать программу действия. Программа действия — это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход; это — картина будущего, где ближайшие события начертаны с известной отчетливостью, соответственно ясности всего плана, а отдаленные — представлены более или менее смутно; это — предвидимый и подготовленный на известный период ход предприятия.

Программа действий основывается:

1) на ресурсах предприятия (недвижимость, оборудование, сырье, денежный капитал, персонал, мощность производства, район сбыта, социальная конъюнктура и т. д. и т. д.);

2) на природе и важности  текущих операций;

3) на возможностях будущего, зависящих частью от технических, коммерческих, финансовых и иных условий, в свою очередь подверженных изменениям, важность и момент наступления которых нельзя определить наперед.

Единство, непрерывность, гибкость и точность — таковы общие черты хорошей программы действия.

А. Файоль выделял следующие условия для выработки хорошей программы действия:

1) искусством управлять  людьми;

2) большой активностью;

3) определенным нравственным  мужеством;

4) прочностью служебного  положения;

5) известной компетентностью  в профессиональной специальности  предприятия

6) известной общей деловой  опытностью.

2. Организация. Под организацией работы предприятия А. Файоль понимал совокупность  всего необходимого для работы. Это может быть обеспечением сырьем, оборудованием, персоналом. Данную совокупность можно разделить на две составляющие: социальную и материальную.

Организация включает в себя:

- формирование системы  отношений власти и подчинения;

- обеспечение руководителей  всех уровней требуемыми ресурсами  власти;

- определение системы  санкций за нарушение норм  организации;

- выработка ролевых требований  для каждого члена организации и границ каждой роли;

- обеспечение условий  и ресурсов для выполнения  ролевых функций каждым членом  организации.

3. Распорядительство. Данная функция связана с распорядительством между несколькими начальниками, каждый из которых берет на себя определенные обязанности и ответственность за выполнение. Целью распорядительства является вовлечение подчиненных в круг интересов предприятия.  А именно распределение начальником обязанностей среди подчиненных.
4. Координирование – это значит согласовать все операции в предприятии таким образом, чтобы облегчить его функционирование и успех. Таким образом, каждое подразделение должно работать в согласии с остальными, а также они должны быть осведомлены по поводу их обязанностей.
5. Контроль в предприятии состоит в сравнении достигнутых результатов с планируемыми согласно принятой программе, согласно данным приказаниями и установленным принципам. Целью контроля является – выявить ошибки и отклонения от плана, чтобы можно было их исправить и избежать их повторения. Для того чтобы контроль был эффективным необходимо его проводить вовремя, и если это необходимо, применять санкции. Контроль должен осуществляться беспристрастно. Итак, хорошо организованный контроль является ценным союзником управления, он может снабжать его рядом ценных сведений, тем самым предохранять от неприятных ситуаций.