Контрольная работа по "Теория организации"

Порядок оформления доверенностей и получения  по ним товаров устанавливается  главой 10 "Представительство. Доверенность" ГК РФ и Инструкцией от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденной Минфином СССР (применяется в части не противоречащей ГК РФ и Закону о бухгалтерском учете).

Статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) установлено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность  от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Доверенности  применяются для оформления права  лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей, отпускаемых  поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность  в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдача  доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и, иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи, как правило, - 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

В соответствии с Инструкцией от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей  на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденной Минфином СССР выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

При лишении доверенного лица права  на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых  еще не истек, доверенности у него отбираются, при этом организация торговли - получатель товарно-материальных ценностей, немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих документов. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано, не позднее следующего дня после  каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные  доверенности должны быть возвращены в бухгалтерию организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении  неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей  или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована", и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Доверенности  независимо от срока их действия отбираются поставщиком при первом отпуске товаров. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющий ее документ) передается представителю торговой организации, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля над исполнением отпуска товаров согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю.

По окончании  отпуска товарно-материальных ценностей  доверенность сдается в бухгалтерию  вместе с документами на отпуск последней  партии ценностей по сдаваемой доверенности.

При получении  и отпуске товарно-материальных ценностей по доверенности печать организации-получателя на накладной не ставится, так как ею заверена доверенность. Получение товаров удостоверяется подписью лица, которому выдана доверенность, причем эта подпись должна быть идентична указанной в доверенности.

Порядок приемки  товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера  приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие  или отсутствие) и так далее.

Приемка товаров  по количеству в торговой организации  предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах.

Порядок приемки  товаров в торговле регулируется:

положениями главы 30 "Купля-продажа" ГК РФ;

Инструкцией о  порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров  народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6;

Инструкцией о  порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7;

Инструкцией о  порядке и сроках приемки импортных  товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 года;

Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;

Постановлением  Госкомстата Российской Федерации  от 25 декабря 1998 года №132 "Об утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Порядок приемки  товаров по количеству и качеству, установленный Инструкцией о  порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров  народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6, и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7, применяется покупателем, в том случае, если такой порядок предусмотрен договором поставки.

Однако, если порядок  приемки товаров по количеству и  качеству не определен договором, то это обстоятельство не является основанием для освобождения поставщика от ответственности за нарушение соответствующих условий договора.

Получение товара оформляется по-разному в зависимости  от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад  фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю  торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение  товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ - расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

номер и дата выписки;

наименование  поставщика и покупателя;

наименование  и краткое описание товара;

количество товара;

цена и общая  стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость  должен быть указан отдельной строкой;

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой - принял) Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если  количество и качество товара соответствуют  данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Товар от организаций железной дороги, водного  или воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально-ответственное лицо. Этот представитель торговой организации обязан также предъявить доверенность и паспорт работникам транспортной организации, после чего, получив на руки товаросопроводительные документы (железнодорожная накладная, счет-фактура и тому подобное) представитель организации покупателя проверяет исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях - по массе. Представитель транспортной организации станции назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.

Если  обнаружена неисправность вагона, контейнера или упаковочной тары, отсутствие или повреждение пломбы, недостача груза по количеству или по массе, материально-ответственное лицо обязано потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта и получить его копию. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий либо к транспортной организации, либо к поставщику товара.

При отказе станции назначения составить  коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя  отдела торговли органа местной исполнительной власти или отдела транспортной милиции и составить акт о результатах приемки.

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности  предъявления претензий поставщикам  или транспортным организациям при  недостаче или снижении качества товаров.

Акты  о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим  наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или  расчетных документах. При приемке  товаров по качеству и комплектности  должны выполняться требования к качеству товаров, предусмотренные договором или контрактом.

В случае несоответствия фактического наличия  товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (формы №ТОРГ-2 и №ТОРГ-3), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

Если  в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

То  есть, при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель  торговой организации обязан:

приостановить приемку;

обеспечить  сохранность товара и принять  все необходимые меры к предотвращению его смешения с

другим  однородным товаром;

вызвать представителя поставщика для составления  двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящихся товаров - немедленно.

В случае, когда поставщик и покупатель находятся в одном городе, представитель  поставщика должен явиться не позднее  следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок, а в случае приемки скоропортящихся товаров - в течение 4-х часов после извещения о вызове. В том случае, если поставщик иногородний, его представитель должен прибыть на приемку не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда. Представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке товара у покупателя.

Какой акт необходимо составить определяется в зависимости от вида получаемого товара:

Акт по форме №ТОРГ-2 применяется при  приемке отечественных товаров  и составляется в четырех экземплярах.

Акт по форме №ТОРГ-3 применяется в  случае получения импортных товаров  и составляется в пяти экземплярах.

Акты  составляются по результатам приемки  членами комиссии и экспертом  организации, на которую возложено  проведение экспертизы. Акты составляются с участием представителей организаций  поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты  составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую  по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены  расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и  инициалов её членов. В состав комиссии входят материально-ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии), а также представитель третьей незаинтересованной стороны. Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя.