Шпаргалка по "Теории организации"

 

Когда требуется детализированная регламентация ответственности  по отдельным этапам разработки и  принятия решений при выполнении особо сложных задач, требующих  взаимодействия многих звеньев и  уровней управления, разрабатываются  специфические документы – органиграммы.

 

Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ.

 

В отличие от документограмм органиграммы не отражают информационного содержания выполняемых работ, они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.

 

При формировании структур программно-целевого управления наряду с органиграммами или вместо них разрабатываются карты распределения прав и ответственности между органами линейно-функциональной и программно-целевой структур.

 

В этих документах более детально и наглядно фиксируются общие  права принятия решений, разделенная  ответственность нескольких органов  за разные аспекты одного результата, роль коллегиальных и консультативных  органов принятия решений.

 

Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной  структуры управления.

68. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ  СТРУКТУР 

 

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения  к модели рациональной структуры  управления. Проектирование организационных  структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих  методов:

 

Метод аналогий. Состоит в  применении организационных форм и  механизмов управления по отношению  к проектируемой организации. К  методу аналогий относятся выработка  типовых структур управления производственно-хозяйственных  организаций и определение границ и условий их применения.

 

Экспертно-аналитический  метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, с тем чтобы выявить специфические особенности и проблемы в работе аппарата управления, а также выработать рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа передовых тенденций в области организации управления. Данный метод применяется в сочетании с другими методами и имеет многообразные формы реализации.

 

Метод структуризации целей  предусматривает выработку системы  целей организации и последующий  анализ организационных структур с  точки зрения их соответствия системе  целей. При его использовании  выполняются следующие этапы:1) разработка системы целей, представляющей собой  структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов; 2) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной  структуры с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому  подразделению, определения отношений  руководства, подчинения и кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т. п.; 3) составление  карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности; конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность и права, которыми наделяется подразделения.

 

Метод организационного моделирования  представляет собой разработку математических, графических, машинных и других отображений  распределения полномочий и ответственности  в организации, являющихся базой  для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных  структур по взаимосвязи их переменных. Существует несколько основных типов  организационных моделей: 1) математико-кибернетические  модели управленческих структур, описывающие  организационные связи и отношения  в виде систем математических уравнений  и неравенств; 2) графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения  распределения функций, полномочий, ответственности, организационных  связей; 3) натурные модели организационных  структур и процессов, заключающиеся  в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним  относятся организационные и  лабораторные эксперименты; управленческие игры, а также математико-ста-тистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.

 

Выбор метода решения той  или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также  от возможностей для проведения соответствующего исследования, определяемых наличием его методики, необходимой информации, а также квалификацией разработчиков  системы и сроками представления  рекомендаций.

69. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ  ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ 

 

Оценка эффективности  является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим  определить уровень прогрессивности  действующей структуры, разрабатываемых  проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры  или способа ее совершенствования. Показатели, используемые при оценках  эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на три взаимосвязанные  группы.

 

1. Группа показателей,  характеризующих эффективность  системы управления, выражается  через конечные результаты деятельности  организации и затраты на управление. При этой оценке в качестве  эффекта, обусловленного функционированием  или развитием системы управления, могут рассматриваться объем  выпуска продукции, прибыль, себестоимость,  объем капитальных вложений, качество  продукции и т. п.

 

2. Группа показателей,  характеризующих содержание и  организацию процесса управления, в том числе непосредственные  результаты и затраты управленческого  труда. В качестве затрат на  управление учитываются текущие  расходы на содержание аппарата  управления, эксплуатацию технических  средств, содержание зданий и  помещений, подготовку и переподготовку  кадров управления, а также единовременные  расходы на исследовательские  и проектные работы в области  создания и совершенствования  систем управления. При оценке  эффективности процесса управления  используются показатели, которые  могут оцениваться как количественно,  так и качественно. К нормативным  характеристикам аппарата управления  могут быть отнесены следующие.

 

Производительность аппарата управления характеризует количество произведенной организацией конечной продукции или объем выработанной в процессе управления информации, приходящийся на одного работника, занятого в аппарате управления.

 

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные  затраты на его функционирование, соизмеренные с объемами или результатами производственной деятельности.

 

Адаптивность системы  управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции  в определенном диапазоне изменяющихся условий.

 

Гибкость характеризует  свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре  упорядоченности отношений.

 

Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность  выявления и решения управленческих проблем, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при  сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

 

Надежность аппарата управления характеризуется его безотказным  функционированием.

 

3. Группа показателей,  характеризующих рациональность  организационной структуры и  ее технико-организационный уровень,  используется в качестве нормативных  при анализе эффективности проектируемых  вариантов организационных структур. К ним относятся звенность системы управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности и т. п.

 

Важными требованиями, реализующимися при формировании системы показателей  оценки эффективности организационной  структуры, являются обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе  целей организации, способность  адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей.

70. КОРРЕКТИРОВКА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ  СТРУКТУР 

 

Приведение структуры  организации в соответствие с  изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления. Организационные преобразования не осуществляются до тех пор, пока не появится твердой уверенности в  том, что для этого существуют серьезные причины, вызывающие их необходимость. Можно назвать некоторые ситуации, когда оправданы затраты на корректировку  структуры или разработку нового проекта.

 

Неудовлетворительное функционирование предприятия. Наиболее распространенной причиной необходимости разработки нового проекта организации являются неудачи при осуществлении традиционных мер по снижению роста издержек, повышению производительности, расширению сужающихся внутренних и внешних  рынков или привлечению новых  финансовых ресурсов.

 

Перегрузка высшего руководства. Некоторым предприятиям удается  функционировать удовлетворительно  только ценой чрезмерной перегруженности  работой высших руководителей. Если очевидные меры по изменению методов  и процедур управления не позволяют  уменьшить нагрузку руководителей, не приводят к ощутимым результатам, то весьма эффективным средством  решения этой задачи становится перераспределение  прав и функций, корректировка и  уточнение форм организации.

 

Отсутствие ориентации на перспективу. Будущее развитие предприятия  требует со стороны высших руководителей  усиления внимания стратегическим задачам  независимо от характера предприятия  и рода его деятельности.

 

Разногласия по организационным  вопросам. Каждый опытный руководитель высшего ранга знает, что стабильность в организационной структуре  предприятия, как правило, свидетельствует  не столько о внутренней гармонии, сколько об успешном решении конфликтных  ситуаций.

 

Рост масштаба деятельности. При увеличении размера предприятия  появляется необходимость в структурном  преобразовании даже в условиях устойчивого  ассортимента продукции, стабильных производственных процессов и сбыта. Если структура  остается без изменений, то это затрудняет координацию, руководители будут перегружены, ухудшится функционирование предприятия.

 

Объединение хозяйствующих  субъектов. Слияние двух или нескольких предприятий обязательно вносит изменения в организационную  структуру. Объединение небольших  по размеру хозяйственных единиц обычно в меньшей степени затрагивает  структуру организации, но если такое  слияние происходит в течение  достаточно длительного времени, изменения  основной структуры становятся неизбежными.

 

Изменение технологии управления. Научные достижения в области  управления оказывают все большее  влияние на современные организационные  структуры и процессы. Появляются новые должности и функциональные подразделения, изменяются процессы принятия решений.

 

Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий  находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении.

 

Каждое из этих обстоятельств приводит к изменениям организационной структуры и может указывать на необходимость пересмотра главной стратегии предприятия. Ни стратегия, ни структура не могут быть установлены независимо друг от друга. Тем не менее приоритет отдается задачам, целям, распределению ресурсов и основным программам, составляющим стратегию предприятия.

71. ХАРАКТЕРИСТИКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ИНФОРМАЦИИ 

 

Управленческая информация – это часть данных, которые  несут в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного  решения. Основная задача информационной среды управления заключается в  доведении до конкретного работника  необходимой ему информации в  нужное время. Всю информацию разделяют на два класса: объективную (информация, которая осуществлена в товаре) и субъективную (информация, отраженная или организованная людьми).

 

Информацию можно классифицировать в зависимости от характера подготавливаемого  решения: по областям применения –  управленческая, техническая и т. д.; функциональной направленности –  планирующая, контролирующая, организующая и т. д.; времени действия – стратегическая, тактическая, оперативная; характеру  разработки и реализации – рисковая, уравновешенная, импульсивная и т. д.; уровню неопределенности – низкий, средний, высокий, сверхвысокий; масштабам  воздействия – общая, частная; направлению воздействия – внутренняя, внешняя.

 

Выделяют пять основных характеристик  информации.

 

1. Объем информации –  рассматривается с двух сторон:

 

а) как объем символьной информации – определяется количеством  букв, символов и т. п.;

 

б) как объем воспринимаемой информации – характеризует полноту  информации для принятия решения.

 

2. Достоверность информации  – это отношение набора истинной  информации к общему объему  полученной информации. Различают  три уровня достоверности информации: абсолютная, доверительная, негативная.

 

3. Ценность информации  – определяется снижением затрат  ресурсов на принятие правильного  решения. У ценности информации  может быть четыре уровня:

 

– нулевой – снижения затрат не происходит. Этому уровню соответствует искаженная, неточная информация;