Бизнес центра в современном гостиничном предприятии

• пользование спутниковой междугородней, международной телефонной и факсимильной связью;
• пользование междугородней и международной телексной связью;
• копировальные работы, предоставление в аренду пишущих машинок;
• ламинирование, брошюровальные работы;
• предоставление в пользование гостей компьютера или установка компьютера в номере (по желанию гостя), выполнение работ на компьютере;
• оказание переводческих услуг (письменный перевод с иностранного языка на русский, письменный перевод с русского языка на иностранный язык, услуги переводчика-синхрониста);
• оказание услуг секретаря, стенографистки;
• редактирование;
• прокат видеотехники и аудио оборудования;
• возможность работы в сети Internet;
• аренда специальных помещений для проведения конференций, встреч, переговоров, презентаций с системами синхронного перевода, включая оборудование для проведения телемостов.

В высококлассных отелях придерживаются следующего режима работы бизнес-центра: либо круглосуточная работа, либо в будни — с 7.30 до 23.00; в выходные и праздничные дни — с 9.00 до 21.00.

В некоторых отелях бизнес-центр занимается также обеспечением гостей автотранспортом (Саг rental service).

В крупных российских гостиницах с участием иностранного капитала, как правило, существует свой собственный парк автомашин. Причем в основном используются марки автомобилей тех стран, представителями которых являются соучредители данного гостиничного предприятия. Так, в гостинице с французским менеджментом, скорее всего, в распоряжении гостей будут находиться такие марки автомобилей, как Renault, Peugeot, а в гостиницах с немецким руководством — BMW, Audi, Volkswagen и т. д. Таким образом, гостиничные предприятия поддерживают своего производителя. В гостиницах с высоким уровнем обслуживания должны предоставляться самые разнообразные транспортные услуги. Гости могут воспользоваться услугами по аренде автомобиля (Rent а саг) с водителем для поездки: в аэропорт, на вокзал, по делам, для проведения экскурсии, для посещения магазинов, спортивных и культурно-развлекательных учреждений, ресторанов, театров и т. д. В московских отелях практикуется аренда автомобилей исключительно с водителем. Это не лишняя мера безопасности. Для работы с клиентами отеля выделяются самые квалифицированные, ответственные водители, имеющие большой опыт работы на транспорте. В высококлассных отелях водители владеют иностранными языками, умеют поддержать разговор с гостями Москвы, рассказывают о городе, его достопримечательностях. Водители должны быть общительными, коммуникабельными, пунктуальными. Наряду с этим водители должны быть дипломатичными, сохранять конфиденциальность информации, услышанной от клиентов во время обслуживания. Водитель должен быть предупредительным, помогать пассажирам при входе и выходе из транспортного средства, помогать им с багажом и нести за них ответственность.

В каждой отдельно взятой гостинице, естественно, свои тарифы на транспортные услуги. Уровень цен зависит от месторасположения отеля, марки предоставляемого автомобиля, количества пассажиров, количества времени по оказанию услуги и т. д. Чаще всего в московских отелях существуют фиксированные тарифы на поездки из отеля до аэропортов (Шереметьево-1, Шереметьево-2, Внуково, Домодедово), вокзалов (Белорусского, Казанского, Киевского, Курского, Ленинградского, Павелецкого, Рижского, Савеловского, Ярославского) и до других популярных у гостей столицы мест (Красной площади, Экспоцентра «Красная Пресня», парка «Сокольники» и др.). Зачастую в гостиницах предусмотрена скидка, если клиент пользуется предложением по его доставке к месту назначения и обратно. Оговаривается и стоимость ожидания.

Также в гостиницах предусмотрены тарифы для плановых разовых поездок. Цены устанавливаются в зависимости от километража, или применяется почасовая оплата. При почасовой оплате часто стоимость часа обратно пропорциональна продолжительности поездки.

В отелях, находящихся относительно далеко от центра города, должен быть предусмотрен бесплатный мини-автобус (Free Shuttle Bus), который курсирует между отелем и центром города каждый день, желательно с утра до позднего вечера. Информация об услугах автотранспорта и расценки на них должны быть не только в бизнес-центре, но и на Reception, в гостевых комнатах проживающих.

Сотрудники, отвечающие за прием заказов на услуги автотранспорта, должны вести соответствующую документацию.

Клиенты предупреждены, что  заказ на автотранспорт необходимо осуществлять заранее (в идеале за 24 часа) и аннулировать не менее чем за 1 час до подачи автомашины. В течение смены служащие транспортного отдела сверяют лист заказов на автотранспорт, уточняют маршруты, вносят коррективы в существующие заказы, принимают новые, производят аннуляцию в случае необходимости.

Сотрудники транспортного  отдела выписывают наряд (задание) водителю на каждый конкретный заказ, где указывают время подачи автомобиля клиенту, время окончания работы либо пункт назначения.

3. Оплата бизнес центра

Что касается оплаты дополнительных платных услуг, и в частности транспортных услуг, то в гостиницах с высокими стандартами обслуживания гостям предоставляется право выбора формы оплаты за такого рода услуги. Так, за аренду автотранспорта гость может заплатить следующими, наиболее удобными для него способами:

• наличными (cash) или кредитной картой (credit card) у кассира службы приема и размещения заранее или сразу после оказания услуги. Кассир выдает гостю счет об оплате;
• наличными (cash) или кредитной картой (credit card) непосредственно у водителя. Водитель уполномочен выписывать счета и получать оплату, в том числе по кредитным картам, используя при этом импринтер;
• попросить занести сумму за определенную платную услугу на его общий счет для оплаты в дальнейшем (room charge) или по-другому (late charge).

В гостиницах европейского стандарта клиенты предпочитают последний метод оплаты. В этом случае кассир службы приема и размещения отеля выписывает счет, в котором указывает номер комнаты, дату оказания услуги, фамилию клиента, наименование услуги, сумму к оплате, ставит свою подпись и обязательно дает счет на подпись клиенту. Бланк счета состоит из трех экземпляров, как правило, белого, желтого и розового цвета, что очень удобно для отчетности в гостинице и обеспечивает копировальный эффект.

Три экземпляра счета с подписью клиента помещаются в соответствующую номеру комнаты клиента ячейку ваучера-каталога для оплаты при окончательном расчете.

Некоторые гостиницы заключают  договор на транспортное обслуживание своих клиентов со сторонними организациями или просто предлагают услугу по вызову городского такси. В любом случае гости отеля должны быть обеспечены транспортом в любое время суток и получить качественное обслуживание.

В гостиницах также должна быть на должном уровне организована парковка автомашин. Клиенты отеля должны снабжаться информацией о ближайших станциях технического обслуживания автомобилей.

4. Услуги трансфера

Сегодня услуги такси получили прекрасную конкурентноспособную альтернативу под названием трансфер. Несмотря на то, что это слово встречается в разных сферах социальной жизни, но во всех случаях оно означает одно и то же – перемещение или доставка.

Мы хотим рассказать о трансфере в транспортных услугах в пределах какой-то территориальной зоны. Такого рода трансфер - это заблаговременно забронированная поездка, в заказе которой четко указан маршрут следования от места посадки до места прибытия.

Это довольно практичный и удобный  вид транспортных услуг для тех  людей, которые попадают в тот  или иной город впервые, которые  ценят достойный сервис, свое время  и комфорт. Этой услугой чаще всего  пользуются деловые люди, туристы, которым  предстоит добираться от поезда к  деловым партнерам, от самолета до гостиницы, от гостиницы к заранее назначенному месту встречи и т.д. Трансфер – это прекрасный способ, решить любой вопрос по доставке пассажиров в необходимое место.

Можно заказать индивидуальный трансфер, предполагающий обслуживание одной персоны. Иногда трансфер заказывают для целой группы пассажиров. Такое случается, если, например, требуется встретить группу туристов или делегацию. В таком случае маршрут может не ограничиваться доставкой пассажиров по одному маршруту, это может составлять целую цепь маршрутов, например, посещение достопримечательностей города, но тогда поездка должна быть заблаговременно продумана до мелочей.

Практичные люди, ранее воспользовавшиеся  услугами трансфера, сделали вывод: эта услуга намного комфортнее, удобнее и, что ни мало важно, значительно доступнее, нежели услуги такси. А общественный транспорт по комфорту и экономии времени вообще альтернативой назвать трудно. Трансфер - идеальное средство передвижения для тех, кто мало знаком с городом или не знаком вовсе, но желает, чтобы поездка полностью соответствовала его представлениям.

 

5. Услуги конференц-зала

Современный конференц-зал, или конгресс-холл, — это многофункциональное помещение, предназначенное для конференций, совещаний, презентаций, торжественных и концертных мероприятий, уровень проведения которых и достигаемый в итоге эффект во многом определяются применяемыми техническими средствами. Именно поэтому концепция оснащения зала и выбранные для него технические решения должны обеспечить максимальный комфорт и функциональность для всех пользователей: и докладчиков, и членов президиума, и зрителей. 

 

Современный конференц-зал  представляет комплекс технических  средств:

• система отображения информации;
• конференц-система с синхронным переводом;
• система озвучивания;
• система видеоконференцсвязи;
• система документирования;
• система коммутации;
• система интегрированного управления;
• вспомогательные системы.

Конференц-зал, отвечающий самым высоким функциональным и техническим требованиям, концептуально обладает рядом возможностей:

• отображение информации высокого разрешения в превосходном качестве с помощью оптимально подобранных средств отображения;
• многооконный вывод информации от разнородных источников на основные и вспомогательные средства отображения;
• возможность самостоятельного управления презентацией и графического комментирования материалов выступающим с трибуны докладчиком;
• проведение международных конференций с синхронным переводом;
• организацию сеансов видеоконференцсвязи и телемостов;
• звукоусиление речи и аудиоисточников;
• документирование проводимых в зале мероприятий и создание системы электронного архива;
• удобное управление комплексом через единый интуитивно понятный интерфейс.

Конференц-зал. Комплекс технических средств 

 

Оборудование отображения  визуальной информации 

 

Для комфортного и адекватного  восприятия визуальной информации присутствующими  в зале применяемые для ее воспроизведения  технические средства должны соответствовать  размерам помещения, количеству зрителей и характеру демонстрируемого материала.  

 

В большинстве случаев  предпочтительно использовать систему  прямой проекции с широкоформатным  экраном и проектором с высоким  световым потоком. В зависимости  от конфигурации помещения иногда целесообразно  применение системы обратной проекции, видеостены или нескольких проекторов и экранов. 

 

В состав системы отображения  информации также должны входить  средства воспроизведения видео и графических информационных материалов. Если предполагается демонстрация киноматериалов, зал нужно дооснастить цифровой кинопроекционной аппаратурой. 

 

Удобным инструментом для  работы докладчика являются интерактивные  дисплеи, устанавливаемые непосредственно  на трибуне или на столе президиума. С помощью такого дисплея докладчик  может самостоятельно управлять  презентацией, а также оставлять  графические комментарии по ходу выступления. 

 

Оборудование  озвучивания 

 

Основное и безусловное  требование к системе озвучивания  — одинаково четкое и разборчивое  воспроизведение речевой информации во всех уголках зала. Проведение конференций  значительно упрощают конференц-системы с поддержкой различных функций: регистрации участников, синхроперевода, голосования и т. д. 

 

Концертные и развлекательные  мероприятия, как правило, требуют  применения мощных средств звукоусиления с широкими возможностями подключения внешних источников сигналов. 

 

Для воспроизведения видео  и кинофильмов с многоканальным звуковым сопровождением потребуются  процессоры декодирования соответствующих  сигналов и акустические системы  звукового окружения, размещённые  согласно рекомендациям производителей и разработчиков. 

 

Видеооборудование  

 

В конференц-зале могут потребоваться  и средства видеосъёмки.

В зависимости от того, в  каких целях она применяется (простое  документирование событий, видеотрансляция мероприятия, архивная запись, художественная съёмка), необходимый набор оборудования может варьироваться от стационарной видеокамеры с небольшим разрешением и устройства видеозаписи до аппаратно-студийного комплекса с несколькими профессиональными видеокамерами и станциями нелинейного видеомонтажа.