Система автоматизации гостиничного предприятия

5. Служба безопасности

Использование возможностей системы  контроля доступа в помещение  реального времени KEI-Biser позволяет  значительно повысить эффективность  работы службы безопасности. Это достигается  за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и  оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и  т.д. В частности, сигнал тревоги  включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная  в непосредственной близости от охраняемого  помещения, в случаях:

• Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа
• Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента
• Забытая карточка-ключ в считывателе
• Не закрытая или плохо закрытая дверь

Сотрудник службы безопасности имеет  возможность дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре. С применением системы  в служебных помещениях снимаются  вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.

6. Аналитические средства

Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.

Раздел «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.

Раздел «КЛИЕНТЫ» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

• справку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания
• расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы
• статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

Все данные предназначены для анализа  информации о постоянных клиентах и  установления с ними индивидуальных ценовых отношений.

Раздел «ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ» позволяет руководству гостиницы и экономистам получать следующие данные:

• полный расчёт по проживающим гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой детализации
• аналитические данные о проживании по странам статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов , сроков проживания и сумма полученных доходов
• итоговая отчётность по результатам работы гостиницы, для передачи в Федеральное Государственное Статистическое Наблюдение.

Раздел «АНЛИТИЧЕСКАЯ  ОТЧЕТНОСТЬ» - руководство гостиницы получает:

• полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию, размещению, использованию и состоянию номерного фонда
• возможность быстрого получения отчетов, максимально отражающих потребности руководителей служб
• уменьшение бумажного документооборота

Все отчёты системы KEI-Hotel могут формироваться за произвольный период, как по датам, так и по времени.

7. Модуль Администрирование

Данный модуль позволяет изменять настройки системы:

• Добавлять и удалять новых пользователей системы, присваивать им различные права доступа
• Создавать и редактировать разветвленную систему календарных и сезонных скидок
• Добавлять и редактировать справочники
• Редактировать формы документов для бухгалтерской отчетности

8. Некоторые подробности  отличные от других систем

Интерактивный, интуитивно-понятный дружественный интерфейс, выполненный  в виде Интернет приложения и вытекающие из этого преимущества в обслуживании, эксплуатации и сопровождении.

Немаловажным является прозрачность системы, как для персонала обслуживающего гостей, так и для управленческого  звена в совокупности с аналитическим  модулем позволяющим удаленно управлять  гостиницей, выводит на качественно-новый  рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе  с мобильного телефона или средствами интернет.

2.6 Подходы к выбору оптимальной системы автоматизации управления гостиничным предприятием

Правительством РФ утверждены правила  предоставления гостиничных услуг на территории РФ. Однако в большинстве гостиниц подходят к процедуре приема гостей достаточно творчески (естественно, в рамках указанных правил – просто трактуют их по-разному).

Поэтому следует иметь в виду, что не существует двух совершенно одинаковых гостиниц. В определении  индивидуальности гостиницы существенную роль играют параметры ее номерного  фонда, дополнительный сервис, предлагаемый гостям, проводимая тарифная политика, преимущественный контингент приезжающих  гостей (индивидуальное или групповое  заселение, российские или иностранные  граждане, работа с турфирмами), месторасположение  гостиницы (близость транспортной магистрали, железнодорожного вокзала, расположение в курортной зоне), а также ее ведомственная принадлежность, самостоятельность  в определении хозяйственной  политики, отношения с местными контролирующими  и налоговыми органами и т.п.

Точно так же и системы автоматизации  имеют особенности. Каждая система  имеет свои преимущества и свои недостатки. И лишь учитывая и то и другое, основываясь на индивидуальных особенностях конкретной гостиницы, можно успешно  решить проблему выбора. В этом случае система станет помогать администрации  гостиницы, а не диктовать ей свои условия (что нередко случается  при неправильном выборе системы).

Автоматизированная система должна адаптироваться к условиям конкретной гостиницы и, кроме того, должна иметь  повышенную степень надежности, поскольку  в ней осуществляется не просто работа с финансовой информацией, но с реальными  деньгами (гостиничные системы работают в связке с ККМ). В отличие от многих иных (например, традиционных бухгалтерских) программ, гостиничная система работает круглосуточно и в реальном режиме времени: гости заселяются, оплачивают услуги, выезжают, получают возвраты, т.е. база гостиничной системы достаточно динамична и должна отражать текущее  состояние реального объекта. Технология работы с подобными системами  не допускает длительных простоев. В случае краха базы ее невозможно восстановить на основе архива бумажных документов и копии базы, сделанной несколько дней назад.

И, наконец, самое главное: гостиничная  система должна работать максимально  быстро – гость у стойки администратора не должен ожидать, пока тот справится  с компьютерными проблемами.

В соответствии с упомянутыми выше правилами оплату за проживание гостей следует взимать в зависимости  от продолжительности проживания и  соответствия времени заезда и выезда расчетному часу. Отечественные гостиничные  системы в основном именно так  и поступают: сумма за проживание определяется при поселении расчетным  путем, что позволяет рассчитать и принять от гостя предоплату.

Импортные же системы, основанные на принципе ночного аудита (Fidelio, Lodging Touch), «не знают», что такое «расчетный час по-российски». В них начисление сумм за проживание на лицевой счет гостя осуществляется при проведении ночного аудита (если гость числится в гостинице на момент аудита, с  его счета снимается сумма, равная стоимости суточного проживания), т.е. суммы начисляются «по факту». Реализация системы при таком  алгоритме значительно проще, чем  при расчетном. Но на практике это  приводит к тому, что ночной аудит  просто «не замечает» гостей, которые  заехали в гостиницу после  проведения очередного ночного аудита и выбыли до проведения следующего (проживание менее одних суток). Между  тем, с таких гостей полагается получить оплату за одни сутки проживания, и  любая система, основанная на расчетном  принципе, это сделает автоматически.

Далее. Допустим, гость заехал утром  и собирается выехать из гостиницы  на следующий день вечером. В указанный  промежуток времени будет проведен один ночной аудит, и, соответственно, гостю будет начислена оплата за одни сутки проживания. А объективно следует получить плату за 1,5 суток.

Предусмотрен ли выход из подобных ситуаций в импортных системах? Безусловно, да. Поскольку система в автоматическом режиме не способна выйти из положения, ее должен поправить человек, работая в ручном режиме (доначислить необходимую сумму или «простить» ее конкретному клиенту). То есть разрешение подобных проблем возлагается на низовой персонал. В импортных системах принятие многих решений остается за администратором-кассиром гостиницы. Эти системы менее «заавтоматизированы», чем отечественные. Вместе с тем руководители российских гостиниц обычно требуют, чтобы вмешательство оператора, особенно в части денежных расчетов с гостем, было сведено к минимуму, так как при этом легче контролируется работа персонала и снижается возможность ошибок и злоупотреблений.

Казалось бы, «расчетный час» –  анахронизм, и надо бы работать «ночами», как на Западе. Однако есть закон, и  его следует выполнять. Более  того, умело управляя расчетным часом, гостиница может получить дополнительный доход (и немалый).

В соответствии с указанными выше правилами оплата с клиента, поселенного  до расчетного часа, взимается, начиная  с расчетного часа, исключая суточников. Получается, что гость несколько  часов проживания не оплачивает. Если гостинице это не нравится, она  может установить каждому гостю  индивидуальный расчетный час, совпадающий  со временем заезда. Как говорится, «не подарим клиенту ни одного бесплатного часа». Автоматизированная система может реализовать и  такой алгоритм («Невский портье»).

Предположим, гостиница «С…» имеет 1500 номеров и в летний сезон  принимает большие (до 300 человек) группы туристов. При таком заезде главная  задача администратора – максимально  быстро расселить группу. При выборе гостиничной системы в этом случае следует обратить особое внимание на наличие специального режима ускоренного  поселения больших групп. Если этот момент будет упущен, гостиницу ждут серьезные проблемы в летний сезон.

Вместе с тем гостиница, работающая в основном с индивидуалами, может  не обращать внимания на автоматизацию  функций работы с группами. Однако для нее при интенсивных заездах  может оказаться важным время, затрачиваемое  администратором на поселение одного гостя. Нет ничего странного, если представители  гостиницы при выборе системы  будут замерять это время, которое  должен совершить администратор  для обслуживания одного гостя. Повторюсь: внедрение автоматизированной системы  должно уменьшать очередь у стойки, а не увеличивать ее.

Традиционно при работе вручную  перед администратором гостиницы  лежит разграфленный лист бумаги с перечнем номеров и дат (шахматка). Обычно этот лист затерт до дыр и  исчиркан разноцветными карандашами. Некоторые автоматизированные системы («Эдельвейс») строят свою работу именно так – «от шахматки».

Психологически персонал гостиницы  не сразу отказывается от тех приемов  работы, к которым он привык при  работе вручную. Поэтому шахматка, безусловно, полезна как вспомогательный  инструмент. Иногда после установки  системы администраторы еще два- три месяца параллельно рисуют шахматку (представьте ее размер для номерного  фонда в 800 мест), не доверяя компьютеру. И только убедившись, что система  более эффективно и, главное, оперативно обрабатывает запросы потребителей, с удовольствием выбрасывают  бумажные простыни в помойку.

В том случае, если гостиница небольшая (пара десятков номеров) и загрузка не очень велика, работа с шахматкой  не сильно тормозит работу. Но для гостиниц в 30 и более номеров, которые продаются  достаточно интенсивно, «с колес», это  может стать серьезной проблемой.

Как известно, с недавних пор все  гостиницы (как и прочие организации, принимающие наличные средства) обязаны  выдавать гостю кассовый чек. При  этом чек может печататься на ККМ  по команде компьютера. В этом случае в связке с системой должен работать фискальный регистратор. В принципе нет ничего страшного, если чек на ККМ вручную пробивает администратор (в этом случае можно обойтись дешевым кассовым аппаратом, разрешенным к применению в гостиницах). Главное – гость должен получить чек ККМ. Встречаются четырехзвездные гостиницы, оснащенные самыми мощными системами, в которых чек администратор выбивает на ККМ вручную.

Дополнительно к чеку в качестве расшифровки гостю выдается традиционный гостиничный счет по форме 3-г, который  также может иметь особенности. Помимо того что налоги на услуги можно  указывать «в том числе», а можно  «накручивать» сверху, гостиницы, предоставляющие  гостю утром питание, не всегда хотят  указывать строчку «завтрак»  в счете явно. Это удобно для  командированных гостей. Сумма за завтрак прячется в строчку «проживание». А во внутренних документах суммы  за завтрак и за проживание разделены. Если гостиница работает по таким  правилам, следует поинтересоваться, возможны ли подобные операции в автоматизированной системе.

Несколько слов о таком документе, как счет-фактура, который в последний  год все чаще требуют от гостиниц клиенты. Раньше гостю вначале выдавался  счет по форме 3-г, который являлся  бланком строгой отчетности. И  все. Несколько лет назад налоговики потребовали также выдавать чек  ККМ. При этом бланк строгой отчетности потерял свою фискальную функцию  и может рассматриваться в  качестве расшифровки к чеку ККМ. В 2003 г. для зачета НДС по командировочным  расходам организации стали требовать  от своих сотрудников дополнительно  счет-фактуру за услуги, оказанные  гостиницей. А теперь уже многие желают иметь и акт выполненных  работ.