Учет денежных средств. Процедура ведения учета и формирование финансовой отчетности

 

Номенклатура материальных ценностей  должна содержать следующие данные о каждом материале:

· технически правильное наименование (в соответствии с общесоюзными стандартами -ГОСТ);

· полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.);

· номенклатурный номер - условное обозначение, заменяющее, по существу, перечисленные  признаки.

Наиболее распространенная номенклатура материалов - цифровая. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой - ценником.

 

На каждом документе по движению материалов должно быть указано не только наименование материала, но и  его номенклатурный номер. Номенклатура материалов позволяет не допускать ошибок при заполнении приходных и расходных документов и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

 

Важное значение в учете имеет  оценка материалов: оптовая, договорная, плановая и фактическая.

 

Оптовые цены устанавливаются централизованно, утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен при расчетах между предприятием-поставщиком и предприятием-покупателем. Изменяются они только по решению правительства. Договорные цены устанавливаются при заключении договоров -- поставок.

 

Плановая себестоимость (цена) материалов разрабатывается предприятием и  в ее состав включаются: оптовая  цена, или договорная. Провозная  цена (железнодорожный тариф), расходы  по разгрузке и доставке материалов на склады предприятий, расходы по содержанию специальных заготовительных контор и складов в местах заготовок, командировочные расходы, непосредственно связанные с заготовлением материалов. Плановая себестоимость действует на предприятиях длительное время и меняется при изменении поставщиков, оптовых цен и тарифов за перевозку.

 

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией пред приятия ежемесячно на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных средств  на провозную плату (железнодорожный  тариф) , фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия, фактически произведенных расходов на содержание специальных заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли; фактически произведенных расходов на командировки по непосредственному заготовлению материалов.

 

Расходы на содержание отдела снабжения  и заводских складов в себестоимость  материалов не включаются. Их относят  на общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия.

 

Для упрощения планирования и учета  материалов в денежном выражении  расходы, включаемые в их себестоимость, делят на две статьи (части): стоимость  материалов по оптовым ценам и  транспортно-заготовительные расходы.

 

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные требования поставщиков материалов, платежные требования за перевозку, за погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. По этому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. Ими могут быть оптовые или плановые цены.

 

В случае использования в текущем  учете оптовых цен по окончании  месяца рассчитываются суммы и процент  транспортно заготовительных расходов для доведения их до фактической себестоимости.

 

При использовании плановых цен  ежемесячно рассчитываются суммы и  проценты отклонений фактической себестоимости  от плановой (экономия или перерасход). Этот показатель предоставляет возможность  дать оценку процессу заготовления материалов. Транспортно-заготовительные расходы или отклонения от плановых цен рассчитываются не по каждому номенклатурному номеру материалов, а по группам материалов (основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, топливо и т.д.). За основу расчета берутся остатки материалов на начало месяца и их поступление за отчетный месяц.

1.4. Документация  по учету движения материалов

Для учета движения материалов применяется  типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух.

 

Поступление материалов на предприятие  контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

 

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани) , экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

 

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное  лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие -качество (сертификаты, удостоверения и т.п.) . При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4) .

 

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные - на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.

 

В условиях ручной обработки рекомендуется  применять однострочные документы, при автоматизации - многострочные. Приходные ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4 (многострочный) необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

 

Для сокращения количества первичных  документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

 

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах: а) покупателю -- для оприходования материалов вместо приходного ордера б) поставщику -- для списания ценностей; в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта; г) для предъявления в банк на оплату.

 

Акт о приемке материалов (ф. №  М-7) применяется для оформления поступивших  материальных ценностей без платежных  документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с  данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый -- передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй -- поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

 

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные  ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

 

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу  и техническому осмотру, а также  материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

 

Кроме перечисленных документов, составляются накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу -- для их оприходования.

 

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

 

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом снабжения  на одну или несколько позиций (видов  материалов), относящихся к определенному  коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

 

По лимитно-заборной карте ведется  также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

 

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11) . Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй -- у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

 

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

 

Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются  для учета и оформления отпуска  материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

1.5. Учет материалов  на складах и его связь с учетом материалов в бухгалтерии

Порядок учета материалов на складах  и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает  порядок и последовательность ведения  учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

 

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый) . Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов  материально ответственных лиц.

 

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии ВУ -- также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.