Учет денежных средств. Процедура ведения учета и формирование финансовой отчетности

 

Оперативно-бухгалтерский метод  учета материалов предполагает ведение  на складах только количественно-сортового  учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета  материалов (тип. ф. № М-17) . Бухгалтерия  открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

 

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться  и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов) , но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № 18) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

 

Работник бухгалтерии должен также  проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

 

По состоянию на первое число  каждого месяца материально ответственное  лицо переносит количественные остатки  из карточек в книгу учета остатков материалов (ведомость) ф. № М-20. Эта  книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.

1.6. Синтетический  учет материалов

Приведенная ранее классификация  материалов по их назначению и применению в производственном процессе будет использована бухгалтерией предприятия для организации синтетического учета.

 

Каждая группа материалов учитывается  на соответствующем счете или  субсчете. В плане счетов бухгалтерского учета с этой целью предусмотрены следующие счета и субсчета.

 

Материалы, принятые на ответственное  хранение и в переработку, учитываются  за балансом на счете 002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное  хранение”.

 

Балансовые счета материалов (05, Об, 08,12) -- активные, характеризуют состав хозяйственных средств предприятия.

 

Учет материалов ведется в денежном выражении с обязательной систематической  инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки  ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск -- по кредиту в суммах фактической себестоимости.

 

Материальные ценности поступают  на склад не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (хозяйственные  и канцелярские товары) , от своих  и вспомогательных производств, изготовляющих для собственных нужд инструменты, специальные штампы, приспособления. Кроме того, приходуются на склад как поступления сэкономленные цехами сырье, материалы, отходы производства, от брака продукции, от ликвидации основных средств и выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

 

Учет и контроль за расходованием  товарно-материальных ценностей -- одна из важных задач бухгалтерского учета.

 

Все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат. В течение отчетного месяца их движение учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца после расчета процентов и сумм транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен эта стоимость доводится до фактической себестоимости. Таким образом, данные, образующие фактическую себестоимость поступивших материалов, в бухгалтерском учете отражаются в разных журналах-ордерах (№ 1,3,6,7,10/1,13) , а суммируются в Главной книге. Фактическую себестоимость израсходованных и отпущенных на сторону материалов записывают в журналах-ордерах № 10 и 10/1 и в Главной книге.

1.7. Учет транспортно-заготовительных  расходов

Транспортно-заготовительные расходы  входят в состав фактической себестоимости материалов. К ним относятся все расходы на приобретение материалов, крем их оптовой стоимости. Эти расходы учитываются по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия предприятия рассчитывает долю, т.е. сумму и процент транспортно-заготовительных расходов ко всему объему ценностей данной группы, которыми располагало предприятие. Это необходимо для расчета сумм транспортно-заготовительных расходов, подлежащих к списанию на израсходованные в отчетном месяце материалы.

Суммы транспортно-заготовительных  расходов на выбывшие, израсходованные  ценности списываются на те же счета, что и материалы по оптовым  ценам. В таком же порядке производятся расчет и учет доли отклонений фактической  себестоимости от плановой с той лишь разницей, что могут быть отклонения (перерасход (+) и экономия(-)). Перерасход так же, как и транспортно-заготовительные расходы, увеличивает плановую себестоимость, а экономия -- уменьшает ее. Экономия записывается с минусом или красным строчно.

1.8. Оформление  операций по поступлению материалов

1.  Материалы - вид запасов.  К материалам относятся сырье,  основные и вспомогательные материалы,  покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, топливо, тара, запасные  части, строительные и прочие материалы.

 

2.  Поступление материалов в  организацию осуществляется в  следующем порядке:

а) по договорам купли-продажи, договорам  поставки, другим аналогичным договорам  в соответствии с действующим  законодательством;

б) путем изготовления материалов силами организации;

в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

 

3.  На материалы, поступающие  по договорам купли-продажи, поставки  и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

- зарегистрировать документы в  журнале учета поступающих грузов;

- проверять соответствие данных  этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором;

- проверять правильность расчетов  в расчетных документах;

- акцептовать (оплатить) расчетные  документы полностью или частично, или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

- определять фактические размеры  ответственности в случае нарушения  условий договора;

- передавать документы в подразделения  организации (бухгалтерской службы, финансовый отдел и т.п.), в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

 

4.  Для получения материалов  со склада поставщика или от  транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

 

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим  законодательством.

 

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

 

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной  или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.

 

Доверенность, в которой не указана  дата ее совершения, ничтожна.

 

5. Приемка материалов от организаций  транспорта и связи по количеству  и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

 

6. Поступившие в организацию  счета-фактуры, товарно-транспортные  накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

 

7. Материалы в организации должны  быть своевременно оприходованы.

 

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении  соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных  и сопроводительных документах.

 

8. Порядок и сроки приемки  материалов по количеству и  качеству устанавливаются специальными нормативными документам.

 

Приемка и оприходование поступающих  материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления  приходных ордеров (типовая межотраслевая  форма N М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. N 71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

 

На массовые однородные грузы, прибывающие  от одного и того же поставщика несколько  раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

 

Вместо приходного ордера, приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная, и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

 

При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

 

При установлении несоответствия поступивших  материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

 

В случае составления приемного  акта приходный ордер не оформляется.

 

Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий  и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

 

9. Материалы должны приходоваться  в соответствующих единицах измерения  (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

 

В случае, когда материал поступает  в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его  оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанная в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

 

Если затруднительно отражение  движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в  другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями  отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также - в другой (новой) единице измерения, со ссылкой на акт перевода.