Анализ и совершенствование управления оборотными средствами на предприятии

 

Элементы АСОИ:

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные  программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые  организация--пользователь разрабатывает  самостоятельно или приобретает  у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Внедрение автоматизированных систем обработки информации на предприятиях позволит выполнить следующие задачи:

1) Автоматизация бухгалтерского учета позволит относительно быстро формировать бухгалтерские отчеты, производить меньшие трудовые затраты, в кратчайший срок формировать информацию по запросу плановых и финансовых служб предприятия.

2) Автоматизировать учет материально-производственных запасов, их движение и остатки.

3) Формировать информацию о текущем финансовом состоянии предприятия, его платежеспособности и финансовой устойчивости.

4) Формировать перспективные планы и программы развития предприятия (бизнес-планы).

5)  Отслеживать движение кадрового состава предприятия.

6) Вести учет закупок и отгрузки в разрезе заказчиков (остаток задолженности на начало периода, отгружено/приобретено, оплачено, задолженность на конец периода, не оплачено по текущей деятельности).

Можно выделить несколько преимуществ решения  задач с помощью АСОИ:

• снижение себестоимости;
• увеличение рентабельности;
• сокращение времени на рутинную работу;
• увеличение производительности труда;
• увеличение скорости обработки данных;
• обеспечение пользователей оперативной информацией;
• наглядность выходной информации (графики, таблицы, рисунки и т.д.)
• увеличение достоверности данных;
• компактность всей информации;

10)возможность повторения процесса решения задачи с любой произвольно заданной точки расчета;

11)возможность внесения корректив;

12)надежный способ хранения документов;

13)большие функциональные возможности (наличие развитого программного обеспечения).

Программное обеспечение  любого АРМ подразделяется на общее  и функциональное рисунок 5.

                           

 

Рисунок 5 - Схема программного обеспечения АРМ.

 

АРМ должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными  средствами:

- операционные системы ЭВМ;

- трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоязыков и языков пользователей;

- средства проектирования и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, СУБД, табличные процессоры, генераторы выходных форм);

- собственно пользовательские программы (обрабатывающие, обучающие, СУБД знаний и др.).

АРМ включает в  себя следующие основные элементы: ЭВМ; программно-инструментальные средства, БД и База знаний пользователя. Комплектация АРМ техническими и программными средствами, а также перечисленными выше элементами зависит от назначения и состава решаемых задач.

При построении АСОИ следует учитывать то, что ее структура в любой организации должна включать в себя:

1.Обеспечивающую часть, состоящую из:

а) информационного  обеспечения;

б) программного обеспечения;

в) технического обеспечения;

г) организационного обеспечения;

д) правового  обеспечения.

2.Функциональную часть, в которую входят такие подсистемы как:

а) подсистема текущего управления и оперативного управления производством;

б) подсистема управления финансами;

в) подсистема управления кадрами;

г) бухгалтерский учет;

д) подсистема управления реализацией;

е) подсистема управления материально-техническим снабжением;

ж) подсистема управления подготовкой производства.

з) подсистема управления сбытом и др.

  Как правило, основой всей функциональной части считаются подсистема текущего и оперативного управления производством, подсистема управления финансами, подсистема бухгалтерского учета. Учреждение имеет множество задач в каждом подразделении и, соответственно, множество информационных потоков.

 Рассмотрим некоторые из подсистем АСОИ.

Подсистема  управления подготовкой производства.

Основными задачами здесь являются:

а)расчет всех необходимых  норм и нормативов для организации  производственного процесса экспериментальной  лаборатории художественных ремесел;

б) расчет плановых показателей.

   2) Подсистема текущего управления.

Ее цель: обеспечение  балансовой увязки материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Основные задачи:

а) составление  плана производства;

б) планирование потребности в ресурсах;

в) калькулирование себестоимости;

г) планирование прибыли.

    3) Подсистема управления материально-техническим обеспечением.

Ее цель; удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах при минимуме затрат.

Основные задачи:

а) учет обеспеченности материалами на складе;

б) расчет потребности в материалах;

в) контроль за состоянием запасов материалов.

4) подсистема управления сбытом.

Основные задачи:

а) учет движения готовой продукции;

б) учет отгруженной  и реализованной продукции,

в) составление  отчетности по сбыту,

г) расчет плана  поставок готовой продукции в  разрезе потребителей и                  ассортимента.

          5) Подсистема управления кадрами.

Основные задачи:

а) учет личного  состава работающих,

б) учет движения кадров,

в) составление  отчетности по кадрам.

4) подсистема управления сбытом.

Основные задачи:

а) расчет и составление  плана потребности в финансовых ресурсах,

б) учет движения финансовых ресурсов,

в) составление  отчетности по финансам.

7) Подсистема бухгалтерского учета (рассмотрена далее).

 

 

3.3 Постановка задачи « Формирование ведомости по заработной плате»

 

 

На рисунке 6 отображена функциональная схема организации обработки информации.                                                                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6 - Организация  обработки информации.

Организационно-экономическая  сущность задачи

Целью решения  задачи является повышение оперативности, точности и достоверности учета  с помощью средств вычислительной техники. Данная задача является одной из первых в комплексе задач по учету расчетов с персоналом. Она решается один раз в месяц, в период расчетов с персоналом по заработной плате (результат выдается не позднее 3-го числа следующего за отчетным месяца). Исходная информация создается в первичном документе «Табель учета использования рабочего времени» и в нормативно- справочном массиве «Лицевой счет».

 

Информационная  база задачи.

Входная оперативная (переменная) информация.

Для решения  задачи «Формирование ведомости по заработной плате» используется следующий исходный оперативный документ.

 

 

Таблица 15- Перечень используемых реквизитов.                                   

Наименование  документа	Используемые  реквизиты	Значность	Условное обозначение
Табель учета использования рабочего времени	1.Месяц	99	M
	2.Код работника	9(4)	T
	3.Отработано часов	999.9	Q
	4. Время плановое	999.99	Qпл

 

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или  о работе в режиме неполного рабочего дня, и о других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки и т.п.)

Учет использования  рабочего времени осуществляется в  табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений( неявок, опозданий и т.д.)

Нормативно-справочная информация.

В качестве нормативно-справочной информации используется массив «Лицевой счет» (ф. Т-54). Этот документ заполняется бухгалтером. Применяется он при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. На основании данных лицевого счета составляется также расчетно-платежная ведомость по ф. Т-49.

Состав и  характеристика реквизитов массива  приведены в таблице 16.

 

Таблица 16- Массив «Лицевой счет»

Наименование реквизита	Вид реквизита и длина  в знаках	Условное обозначение  реквизитов
1	2	3
Месяц	99	М
Код работника	9(4)	Т
Размер оклада	9(5).99	О
Размер премии	9(5).99	Р
Размер надбавки	9(5).99	N

 

 

 

Выходная (результатная) информация.

В результате решения  задачи на печать выдается ведомость  по начислению заработной платы, пример которой приведен в таблице 17.

 

Таблица 17 - Ведомость заработной платы за месяц.                           

Код работника	Отработано часов	Сумма
Итого

 

Кроме того, результат  решения задачи сохраняется на магнитном  носителе для решения других задач  всего комплекса по учету труда  и заработной платы.

Состав сохраненной  информации приведен в таблице 18.

 

Таблица 18- Перечень сохраняемых реквизитов.                              

Наименование реквизита	Вид реквизита и длина  в знаках	Условное обозначение  реквизитов
Месяц	99	М
Код работника	9(4)	Т
Отработано часов	999.99	Q
Сумма	9(5).99	S2