Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

              В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

                    локальные нормативные документы организации, регулирующие трудовые отношения между работодателем и работниками, порядок организации бухгалтерского учета расчетных операций: коллективный договор, положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка, учетная политика;

                    учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма № АО-1), приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), штатное расписание (форма № T-3), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), платежная ведомость (форма № Т-53), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.;

                    учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера, анализы счетов, 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.;

                    бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма № 1 «Бухгалтерский баланс», форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;

                    прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Нормативно-правовая база по расчетам с подотчетными лицами:

Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3). [8]

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ (ред. от 22.11.2011), дает понятие служебной командировке (гл.24, ст. 166), описывает гарантии при направлении работников в служебные командировки (ст. 167), возмещение расходов связанных со служебной командировкой (ст. 168).[5]

Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (ред. от 19.07.2011). Определяет суточные, не включающиеся в доход подлежащий налогообложению (ст.217), определение представительских расходов (ст. 264).[4]

ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.[11]

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.[12]

Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 27.01.2011) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.[9]

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки"). [7]

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", [14] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". [13]

План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (ред. от 08.11.2010г.) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.[10]

По командировкам в пределах Российской Федерации:

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.[17]

Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом. [18]

По командировкам за границу:

Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.[16]

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 24.12.2008) - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках. [19; С.74]

2.2. Тесты проверки системы внутреннего контроля и оценка ее надежности, определение и оценка аудиторского риска.

Система внутреннего контроля – это совокупность организационных структур, политик, процедур и действий сотрудников организации, направленных на минимизацию рисков и обеспечение достижения ее целей.

Результаты оценки системы внутреннего контроля позволяют менеджменту и собственникам бизнеса:

                    получить структурированное понимание того, в какой степени они могут быть уверены в способности организации достигать стоящие перед ней цели;

                    обоснованно определить направления и задачи необходимых изменений в бизнес-процессах и инфраструктуре организации;

                    создать основу для внедрения лучшей практики в области внутреннего контроля, управления рисками и корпоративного управления.[23]

              Тесты средств внутреннего контроля означают действия, проводимые с целью получения аудиторских доказательств в отношении надлежащей организации и эффективности функционирования систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля. ФПСАД №5, п.5. [9]

Тесты проверки системы внутреннего контроля представлены в таблице 2.2.1.

Таблица 2.2.1

Тесты проверки системы внутреннего контроля.

По результатам указанного теста можно сделать вывод о том, что система внутреннего контроля и учета расчетов с подотчетными лицами на данном предприятии работает достаточно эффективно. Тому свидетельствуют следующие моменты:

      достаточно частая проверка своевременности сдачи неизрасходованных подотчетных сумму и т.д.

      регулярно проводится проверка главным бухгалтером достоверности составления авансовых отчетов и приложенных к ним авансовых отчетов.

Также выявлены положительные моменты в плане учета: разработаны схемы отражения на счетах операций с денежными средствами и расчетов с подотчетными лицами, достаточно часто проводится сверка данных кассовой книги с данными учетных регистров и первичных документов, обработка и отражение в учете подотчетных сумм ведется запоздало.

Обнаружены также и недостатки системы внутреннего контроля, авансовые отчеты об израсходованных суммах выданных на хозяйственные нужды и на командировочные расходы отражаются по предоставлению авансового отчета работника прибывшего из командировки, в течение 3х рабочих дней, данный факт может повлиять на учет, так как обработка и отражение в учете подотчетных сумм ведется запоздало.

Кроме того, оценить надежность системы внутреннего контроля можно с помощью нижеприведенной таблицы 2.2.2. [21]

Таблица 2.2.2

Оценка контрольной среды, системы учета, контрольных процедур.