Создание офиса ООО «ETA Travel Хабаровск»

Рабочие места персонала туристической фирмы «Спутник» полностью оборудованы. Рабочая мебель персонала и мебель для обслуживания посетителей достаточно проста и удобна. Имеются регулируемые по высоте сидения и регулируемые по углу наклона спинки сидений. Столы, специально предназначены для удобного размещения технического оборудования, а также имеют достаточно места для размещения рабочей документации и предметов хозяйственного обихода.

С технической стороны рабочее место каждого сотрудника оснащено прогрессивным оборудованием, необходимой технологической и организационной оснасткой, инструментом. На рабочем столе каждого сотрудника расположен персональный компьютер, оснащенный доступом в Интернет. Компьютер – это рабочий инструмент, одна из самых важных технических составляющих туристической фирмы.  Поэтому, компьютер, нуждается в своевременном ремонте и уходе, он должен быть исправным, удобным в обращении и хорошо функционировать.

Также на рабочем месте располагаются: системный блок, мышь, клавиатура, компьютерные колонки, телефон. В непосредственной близости от работников туристической фирмы имеются факс, копировальная и множительная техника (принтер, сканер).

Все эти приборы, так или иначе, влияют на скорость и качество работы сотрудника, поэтому важно следить за тем, чтобы вся техника работала исправно вовремя заменять, чинить её и, что не менее важно, содержать в чистоте.

Также важным атрибутом любой туристической фирмы является – сейф. Туристическая фирма спутник имеет сейф, в котором хранит не только денежные средства, но и важные документы.  Сейфы сейчас используются практически во всех отраслях человеческой деятельности. Это изобретение стало очень популярным. Всё же человек беспокоится не только о том, как заработать, но и как защитить заработанное от посягательства извне.

Создать для рабочего наиболее благоприятные условия труда – одна из важных задач любого работодателя, так как от этого зависит уровень производительности труда. Для поддержания оптимальных климатических условий, а также для очистки воздуха от нежелательных частиц в помещении  офиса, туристическая фирма «Спутник» использует многофункциональный кондиционер. Предназначенный для снижения температуры воздуха в помещении при жаре, или повышении температуры воздуха в холодное время года.

Не стоит забывать о том, что рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, позволяет сократить затраты времени, повысить качество выполняемой работы и обеспечить сохранность оборудования.

2.2 Порядок лицензирования туристических фирм

После отмены лицензирования туроператорской и турагентской деятельности в 2007г. обязательный государственный порядок установлен только для туроператорской деятельности. Турагентской деятельностью может заниматься любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Единственное, что определяет статус турагента на сегодняшний день, – это наличие договора с туроператором, согласно которому турагент по поручению и за счет туроператора реализует турпродукт, сформированный туроператором. При этом турагент обязан соблюдать целый ряд требований, установленных законом, о которых мы расскажем ниже.

Но в первую очередь необходимо выяснить, почему так важно понимать отличие турагентской деятельности от туроператорской и вовремя совершать необходимые юридические действия. Дело в том, что закон устанавливает обязательное требование – все туроператоры, зарегистрированные на территории Российской Федерации, обязаны иметь финансовое обеспечение. Финансовое обеспечение – это гарантия туроператора на случай неисполнения или ненадлежащего исполнения договора о реализации тур-продукта, страхование его гражданской ответственности перед потребителями-туристами.

Из средств финансового обеспечения пострадавшим туристам возмещается реальный ущерб, который они понесли, например стоимость тура, если он не состоялся, или разница в стоимости, если сократилось время отдыха. Финансовое обеспечение предоставляет страховая компания или банк-гарант. Закон устанавливает минимальную сумму, на которую должен быть заключен договор страхования или договор банковской гарантии; на сегодняшний день это 10 000 000 руб. для международного туризма (въезд и выезд) и 500 000 руб. для внутреннего туризма.

Следует учесть, что к международному туризму относятся также выезды в страны ближнего зарубежья – Украину, Белоруссию, Казахстан, Грузию… Суммы минимального допустимого финансового обеспечения сейчас пересматриваются и могут быть значительно увеличены.

Туроператор, имеющий финансовое обеспечение, вносится в Единый федеральный реестр туроператоров (ЕФРТ), и только с этого момента юридическое лицо имеет право осуществлять данный вид деятельности. Отсутствие финансового обеспечения и номера в реестре туроперторов влечет за собой самые неприятные последствия, вплоть до уголовной ответственности руководителей предприятия. Поэтому, как только вы отступаете от турагентского статуса, необходимо соблюсти требование закона и получать финансовое обеспечение, а это – финансовые затраты и определенное время.

Закон устанавливает срок, в который производится внесение в ЕФРТ, – 5 дней с момента подачи документов в федеральный орган, уполномоченный на ведение реестра туроператоров. Однако пятидневный срок редко соблюдается, реальный срок – 2–3 недели, тем более что документы принимаются только по почте. На сегодняшний день держателем реестра является Федеральное агентство по туризму, но ведомства меняются достаточно часто, и необходимо уточнить полномочный орган до подачи документов.

Таким образом, быстро изменить статус турагента на статус туроператора невозможно, эти действия нужно заранее планировать и предпринимать необходимые юридические меры по заключению договора страхования гражданской ответственности туроператора или договора о предоставлении банковской гарантии и последующему внесению предприятия в ЕФРТ.

Затраты на обслуживание финансового обеспечения в среднем составляют 1–1,5 % в год от размера обеспечения. Например, от минимального размера финансового обеспечения для международного туризма в 10 000 000 руб. стоимость страхового вознаграждения составит 100 000150 000 руб. Именно эту сумму необходимо будет ежегодно платить страховой компании за договор страхования гражданской ответственности туроператора. За обслуживание банковской гарантии сумма вознаграждение может быть меньше, но банк потребует от вас обеспечения, сходного с обеспечением по кредиту, – залога, поручительства, депозита на сумму гарантии.

Стоимость страховки или банковской гарантии определяет страховая компания или банк-гарант исходя из финансовых показателей вашей деятельности, степени риска на конкретном направлении. Низкие ставки во многом обусловлены борьбой за клиента – ведь туроператор может «привести» в страховую компанию значительные объемы медицинского страхования выезжающих за рубеж, а для банка выгодно обслуживать клиента, имеющего обороты по счетам. Интересному клиенту предложат самый выгодный процент, если же вы не очень интересны страховщику или банку, то предложение, скорее всего, будет иное – 2–3% от суммы страхового покрытия.

О практическом действии финансового обеспечения и о правилах получения возмещения, о первом опыте выплат мы поговорим чуть позже.

Некоторые туристические компании с самого начала ведения бизнеса, несмотря на турагентский характер деятельности, получают финансовое обеспечение и регистрируются в реестре туроператоров, чтобы иметь при необходимости легальный статус, позволяющий быстро переориентировать бизнес и заняться более выгодным туроператорским видом деятельности.

Как мы уже говорили, для деятельности турагента закон не предусматривает специального разрешительного документа. С отменой лицензирования турагенты утратили такой формальный признак, как лицензия, выдаваемая государственным органом.

Отсутствие разрешительной системы для турагентов, с одной стороны, открыло возможность беспрепятственного «входа» на рынок всем желающим, с другой стороны, лишило турагентов их профессионального статуса. Для получения лицензии необходимо было подтвердить стаж работы в туризме не менее трех лет и профильное образование, сейчас таких правил закон не устанавливает и профессиональный уровень не является обязательным требованием. Несмотря на то что получить лицензию было достаточно просто, все-таки это был формальный юридический документ, позволяющий отличить туристическую компанию от, например, прачечной. Теперь такого документа государство не выдает.

Тем не менее российские потребители, заходя в офис турагентства, по-прежнему требуют показать лицензию, и их достаточно сложно убедить в том, что данный вид деятельности больше не лицензируется. Некоторые турагентства, имеющие ранее действующие лицензии, сохраняют их в качестве знака принадлежности к туристическому рынку.

2.3 Программное оснащение туристической фирмы

Не секрет, что, когда клиент туристического агентства, приобретая тур, получает хорошо подготовленные документы и полную информацию о туре, он более комфортно себя чувствует и больше доверяет выбранному агентству. Также и турфирма, затратив немалые средства на привлечение данного клиента к себе, сохраняя полную информацию о нем, может в дальнейшем использовать ее для повторного привлечения старого клиента к себе. Известно, что затраты в этом случае в четыре раза ниже первоначальных.

Нельзя упускать важную составляющую успеха любой компании - финансовое управление и планирование. Стабильность развития турфирмы и отсутствие финансовых потрясений являются заветной мечтой многих компаний. Как этого добиться? Систематизированное управление работой с клиентами, поставщиками и внутренней работой компании дает желаемый результат.

Современные технологии в наше время можно купить в готовом виде и внедрить, то есть подстроить под себя. Стоимость внедрения зависит от сложности системы. Для начала можно внедрить простую и недорогую систему автоматизированного учета. Например, систему оперативного ввода информации о заявках (заказах) клиентов, выписки всех необходимых документов (лист бронирования, договор, ТУР-1 или санаторно-курортная путевка, счет, приходник:), оперативного получения отчетов о продажах. Дальше, можно усложнять систему, добавляя оперативное бронирование мест, учет взаиморасчетов с поставщиками, связь с бухгалтерией.

Есть возможность сразу поставить единую систему учета, как оперативного, так и финансового, причем в двух разрезах - управленческого и бухгалтерского. С использованием гибкого разделения прав доступа и видимости информации менеджерам доступна только их часть системы, а бухгалтерам - их часть. Естественно, руководители компании видят всю информацию и могут наблюдать за работой менеджеров со своего компьютера. Так как оперативный ввод информации ведется в единой системе, то видно, кто и как работает: количество введенных заявок, подтвержденных, оплаченных клиентом, оплаченных поставщику, закрытых, доход по каждой заявке. Через отчеты системы руководитель видит эффективность работы каждого менеджера и подразделения. Детализацию можно установить по каждому туристу и каждой составляющей тура. По любому клиенту можно увидеть историю его обращений и оплат.

В единой системе, менеджеры могут тут же увидеть, оплачена их заявка или нет, сумму оплаты. Бухгалтерия сразу же получает исходную информацию и не тратит время на повторный ввод одних и тех же данных. Вся информация разделена по правилам доступа, и лишнюю информацию менеджер не увидит. Соответственно, нет необходимости в разделении баз данных, что неминуемо приводит к ошибкам ввода, замедления работы и вытекающих из этого проблем.

После того как решены основные задачи систематизированного управления турфирмой – управление работой с клиентами, с поставщиками и внутренней деятельности компании, можно приступать к расширению системы.

В конечном итоге вся необходимая информация в красивом виде выводится на печать. Клиентам будет выдаваться весь комплект необходимых документов, поставщикам - соответствующие отчеты, а для государства – печататься все отчеты установленной формы.

Даже новейшая технология в компании после ее внедрения должна постоянно совершенствоваться, чтобы не устареть. Поэтому система управления должна быть гибкой и настраиваемой, чтобы ее можно было совершенствовать изнутри. Система «1С:Предприятие», на которой построено типовое решение «1С–Рарус:Турагентство» - открытая и гибкая система. С использованием мощного встроенного языка программирования и возможности связи с любыми внешними системами можно построить автоматизированную систему управления любой сложности.

Автоматизация работы турагентств обычно сводится к оперативному учету заказанных туристами туров, оформленных платежей с клиентами и партнерами, печати всех необходимых документов.

Для автоматизации отдельного туристического агентства необходимо использовать программное обеспечение, основанное на применении базы данных, аккумулирующей все рабочие данные в едином хранилище. Это необходимо для получения отчетов о работе агентства в любой момент времени. Кроме базы данных необходимо также иметь программу с удобным пользовательским интерфейсом, приемлемой скоростью работы, конфигурированием параметров системы, относящихся к деятельности фирмы. К таким параметрам в первую очередь относятся текст и внешний вид печатных документов, формируемых на базе рабочих данных, а также возможность управления правами доступа к различным данным системы.

С автоматизацией сетевых агентств дело обстоит несколько сложнее. Сетевые агентства с юридической точки зрения могут иметь различные типы: одна фирма с несколькими офисами продаж, сеть отдельных агентств под общим логотипом (франчайзи): Руководство сетевых агентств периодически нуждается в оперативной отчетности о деятельности всей сети. Предоставить такую отчетность можно только при условии хранения всех данных в едином хранилище.