Теоретические основы формирования функциональной структуры управления

Среда косвенного воздействия  включает факторы, которые влияют на предприятие не прямо и немедленно, а опосредованно, через сложную  систему экономической конъюктуры, достижения технического прогресса, социально-политические и культурные изменения, микрохозяйственные связи, отношения и др. Данные факторы проявляются не все сразу и не с одинаковой силой. Учет воздействия внешней среды требует от менеджеров знания, как быстро могут проявлять себя факторы внутренней и внешней среды, ведь в современных условиях их влияние может стремительно возрастать. Однако скорость воздействия факторов внешнего окружения неодинакова для различных организаций. Особенно остро влияет на деятельность предприятия неопределенность ситуации. Так, например, события в сфере финансов государства могут разворачиваться настолько быстро и непредсказуемо, что организация оказывается в крайне затруднительном положении, граничащем с невосполнимым ущербом их для ее работы. Здесь необходима точная и достоверная информация о готовящихся или назревающих изменениях внешних условий [6. c.27 - 42].

Исследование признаков  организации, ее внутренних переменных и взаимосвязи с внешним окружением показывает, что предприятия после  их возникновения живут по определенным законам и закономерностям. Ряд  из них носит объективный характер и обеспечивает жизнедеятельность  всех без исключения организаций. Рассмотрим некоторые из них.

Организационная структура - это внутренняя упорядоченность, согласованность  и взаимодействие отдельных частей единого целого. Например, структура  предприятия, учреждения, учебного заведения, торговой фирмы и т.д. Основой  для образования структурных (составных) частей организации является предназначение самой организации и функции, которые выполняют ее составные  элементы.

Функциональный принцип  формирования организационных структур имеет многовековую историю развития, при этом каждый длительный период в жизни человеческого общества внес свои особенности в этот процесс. В первобытно-общинном периоде организационная структура представляла собой род, племя, семью. Средневековый период дал обществу цеха, территориальное размежевание. Промышленная революция резко изменила жизнь и уклады народного хозяйства ряда стран. Появились мануфактуры, фабрики, заводы. На этом отрезке развития общества в основном сформировалась функциональная организационная структура, сохранившаяся до нашего времени. Каждая составная часть организации выполняет свою функцию: плановый отдел планирует работу предприятия, производственный - выпускает продукцию, отдел снабжения - поставляет материалы, сырье и т.д. [2. c.104-138].

При такой структуре наиболее полно раскрываются возможности  разделения труда. Теоретическое обоснование  функциональной организационной структуры  дал в начале ХХ в. немецкий ученый-социолог Макс Вебер. В менеджменте оно известно как принципы рациональной бюрократии. Сущность этих принципов сводится к следующему: четкое разделение труда способствует появлению высококвалифицированных специалистов, строгая иерархия уровней управления, выработка единых для каждого вида деятельности норм и стандартов и многое другое. Такая организационная структура существует в принципе в большинстве фирм, учреждений и др. Положительным в такой структуре является высокая степень эффективности работы, приток кадров и продвижение по службе специалистов.

Решения в таких организациях принимаются со знанием дела и  высоким профессионализмом. Однако функциональная структура имеет  и ряд недостатков. Стабильность, незыблемость, малая подвижность  и закостенелость функциональных структур сдерживают развитие организации. Это  стало особенно сильно проявляться  в процессе образования монополий  и быстрых изменений характера  производства в наш информационный век. Традиционные функциональные структуры  перестали удовлетворять возросшие  потребности современного производства.

Дивизиональная организационная структура. Особенно явно новая организационная структура проявляется на крупных предприятиях с широкой номенклатурой товаров и услуг, быстро меняющейся техникой и технологией. На крупных предприятиях, подчиненные им отделения начинают специализироваться на производстве какого-либо одного продукта или увеличивают ассортимент и реализацию всей продукции. Это влечет за собой возникновение новой продуктовой структуры. Выход предприятий с данной продукцией за пределы своего региона и даже национальные границы ведет к необходимости создавать территориальные структуры. Непредсказуемость и нестабильность внешнего окружения требуют от руководителей создания инновационной структуры, где специальные отделы ведут разработку, освоение и подготовку к массовому производству новых видов продукции, товаров, работ, услуг. На многих крупных предприятиях сфера сбыта выросла в целые отделы маркетинга, где основой структуризации являются рыночные структуры. Такие организационные структуры получили определенную самостоятельность, увеличилась возможность быстрее и результативнее реагировать на изменения обстановки, учитывать новые потребности.

Но дивизиональные структуры, как и функциональные, не свободны от недостатков. Так, значительно усложнился процесс контроля за действиями новых структур, могут возникнуть проблемы из-за дублирования или противоречивости в сети команд и управленческих решений, ослабляются вертикальные связи. Чрезмерная автономизация частей организации может привести к полной утрате воздействия со стороны центральных структур, а, следовательно, подчинения единым целям и задачам. [10. c.56-68]

Функциональные (по основным видам работ) и дивизиональные (по основным направлениям деятельности) структуры организаций не остановились в своем развитии. Они модифицируются, совершенствуются, внутри них образуются новые структуры. В 60-е гг. возникли более гибкие организационные структуры, которые по сравнению с классическими и дивизиональными лучше приспособлены к быстрым изменениям условий хозяйственной деятельности. Они получили название органических, или адаптивных, структур. Основным способом построения таких структур является автономная возможность выполнения целей и задач, а также их быстрое приспособление (адаптация) к изменениям.

Сегодня крупные организации  используют два типа адаптивных структур: проектную и матричную. Проектная  организация является временной  структурой, создаваемой для выполнения какой-либо определенной задачи, например для разработки проекта реконструкции  здания или структурных изменений  самой организации, и др. Особенно успешно такие группы действуют  в отраслях оборонного комплекса. Матричная  организационная структура позволяет  решать задачи интеграции различных видов работ и создает большое число коммуникационных каналов и центров принятия технических и технологических решений. Она объединяет целевые и комплексные группы специалистов по отдельному виду продукта.

Рассмотренные организационные  структуры могут служить лишь основой изучения структурных построений. В действительности их гораздо больше. Особенно интенсивно процесс изменения  организационных структур пошел  в связи с рыночными преобразованиями в нашей стране. Например, структуры  таких казалось бы незыблемых и стабильных организаций как учебные заведения в последнее время вынуждены применять новшества и менять прежнюю застывшую структуру. В вузах появились ранее не свойственные им коммерческие структуры, а также собственные опытно-конструкторские и проектные структуры [2. c.140-156].

Организации, их признаки, законы развития, виды и структуры дают нам необходимые представления  о сложном процессе взаимосвязи  и взаимообусловленности процессов  общественного и внутрипроизводственного  разделения труда, результатом которых  и являются наилучшие способы  совместной работы людей. Одним из признаков  организации является наличие организационного центра, координирующего деятельность членов организации и обеспечивающего  единство их действий в достижении целей.

В менеджменте введено  понятие "система управления", которая представляет собой совокупность форм объединения людей, осуществляющих на практике процесс управления всей организацией в целом и всеми  ее составными элементами (структурами) в отдельности.

Система управления содержит структуру как упорядоченный  набор образующих ее элементов. Истоками образования современных управленческих структур, несомненно, являются крупное  общественное разделение труда, кооперация, специализация и внутрипроизводственное разделение труда. Основой управленческих структур выступает потребность  в эффективном и экономически обоснованном управлении организациями. Причем формы собственности могут  быть разными, что, естественно, обусловливает  принципы и методы управления, взаимоотношения управленческих структур как внутри организации, так и с внешней средой.

В основе управленческих структур лежит также и количественный фактор, возможность эффективного охвата управленческой деятельностью определенного  количества объектов. В менеджменте  это называется диапазоном контроля, т.е. предельным числом объектов, которыми можно эффективно управлять. Так, например, в простых видах труда один руководитель может управлять 40-50 людьми, при более сложных работах - 7-10, а на высших звеньях управления - только 4-5 подчиненными руководителями высшего звена управления. [10. c.101-106]

Понять сущность и предназначение управленческих структур позволяет  критерий их эффективности, действенности. На практике встречаются такие примеры, когда созданные управленческие структуры не только не отвечают своему предназначению, но и оказываются  вредными и излишними. Особенно это  проявляется в чрезмерной бюрократизации управлении, "раздутие" управленческого  аппарата ведет к излишним затратам на его содержание, а, следовательно, сказывается и на величине издержек производства и обращения. Таким  образом в понятие управленческих структур включают: сущность, как упорядоченный набор отдельных составляющих частей; истоки, связанные с разделением труда; основы, которыми выступают формы собственности; количественные факторы; достижения научно-технического прогресса; критерии эффективности управленческой деятельности. Важное значение в управленческой структуре имеет человеческий фактор - наличие специалистов, имеющих профессиональные знания и опыт руководящей работы. Эффективность деятельности управленческих структур в менеджменте сводится к тому, что руководство предприятием обеспечивает:

взаимодействие всех функциональных подразделений организации для  достижения общих целей;

надежность управленческих коммуникаций сверху - вниз и снизу - вверх, а также горизонтальных производственных связей между подразделениями;

следование принципу единоначалия во всех звеньях управления вместе с принципом разделения ответственности  и прав в рамках демократизации;

определенную стабильность и преемственность в руководстве, следование выработанному в организации  ритму, правилам, приемам;

способность достаточно быстро реагировать на изменения внутренних и внешних условий, совершенствовать методы управленческих действий, менять свою структуру, прежде чем она станет тормозящим фактором.

Управленческие структуры  являются постоянно развивающимися системами, что связано с изменениями  и развитием организационных  структур предприятий, учреждений, учебных  и государственных организаций [8. c.256].

Наиболее четко и явно взаимосвязь организационных и  управленческих структур выступает  в организациях, построенных по функциональному  принципу. Выделение из организации  как целого отдельных частей и  подразделений, выполняющих свои функции, незамедлительно требует соответствующего управления ими; или количественный рост организаций, выходящий за рамки  диапазона контроля, привел к созданию структур управления, которые охватывали бы весь объект управления целиком  и каждую ее составную часть в  отдельности. Иными словами, если возник объект управления, то должен появиться  и соответствующий ему субъект - руководитель или руководящий орган. Процесс создания организационных  структур может протекать последователь  или параллельно, одновременно с  образованием управленческих структур. При дивизиональной организационной структуре управленческая, как правило, формируется в первую очередь. Она организует, планирует и контролирует сам ход построения фирмы.

Адаптивные управленческие структуры являются производными от базовых - функциональных и дивизиональных. Например, адаптивная управленческая структура как таковая формально не создается, а назначенным специалистам для выполнения необходимого виды работ лишь делегируются необходимые для этого полномочия. В зависимости от видов организации (отраслей, видов продукции или услуг, размеров, количества предприятий, суботделений и суперотделений и др.) выстраивается и структура управления; возникают уровни управления по вертикали и координирующие центры по горизонтали. Взаимосвязь здесь самая прямая и непосредственная. Каждый управленческий орган относится к конкретному объекту управления - группе, бригаде, отделу, заводу и др. Поэтому структура управления всегда совпадает с общей структурой организации. Однако при полном совпадении структур управленческая имеет особенность усложняться по вертикали, образовывать своего рода "этажи и надстройки". Чтобы нагляднее представить взаимную связь управленческих и исполнительских функций, которых на практике множество, сведем эту деятельность к нескольким функциям: производства продукции, поставок и сбыта, обеспечения финансами, обеспечения кадрами, планирования, учета, контроля и отчетности. Все эти виды деятельности в организации взаимосвязаны между собой. Отсутствие хотя бы одного из этих звеньев или сбой в его работе ведут к нарушению всего хозяйственного механизма. Механистические типы организационных и управленческих структур малоподвижны, стабильны, система планирования и контроля строго иерархичны, а решения принимаются высшим руководством.