Формирование навыков коммуникации в организации

При использовании корпоративных информационных технологий повышается степень обобществления результатов труда. Если прежде работник аппарата управления мог индивидуально организовывать свою информационную среду (включая информацию, созданную в результате его труда), то в новых условиях возрастает общественная значимость информационных результатов труда конкретных специалистов и подразделений организации: результаты труда аккумулируются в корпоративных информационных ресурсах и используются в работе других подразделений либо становятся доступны для внешних пользователей в качестве публичных информационных ресурсов.

Отмечая влияние различных корпоративных технологий на развитие управленческой интеграции, особо следует подчеркнуть роль корпоративных систем и технологий электронного документооборота, которые содействуют управленческой интеграции практически по всем названным выше аспектам. корпоративной системы документооборота поддерживаются стабильные информационные взаимосвязи, существенно повышается оперативность обработки и поиска информации, доведения документов до исполнителей. Тем самым можно свести к минимуму случайные и досадные конфликтные ситуации, связанные с определением местонахождения документа, что создает у сотрудников ощущение уверенности в получении достоверной информации. Оперативность и четкость в работе могут стать реальной чертой имиджа организации и ее корпоративной культуры (часто о работе организации судят именно по работе с документами).

Таким образом, применение корпоративных информационных технологий, в том числе с использованием элементов электронного документооборота, создает дополнительные возможности для развития управленческой интеграции и адаптации организаций к изменяющимся условиям деятельности.

2. Проведение совместных совещаний что позволяет выработать общее мнение его участников.

Совещания рабочих групп, комитетов, комиссий, отделов цель которых ‒ детальное планирование. Рабочие группы объединяют представителей разных подразделений и служб различных уровней управления организации. Как правило, это совещания равноправных участников, на которых важно фиксировать высказанные идеи, мнения и предложения.

Итоговые совещания, цель которых ‒ оценка итогов или прогресса, достигнутого в организации, подразделением или отдельными работниками в продвижении к поставленным целям.

Классифицируем методы проведения совещаний.

Доклад ‒ один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.

Обмен мнениями (информацией) ‒ каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово.

Мозговой штурм ‒ участники в хаотичном порядке придумывают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача ‒ генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово "нет". Тогда обстановка будет непринужденной, и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач.

Обсуждение ‒ любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на сегодняшний день не решен.

Определим результативность совещания как степень восприятия передаваемой информации, а эффективность совещания как отношение степени восприятия передаваемой информации к затратам.

На всех остальных совещаниях, по существу, докладчик осуществляет передачу информации тем, кто его слушает. Это, как правило, те, кого в данный момент хвалят (что бывает редко), обсуждают, критикуют и т.д. Остальные участники совещания являются пассивными наблюдателями, поскольку их этот конкретный вопрос слабо интересует. Практика показывает, что лишь 10% всей аудитории являются активными слушателями докладчика. Если принять, что 10% слушателей восприняли всю информацию, переданную докладчиком, на 100%, а остальные 90% участников совещания восприняли информацию пусть даже на 50%, то в этом случае результативность совещания, определенная как степень восприятия передаваемой информации, составит лишь 55% вместо запланированных 100%.

Не претендуя на исчерпывающий анализ, перечислим положительные и отрицательные моменты совещания с позиции руководства и менеджеров организации.

К положительным моментам можно отнести следующие:

1. Возможность видеть  всех членов организационной  группы в одном месте.

2. Возможность оперативно  вносить изменения в план действий, сообразно сложившейся ситуации.

3. Возможность самовыражаться, выступая перед коллегами с докладом, а также получать положительный "заряд" выступающего лидера.

В качестве отрицательных моментов выделим следующие:

1. Бесполезная трата времени  на выслушивание докладов, которые  не связаны с деятельностью  сотрудников.

2. Плохое восприятие информации  на слух у некоторых сотрудников.

3. Отсутствие стимула  к дальнейшей деятельности из-за  публичной критики сотрудника.

Несомненно, что совещание является одним из необходимых элементов коммуникации в организации. И, несмотря на все положительные и отрицательные моменты совещаний, они будут иметь свое место в современном менеджменте. Но мы надеемся, что их количество и время проведения будут неуклонно сокращаться, а руководители и менеджеры организаций научатся более эффективно использовать свое рабочее время в будущем.

3. Закрепить внутренний этикет в должностных инструкциях и правилах внутреннего распорядка.

Человеческие отношения сложно прогнозировать, и для того, чтобы деловые коммуникации были успешными, необходимы саморегуляция и самоорганизация (часто свое поведение приходится так или иначе подстраивать под других в зависимости от ситуации). Контакты в рабочей среде должны быть продуктивны, и помогают людям общаться правила этикета. В деловом этикете сочетается воинский (нарушать нельзя) и гражданский (гибкость). Служебный этикет определяет, культивирует такие нормы и правила обхождения между людьми, которые создают благоприятный моральный климат в коллективе. Вместе с тем служебный этикет требует подчинения всех отношений в рабочее время интересам дела, содержания и целям делового общения, направленности всех действий на успех процветания организации.

Многие нормы служебного этикета необходимо закрепить в должностных инструкциях и правилах внутреннего распорядка. Сотрудник независимо от должности, ранга в процессе деловых встреч, бесед, переговоров является представителем своей организации, выполняет служебные функции, действует в интересах своей компании, в рамках тех прав и обязанностей, которые регламентированы его трудовым соглашением, должностной инструкцией, поручением руководства. Стиль, манера его поведения должны способствовать сохранению и приумножению авторитета компании в бизнесе, в общественном мнении, "работать" на ее имидж.

Современный сотрудник организации должен обладать следующими основными деловыми качествами, как-то:

1) профессиональные навыки  и умения (высокий уровень базового  образования, знание делопроизводства, компьютерных, профессиональных программ, желательно иностранного языка);

2) организованность (умение организовать свою работу в офисе);

3) самостоятельность (принятие  своевременных решений без напоминания  руководства, но в рамках своей  компетенции);

4) преданность организации (умение хранить сведения конфиденциального  характера);

5) пунктуальность, аккуратность (касается и внешности сотрудника, и рабочей зоны).

Из личных качеств, которые ценятся на работе, важно выделить:

1) коммуникабельность (знания  должны работать на нас, не  стоит скромничать в их применении  и при общении с сослуживцами);

2) гармоничное сочетание внешнего облика и манер;

3) любознательность (не путать  с любопытством ‒ речь идет об открытости для новой информации, чтении литературы, интересах человека).

 Все это позволяет  улучшить процессы взаимодействия  между людьми, работающими в организации  и внутриорганизационными структурами, а также ведет к налаживанию контактов между высшим руководством и сотрудниками организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Решения данных задач, как в области документооборота так и в сфере сопровождения процедур взаимодействия контрагентов, основываются на администрировании.

Информация – это новые сведения, которые переданы, восприняты, поняты и оценены как полезные для решения тех или иных задач.

Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1) отправитель лицо, генерирующее  идеи, объем информации, собирающее  и передающее ее;

2) сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

3) канал связи – средство  передачи информации;

4) получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При осуществлении менеджерами управленческих функций и принятие решений играет информация, которую получают и передают посредством процесса, который называют коммуникацией. Коммуникация – первое условие существования всякой организации.

Система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. Создаются структуры и методы повторного использования данных.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

• обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;
• использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);
• проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);
• организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);
• практиковать выпуск информационных бюллетеней;
• обеспечить повышение квалификации работников управления;
• использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

Таким образом, для успешного осуществления коммуникации менеджеры руководствуются следующими правилами.

1. Перед коммуникацией четко  определить идеи, вкладываемые в  послания. Необходимо учитывать  цели и установки тех, кому  направлено послание, и тех, кого  оно касается.

2. Проанализировать истинную цель  каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

3. Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4. При планировании коммуникации  необходимо консультироваться с  другими сотрудниками; часто важно  добиваться участия других сотрудников. Это может придать дополнительную  убедительность и объективность  сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку.

5. Следует обратить самое пристальное  внимание на интонацию и основное  содержание сообщения. Это сказывается  на позиции людей, которым направлено  сообщение.

6.  Следует воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.

7. Необходимо устанавливать коммуникацию  не только на сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации.

Для того, чтобы коммуникации в организации  были более совершенными, необходимо:

1. Создание большого количества отчетов для проверки, что позволяет большему числу сотрудников видеть или слышать конкретный фрагмент информации и реагировать на него.
2. Проведение совместных совещаний, что позволяет выработать общее мнение его участников.

3. Закрепить внутренний  этикет в должностных инструкциях  и правилах внутреннего распорядка.

Все это позволяет улучшить процессы взаимодействия между людьми, работающими в организации  и внутриорганизационными структурами, а также ведет к налаживанию контактов между высшим руководством и сотрудниками организации.