Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»

В деятельности исполнительного органа АО и его аппарата управления характерно использование документов, которые входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. В настоящее время требования к составу и реквизитам таких документов, как приказы, служебные письма, акты устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. 

Одной из самых серьезных проблем является организация хранения документации в АО. Многие документы, отражающие хозяйственную деятельность АО, имеют общегосударственную, региональную ценность. Поэтому вопрос экспертизы ценности документации АО и процесс её текущего и длительного хранения имеет государственное значение 

«История современных российских АО насчитывает срок более 15 лет, и за этот срок накоплен большой объём документов, значительная часть ко-торых остаётся ценнейшим источников ретроспективной информации. Российское акционерное законодательство установило обязательность хранения документации акционерных обществ, право собственности на архивные документы и ответственность их владельцев». 

Какие формы хранения документов АО лучше использовать? В работе Санкиной Л.В. И Быковой Т.А. данные вопросы обсуждаются. Приводятся аргументы в пользу использования для хранения документов «электронного» архива. Но может быть, данную функцию с учётом большего количества архивируемых документов в АО передать на договорных началах в консалтинговые фирмы (аутсортинг). Таким образом, возможно, будет устранить из объема управленческих функций ДОУ одну из них. Ведь службы ДОУ в АО загружены большим количеством документационных задач, связанных с коммуникационными процессами между акционерами и аппаратом управления АО. Какой вариант решения лучше? Решение всех вышеуказанных проблем и обуславливает актуальность темы дипломной работы. 

Актуальность темы данной дипломной работы обусловлена специфи-кой документационного обеспечения управления в акционерных обществах и его важностью для деятельности акционерных обществ, которые являются ведущими субъектами хозяйственной деятельности в РФ. 

Объект исследования в данной работе – документационное обеспечение управления в коммерческих организациях. 

Предмет исследования – особенности документационного обеспечения управления в акционерных обществах. 

Цель данной работы заключается в комплексном исследовании норма-тивно-правовой регламентации документационного обеспечения управления в акционерных обществах и в выявлении недостатков в данном процессе, в указании возможных путей их решения на примере процесса документо-оборота и делопроизводства в ОАО «Щёлковский витаминный завод» 

Для достижения целей данной дипломной работы, автор ставит перед собой следующие задачи: 

Исследование организационно-правовой формы акционерного общества 

Исследование особенностей государственного регулирования документационного обеспечения управления в акционерных обществах; 

Исследование процесса документирования учреждения акционерного общества; 

Исследование процесса документирования государственной регистрации акционерных обществ на примере; 

Исследование документационного обеспечения деятельности органов управления акционерным обществом на примере ОАО «Щёлковский витаминный завод»; 

Исследование документационного обеспечения деятельности аппарата управления акционерным обществом ОАО «Щёлковский витаминный завод»; 

Исследование законодательного регулирования текущего и длительного хранения документации в акционерных обществах на примере ОАО «Щёлковский витаминный завод»; 

Анализ организации деятельности службы делопроизводства ОАО «Щёлковский витаминный завод»; 

Разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота и делопроизводства в ОАО «Щёлковский витаминный завод». 

Методология исследования. В ходе данного исследования были использованы следующие методы: 

во-первых, всеобщий диалектический метод познания окружающей действительности; 

во-вторых, частно-научные методы познания: исторический, сравнитель-ный, статистический, рационально-логический, аналитический, экономический анализ. 

В рамках исторического метода проводился анализ исторических изменений в документировании деятельности акционерных обществ по российскому законодательству. Исторический метод основан на изучении исторических фактов феноменов и интерполяции возможных процессов на основе исторических данных. 

Сравнительный метод использовался для проведения сравнения измене-ний в документировании деятельности акционерных обществ в последние годы. 

Формально-логический метод исследования использовался с целью обобщённого логического анализа процессов документирования деятельности акционерных обществ. Он основывается на анализе обобщённых форм различных процессов (в данном случае унифицированных форм документирования деятельности акционерных обществ в России). 

Аналитический, экономический анализ и статистический методы исполь-зовались при анализе организации деятельности службы делопроизводства ОАО «Щёлковский витаминный завод» и разработке рекомендаций по совер-шенствованию ДОУ. 

При написании дипломной работы мы изучили и проанализировали все вышеуказанные нормативные и методические источники. Были изучены публикации авторитетных специалистов в области документоведения и архивного дела обществ: Б.В. Альбрехта, В.В. Асоскова, М.П. Бобылёвой, Т.А. Быковой, И.И. Игнатова, Т.В. Кузнецовой, С.Л. Кузнецова, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова и др. 

В работах В.В. Асоскова, И.И. Игнатова, П.М. Филимошина даются ос-новные правовые аспекты создания и деятельности АО . 

Специально делопроизводству в акционерном общества посвящена всего одна работа – книга Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерных обществ)». Эта работа оказалась для нас очень полезной. В работе Санкиной и Быковой даётся характеристика законодательной, нормативно-правовой и методической основы ДОУ акционерных обществ. Авторы смогли достаточно полно раскрыть специфику акционерного общества как одной из организационно-правовых форм коммерческих предприятий. Санкина и Быкова в совей работе обратили особое внимание на то, что: «эффективность управления в АО напрямую зависит от того, насколько рационально организовано его документационное обеспечение» . Специальный раздел в их работе был посвящен вопросам государственного регулирования ДОУ в акционерных обществах . Но многие важные вопросы, касающиеся документирования деятельности АО, остались в работе Санкиной и Быковой не раскрытыми, прежде всего, недостаточно внимания было уделено электронному документообороту в АО, его нормативной и методической ба-зе. 

При подготовки дипломной работы мы использовали также публикации Т.В. Кузнецовой. Кузнецова в своих статьях уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. В её книге «Делопроизводство» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами. Важной информацией для данной дипломной работы стали вопросы автоматизации справочно-информационной работы, что немаловажно для решения задач данной дипломной работы. 

В справочном издании Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на коммерческом предприятии . 

Нами были использованы также некоторые положения из статьи М.П. Бобылёвой «На пути к информационному менеджменту» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота. 

Преимущество компьютерных технологий перед традиционными рассматривается в статьях и книгах С.Л. Кузнецова Приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной информационной системы. 

Полезной при подготовке дипломной работы была для нас книга В.В. Галахова и И.К. Корнеева в которой рассматриваются практически все аспекты делопроизводства. Достаточно большим является раздел компьютерной подготовки документов, их оформления в электронных таблицах; разобраны технические средства деятельности в офисе . 

При проведении исследования нами также использовались внутренние локальные) акты и документы АО «Щелковский витаминный завод», частности, Устав Общества, Положение о Совете директоров, годовые отчеты, Инструкцию по делопроизводству и другие документы. 

Согласно системной логике и поставленным задачам дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка источников и литературы, списка условных сокращений, приложений.