Организационно - кадровый аудит

Для того чтобы иметь полную картину по адаптации, был проведен анализ уволившихся работников за последние 4 года с 2008- 2012г. и в период адаптационного. Данные представлены на рисунке 4 и 5.

 

Рисунок 4 – Динамика текучести кадров

 

Из рисунка видно, что большой процент увольнений пришелся на 2011 год – 50%. Анализ документов показал, что причины увольнения завуалированы и представлены как увольнение по собственному желанию.

Анализ уволившихся  сотрудников в период адаптации (3 месяца), представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Динамика текучести кадров в период адаптации (3 месяца)

 

Анализ показателей за 4 года, с 2008-2011г., показал, что число уволившихся сотрудников с каждым годом увеличивается, это связано с тем, что новичок сталкивается с большим количеством трудностей, вызванных, отсутствием информации о порядке работы, месте расположения отделов, отсутствия помощи. Сделанные выводы основаны на беседе с менеджером по персоналу.

Анализ уволившихся  сотрудников в период адаптации за 2011г. показал, что порядка 38 % людей, уволившихся в первые пол года работы, принимают решение об уходе из компании в первые 3 недели. Причиной этому послужили следующие факторы:

- отсутствие полной информации о технологии работы;

- отсутствие навыков взаимодействия с другими сотрудниками при решении возникающих проблем;

- не осведомлен о  системе поощрений и льгот;

- сложности при вхождении в коллектив

Это обусловлено тем, что, в организации отсутствует технология адаптации, документация по процессу адаптации, нет специалиста, в должностные обязанности которого входили бы функции по адаптации новых работников. Не развит институт наставничества.

 Было проведено анкетирование молодых специалистов с целью аудита и совершенствования системы адаптации. Разработана анкета, состоящая из 17 вопросов, направленная на выявления слабых сторон процесса адаптации в организации. Пример анкеты представлен в Приложении 1.

Опрашиваемые подразделения: финансовый отдел, коммерческий отдел, производственный отдел, IT-отдел.

Дата проведения: 16. 09. – 23.09.2012г.

Характеристика выборки  для проведения анкетирования представлена в таблице 1.

 

Таблица 1. - Характеристика выборки для исследования адаптации персонала

№	Должность	Пол/ Возраст	Образование/доп. информация
1	Звукорежиссер	М/31	Среднее полное Закончил в 1995г. Знание анг. яз
2	Ведущая музыкальных  программ	Ж/28	Высшее профессиональное. Екатеринбургский театральный институт, окончил в 1999г. Профессия: актриса театра и кино. Знание анг.яз / со словарем.
3	Менеджер по рекламе	М/31	Высшее профессиональное. Североказахстанский Государственный  институт. окончил в 2001г. Профессия: журналист. Знание анг.яз / со словарем.
4	Диктор	М/42	Высшее профессиональное.
5	Редактор службы новостей	Ж/41	Высшее профессиональное. УрГУ, Филолог, преподаватель  русского и литературы. Окончила в 1993г. Знание анг.яз / со словарем.
6	Оператор	М/22	Среднее ЕГТИ – учащийся (5 курс)
7	Программный редактор	Ж/37	Высшее профессиональное. УрГУ, химический факультет. Преподаватель химии. Знание анг.яз / разговорный.
8	Музыкальный редактор	М/32	Высшее. Павподарский государственный  университет. Учитель русс. яз. и литературы. Окончил в 1999г.
9	Сценарист	М/26	Высшее профессиональное. УрГУ, филолог. Учеба в магистратуре. Знание анг. яз./ нем. яз - свободно.
10	Журналист	Ж/41	Высшее профессиональное. УрГУ, Журналист. Окончила в 1990г.
11	Директор производственного отдела	М/52	Высшее профессиональное. ЕГТИ, актер театра драмы и кино. Профессия: телерадио ведущий
12	Бухгалтер	Ж/30	УГТУ-УПИ, электро-технический  факультет. Сертификат учебного центра «Директор» по специальности - бухгалтер
13	Режиссер- постановщик	М/35	Высшее профессиональное. ЕГТИ, актер театра драмы и кино.
14	Системный администратор	М/24	СИНХ, окончила в 1997г. Профессия: экономист-менеджер.
15	Специалист по продвижению  радиостанции	Ж/27	УГТУ-УПИ, маркетолог, окончила в 2007г. Знание анг. яз./ свободно
16	Ведущий эфира	Ж/25	Высшее профессиональное. УрГУ, журналист, окончила в 2007г. Знание анг.яз / со словарем.
17	Технический директор	М/43	УГТУ-УПИ. Инженер-технолог Окончил в 1984г.
18	Дизайнер сайта	Ж/23	УГТУ-УПИ. Специальность: специалист издательского дела. Закончила в 2008г.
19	Редактор Интернет сайта	Ж/27	УрГУ исторический факультет.
20	Оператор эфира	Ж/20	Учащаяся Гуманитарного  университетаи (2 курс), фак-т теле-радио  журналист.
21	Продюсер	М/29	Сренее-полное Знание анг.яз / со словарем.
22	Юрист	Ж/30	УрГЮА, юрист, закончила  в 2001г. Знание анг.яз / со словарем.
23	Сценарист	Ж/28	Высшее профессиональное. УрГУ, журналист.
24	Экономист	Ж/45	1.Свердловский Институт  Народного Хозяйства, закончила  в 1991г.
25	Менеджер по рекламе	Ж/23	УГТУ- УПИ, экономический фак-т
26	Главный редактор	М/32	УГТУ- УПИ, фак-т радиотехнический. Знание анг.яз, нем. яз.
27	Редактор Интернет проектов	М/26	Высшее профессиональное. УрГУ, исторический факультет.
28	Инженер монтажа	М/29	1.Архитектурная академия. 2. УрГУ фак-т: мировая экономика
29	Репортер	Ж/26	Высшее профессиональное. УрГУ, журналист.
30	Генеральный директор	М/52	УГТУ-УПИ, физико-технический  факультет.

 

В анкетировании участвовали специалисты  организации в возрасте от 20 до 45 лет, проработавшие в организации не более двух лет. Всего в анкетировании приняло участие 30 человек (15 мужчин и 15 женщин).

Характеристика опрашиваемых по возрасту представлена на рисунке  6:

 

Рисунок 6 - Характеристика оптантов по возрасту.

 

Как видно из рисунка  основную часть участников анкетирования составляют молодые специалисты в возрасте от 25- 30 лет. Так же в анкетировании приняли участие Генеральный директор и Директор производственного отдела в возрасте 52 года.

Стаж работы специалистов принявших участие в анкетирование отражен в таблице 2.

 

Таблица 2. - Характеристика персонала по стажу работы

Стаж (месяцы)	Количество сотрудников	%
1- 6 месяцев	7	24
6-12 месяцев	8	26
От 1-1,5 лет	8	26
От 1,5-2 лет	7	24

 

Обсуждение результатов анкетирования.

Проанализировав результаты анкетирования, представленные на рисунке 7, можно определить на сколько была представлена информация об организации. Меньше всего, новому сотруднику, было представлено информации об организации – 2,8 баллов и о коллегах – 2,5 баллов. Более полно была предоставлена информация о должностных обязанностях – 3,2 балла, об отделе – 3,2 балла и о руководстве – 3 балла.

 

Рисунок 7 – «На сколько полно, на Ваш взгляд была предоставлена информация об организации?»

 

В период адаптации  новый сотрудник компании получал информацию в ходе беседы с руководителем отдела, их число составило 90%, остальная часть опрошенных ответила, что в адаптационный период получила информацию с сайта.

На вопрос как  долго продолжалась адаптация в  организации 12 респондентов ответили, более шести месяцев – это показывает низкий уровень заинтересованности работы отдела персонала и всей организации в процессе адаптации новичка. Ответы участников анкетирования были проанализированы и представлены на рисунке 8

 

Рисунок 8 «Как долго продолжалась ваша адаптация к новым условиям работы?»

 

Наиболее сложным в  период адаптации для новых сотрудников  стал этап освоение компании, так как  он подразумевает получение и  анализ большого объема информации. 32 % опрашиваемых интересовали вопросы, связанные с организацией и деятельностью компании, например:

- Каковы стратегические  цели и приоритеты компании?

- Как осуществляется  управление компанией?

- Какова структура  организации?

Сложность вхождения в коллектив в период адаптации испытали 23 % опрашиваемых. Около 19% сотрудников отметили, что условия труда не

соответствовали их ожиданиям, многим приходится ходить по другим офисам для пользования орг. техникой, т.к. в своем кабинете она отсутствует.

Ответы на вопрос - «Что вам особенно помогло в период адаптации?» были представлены на рисунке 9.

 

 

Рисунок 9 – «Что вам особенно помогло в период адаптации»

 

Решить возникшие проблемы 12% респондентов помогли коллеги.     48 % сотрудников - решили их самостоятельно, а 37 % предпочли обратиться к руководству организации.

В компании заинтересованность к профессиональному росту проявили все сотрудники, среди опрошенных не оказалось тех, кому не интересно или абсолютно всё равно было бы дальнейшее продвижение внутри компании, их составило 82% . Затруднились ответить на этот вопрос 18%. «В какой мере Вы удовлетворены следующими факторами в нашей компании?»

Ответы на этот вопрос представлены в таблице 3.

 

Таблица 3 – Удовлетворенность производственными факторами в компании

Наименование производственного  фактора	Совершенно удовлетворён %	Удовлетворён %	Затрудняюсь ответить %	Не удовлетворён %	Совершенно не удовлетворён %
1. Содержание труда	27	54	19
2. Занимаемая должность		95		5
3. Оказанная помощь  в период адаптации	3		18	56	23
4. Соответствие квалификации работе	9	57	22	12
5. Соответствие характера  работы Вашим способностям и склонностям	68	17	9	2	4
6. Наличие перспектив  должностного продвижения	5	65		28	2
7. Возможность повышения  квалификации	8	65	10	7	10
8. Наличие высокой  степени ответственности за результат труда	23	52		25
9. Информированность  о делах коллектива и компании	7	49	15	22	7
10. Бытовые условия труда		90		10
11. Организация труда	9	72		19
12. Режим работы	35	47		7	11
13. Заработная плата		10		52	38
14. Наличие системы  льгот для работников				82	18
15. Помощь и поддержка  руководителя		17	38	40
16. Отношение с непосредственным  руководителем		32	49	9
17. Отношения с коллегами	20	26	15	39

 

Анализ таблицы показал, что содержанием труда на данном предприятии совершенно удовлетворены 27%, удовлетворены – 54% и совсем нет таких, кто не удовлетворён, 19%-затруднились ответить.

Занимаемой должностью удовлетворены 95% работников, нет сотрудников кто «совершенно удовлетворен» своей должностью в организации, и есть 5% людей, которые не удовлетворены.

Большинство анкетируемых не удовлетворены оказанной помощью в период адаптации, их число составляет - 56%, совершенно не удовлетворены этим фактором – 23%, при разработке системы адаптации, на этот фактор необходимо обратить наибольшее внимание.

Информированностью о  делах коллектива и компании удовлетворены 7% сотрудников, «совершенно удовлетворены» - 49%, не удовлетворённых этой потребностью 25% опрашиваемых. Анализ показал, что руководство организации доводит информацию не до всех сотрудников и не интересуется получением обратной связи.

Наличие высокого процента удовлетворённости 6, 7 и 8 факторов говорит о том, что руководство проявило большую заинтересованность в росте и прогрессе сотрудников.

Организация труда включает целый спектр организационных аспектов: технология работы, планирование, постановка задач, контроль над исполнителем, принятие решений, график труда и отдыха, организация рабочих коммуникаций и другие факторы, относящиеся к организации самостоятельного процесса работ. Организация труда тесно переплетается с другими факторами и оказывает большое влияние на новичков, поэтому очень важно то, что больший процент опрошенных удовлетворены этим показателем. Организацией труда совершенно удовлетворены- 9% и удовлетворены - 72%, не удовлетворены – 19%.

100% ответов опрашиваемых свидетельствуют об отсутствии в организации программы адаптации. Наставник прикреплялся в период адаптации, только к 7 % опрашиваемых. Наставником был Генеральный директор, так как они контактировали с ним каждый день относительно вопросов производственного процесса. 73% респондентов справлялись со своими обязанностями самостоятельно.

В период адаптации межличностные и межгрупповые конфликты самые распространенные в организации, этому свидетельствуют результаты ответов - у 68% оптантов случались конфликты в организации. Они возникали, как правило, между людьми, имеющими различные черты характера, темперамент, взгляды на жизнь, цели и в силу этого не способными ладить друг с другом. Одним из наиболее эффективных способов разрешения конфликта в компании является метод: «Переговоры».

Помощь в адаптационный  период требуется 76% сотрудникам организации в вопросах организационного характера:

1. организация рабочего места;

2. знакомство с другими  подразделениями;

3. объяснение неформальных  правил корпоративной культуры  новым сотрудникам;

4. беседа с руководителем:  цели организации, содержание  работы;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Этап IV. Подведение итогов аудита, рекомендации по совершенствованию системы адаптации.

 

Исходя из аудита состояния процесса адаптации, проведенного в предыдущей главе, можно констатировать, что в компании имеется множество проблем возникающие у новых сотрудников в период адаптации, которые можно и нужно решать.

С моей стороны была разработана  и предложена следующая программа  адаптации для сотрудников:

1. Сотрудники, принимаемые на работу в Компанию, проходят испытательный срок – 2 месяца, руководители отделов – 3 месяца, Директора, зам. Директора, гл. бухгалтер и зам. Гл. бухгалтера – 6 месяцев. В случаи особых профессиональных достижений сотрудником возможно сокращение его испытательного срока. Основанием является служебная записка от непосредственного руководителя с аргументированным обоснованием сокращения испытательного срока на имя Генерального Директора.

2. При оформлении на работу сотрудник проходит адаптационную беседу с менеджером по персоналу, в которой содержится информация, помогающая сотруднику более комфортно и качественно входить в Компанию.

3. Для каждого вновь принимаемого сотрудника разрабатывается индивидуальный график прохождения адаптации, и процесс адаптации протекает согласно утвержденному графику. Максимальное время и усилия в помощи адаптации новому сотруднику приходятся на первых 2-3 недели.

4. Каждого нового сотрудника закрепляют за наставником. В течение 1 месяца работы наставник полностью отвечает за деятельность своего подопечного.

5. Менеджер по персоналу совместно с наставником разрабатывает и утверждает график прохождения адаптации для каждого нового сотрудника.

6. В течение всего испытательного срока наставник несет ответственность за деятельность своего подопечного.

7. Вывод о результатах прохождении испытательного срока сотрудником осуществляется на основании оценки, данной непосредственным наставником.

8. Наставнику, добросовестно исполняющему свои обязанности, по представлению собственного руководителя, назначается коэффициент зарплаты от 1.1 до 1.2.

9. Схема разработки и утверждения графика адаптации нового сотрудника