Аудиторская проверка

- записка-расчет об исчислении  среднего заработка при предоставлении  отпуска, увольнении и другие  документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате  учреждения, работающим по договорам  и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

 

Выборочная проверка документов бухгалтерского учета показала следующее:

1. Фактически в Университете  заработная плата начислялась  в 2007 году на основании приказов  руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении  сотрудников, приказов на командировку, листов временной нетрудоспособности.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма 0504421)  в расчетный отдел бухгалтерии не представлялись. Табеля учета использования рабочего времени не составлялись в связи с отсутствием в 2007 году приказа о назначении ответственных лиц за составление табеля в каждом подразделении. 

В результате заработная плата начислялась  без учета фактически отработанного  времени всех сотрудников Университета (включая прогульщиков).

Копии приказов, представленные в  бухгалтерию для начисления и  выплаты сотрудникам Университета разовой надбавки, оформлены не должным  образом, а именно:

- в копии Приказа № 1055 от 07.12.2007г.  отсутствует подпись ректора  Университета Зеленцова Л.Б., допущены исправления путем вычеркивания фамилий сотрудников и причитающихся сумм, копия не заверена – такой документ не может служить основанием для начисления надбавок;

- в копиях Приказов: № 471 от 04.06.2007г., № 495 от 08.06.2007г., № 496 от 08.06.2007г., № 497 от 08.06.2007г., № 516 от 18.06.2007г., № 549 от 21.06.2007г., № 1000 от 21.11.2007г., № 1001 от 21.11.2007г., № 1043 от 03.12.2007г., № 1044 от 03.12.2007г., № 1045 от 03.12.2007г., № 1051 от 06.12.2007г. - отсутствует подпись ректора Университета, копии заверены неустановленными лицами или не заверены совсем;

        - Приказ №  665 от 18.07.2007г. о выплате разовых  надбавок издан Президентом Университета  без наличия полномочий,  отсутствует  его подпись. В рапорте, являющимся  основанием для приказа, допущены исправления путем вычеркивания фамилий сотрудников и причитающихся сумм. Копия  приказа заверена не установленным лицом.

         Вышеуказанные  нарушения носят систематический характер, что говорит о низком уровне контроля должностных лиц, уполномоченных организовывать и направлять работу данных участков.

В связи с вышеизложенными нарушениями  достоверность начисления заработной платы вызывает сомнение.

 

2. Отпуск оформляется приказом (распоряжением) о предоставлении  отпуска работнику или работникам (формы N Т-6 и Т-6а).

Приказы по форме N Т-6 и (или) N Т-6а составляются работниками кадровой службы или  иными уполномоченными лицами организации, подписываются руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и в  обязательном порядке объявляются под роспись работнику.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию  в срок, определенный графиком документооборота организации, и на его основании  производится расчет причитающегося работнику  среднего заработка на бланке «Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска » (форма 0504425). Использование данной формы обязывает «Инструкция по бюджетному учету», утвержденная приказом МФ РФ № 25н от 10.02.2006г.

Однако, в нарушение вышеизложенного  порядка оформления и начисления среднего заработка и отпускных Университетом записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма 0504425) в 2007 году не оформлялся вообще.

Фактически расчет среднего заработка  и начисления отпускных (с устного пояснения работников расчетного отдела бухгалтерии) в 2007 году начислялся в программе, которая не позволяла распечатать расчеты отпускных на бумажных носителях. Основанием для начисления расчетов отпускных являлись заявления о предоставлении отпуска не унифицированной формы.

         Вышеуказанные  нарушения носят систематический характер, что говорит о низком уровне контроля должностных лиц, уполномоченных организовывать и направлять работу данных участков.

В результате вышеизложенного порядка не представилось возможность проверить правильность расчета отпускных и компенсаций при увольнении.

 

3. Расчетно-платежная ведомость  выполняет несколько функций,  а именно: расчетного документа,  платежного документа, и, кроме  того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Расчетно-платежная ведомость (форма  0504401) составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые  расчеты по заработной плате при  уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости (форма 0504403) или расходным кассовым ордером. Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

Начисленные и выплаченные суммы  по этим расчетам включаются в расчетно-платежную  ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

Фактически в Университете расчетно-платежные  ведомости в 2007 году не велись. В  программе можно было сформировать только платежные ведомости и Форму № 2- НДФЛ (устное пояснение работников расчетного отдела бухгалтерии).

Все остальные ведомости велись на образцах неустановленной формы  с отсутствием обязательных реквизитов.

4. Журнал операций расчетов по  оплате труда является регистром синтетического учета. Журнал составляется бухгалтериями на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами. Свод ведомостей ведется отдельно: по оплате труда за счет бюджетных средств и средств и полученных от иной деятельности, приносящей доход.

Проверкой невозможно установить, на основании каких документов составлялся  свод ведомостей по оплате труда, так  как в предоставленных документах отсутствует наименование документа, дата составления, подпись и Ф.И.О. исполнителя,  подписи должностных лиц.

5. В нарушение ст. 136 гл. 21 Трудового  кодекса РФ Университетом в  2007 году заработная плата выплачивается  один раз в месяц.

         Вышеуказанные  нарушения носят систематический характер, что говорит о низком уровне контроля должностных лиц, уполномоченных организовывать и направлять работу данных участков.

9. АУДИТ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

 

Работа кадровой службы любого учреждения обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы. Кроме того, в учреждении должны быть разработаны локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

        Для определения состояния кадровой  документации, выявления типичных  ошибок и оценки риска нами составлены таблицы с указанием отсутствующих журналов и приказов.

 

                         Таблица 1.Обязательные документы.

 

№ п/п	Наименование документа	Комментарии
1.	Правила внутреннего  трудового распорядка	Типовая форма без конкретизации по специфике работы учреждения
2.	Положение о  защите персональных данных	Типовая форма  без регламента проведения обработки  ПД
3.	Положение о  коммерческой тайне	Нет
4.	Положение о  кадровом делопроизводстве	Нет
5.	Положение о  проведении аттестации	Нет
6.	Номенклатура  по кадровому делопроизводству	Не оформлена (отдельный лист из общей номенклатуры)
7.	Инструкция  по охране труда	Нет
8.	Трудовые договоры	Не носят  правовой характер (обязательные  условия невыдержанны, без подписей  и печатей)
9.	Штатное расписание	Нет (программная  распечатка планово-экономического отдела)
10.	Положение о  структурных подразделениях	Нет
11.	График отпусков	В черновом варианте
12.	Табель учёта  рабочего времени	Нет
13.	Приказы по личному  составу	Не носят правовой характер
14.	Приказы по основной деятельности	Не носят  правовой характер
15.	Приказы по командировкам	По словам работников управления, приказы «км» находятся  у секретаря
16.	Личные карточки ф.Т-2	Не носят  правовой характер (только приобретены бланки и начато оформление)
17.	Личные дела	Требуют доработки
18.	Трудовые книжки	Записи в  разделе «Сведения о работе»  не соответствуют правилам ведения  трудовых книжек и ТК РФ.
19.	Книга учёта  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним	Ведётся не по установленному образцу
20.	Журнала учёта  инструктажа по охране труда	Нет
21.	Журнал учёта  мероприятий по контролю	Нет

 

             Таблица 2. Документы, которые также стали обязательными, т.к

               условия по ним не оговорены  в трудовых договорах

 

№ п/п	Наименование документа	Комментарии
1.	Должностные инструкции	Индивидуальных  нет
2.	Положение об оплате труда	В положении  нет регламента установления надбавок
3.	Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём	Нет
4.	Коллективный  договор	На основе типового, без конкретизации применительно  к учреждению
5.	Договоры о  индивидуальной материальной ответственности	Нет
6.	Документы по обязательному медицинскому страхованию	Со слов оформлением  полисов занимается профком

 

                                             Таблица 3. Журналы учета

 

№ п/п	Наименование	Комментарии
1.	Журнал ознакомления с локальными актами	Нет
2.	Журнал учёта  приказов	В черновике
3.	Журнал учёта  работников уходящих на пенсию	Нет
4.	Журнал учёта  выдачи командировок	Нет
5.	Журнал учёта  вы дачи справок, копий документов	Нет

 

 

Таблица 4. Приказы, имеющие правовой характер

 

№ п/п	Наименование	Комментарии
1.	Приказ на полномочия подписания документов в кадровом  делопроизводстве (табеля, выписки  приказов; подписи в трудовых книжках, справки и т.п.)	Нет
2.	Приказ на утверждение комиссии по определению стажа и размера ежемесячных надбавок	Нет
3.	Приказ об определении  должностных лиц имеющих право  доступа персональными данными  работников (конкретно по фамилиям)	Нет
4.	Приказ об утверждении  графика проведения Учёного Совета	Нет
5.	Приказ об определении  педагогической нагрузки	Нет
6.	Приказ о  назначении ответственных за обработку, учёт и хранение персональных данных в учреждении	Нет
7.	Приказ о  подотчётных лицах на получение  наличных денежных средств	Нет
8.	Приказ об утверждении комиссии по списанию и уничтожению документов в связи с истечением  сроков их хранения	Нет
9.	Приказ об утверждении  плана мероприятий по обеспечению  безопасности персональных данных при  их обработке в учреждении ( с  приложением плана)	Нет
10.	Приказ  о создании комиссии по охране труда	Нет
11.	Приказ о  создании комиссии по проведению инвентаризации, приёму и списанию основных средств  и материальных ценностей	Нет
12.	Приказ о  комиссии по рассмотрению обращений  работников в структурных подразделениях	Нет
13.	Приказ об утверждении  штатного расписания	Нет
14.	Приказ об утверждении  локальных нормативных актов (положений,  инструкций)	Нет

 

Разрабатывают и оформляют такие документы  сотрудники кадрового управления учреждения совместно с юристом. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

На основании  Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа управления кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона. В данном случае положение может быть разработано на основании типового положения.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Необходимо разработать данное положение.

Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах  охраны труда в Российской Федерации" позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее  время существуют определенные стандарты  оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

В данном случае требования по Унифицированной системе  документации не соблюдаются.