Бухгалтерский учет

На основании  акта бухгалтерская служба организации  производит соответствующую запись в инвентарной карточке переданного объекта и прилагает указанную карточку к акту (накладной) приемки-передачи основных средств. Списание стоимости указанных основных средств производится на основании акта (накладной) приемки-передачи с приложением договора дарения и письменного сообщения (авизо) принимающей организации о принятии к бухгалтерскому учету этого объекта (договора мены).

Безвозмездная передача основных средств согласно первичным документам по выбытию  оформляется проводками через счет 01, субсчет "Выбытие основных средств" с соответствующим начислением НДС. Схема корреспонденции счетов по учету безвозмездной передачи основных средств представлена в таблице 9 (Приложение 2).

Передача основных средств в уставный капитал других предприятий отражается через счет 01, субсчет "Выбытие основных средств" на счете 58 "Финансовые вложения", при этом разница между остаточной стоимостью и согласованной оценкой взноса фиксируется по счету 91 "Прочие доходы и расходы" (Приложение 2, таблица 10).

Списание основных средств в связи с их недостачей или порчей по вине материально ответственных лиц или по не установленным причинам регулируется в соответствии со ст. 12 Федерального закона РФ “О бухгалтерском учете”.

 

3.2 Документальное оформление движения основных средств и их аналитический учет

 

Учет основных средств в организациях ведется  в соответствии с действующим  Положением по учету основных средств  и Методическими указаниями по учету  основных средств и организуется на основе принятого классификатора в разрезе инвентарных объектов.

Инвентарный объект как единица учета основных средств  представляет собой объект со всеми  приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно  обособленный предмет, предназначенный  для выполнения самостоятельных  функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенного вида работ. Если объект включает несколько частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Для правильной организации аналитического учета  и обеспечения контроля над сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту, находящемуся в эксплуатации или в запасе, присваивается инвентарный  номер (серия номеров), который пробивается на металлическом жетоне или наносится на объект масляной краской.

Аналитический пообъектный учет основных средств  ведется бухгалтерией предприятия  на инвентарных карточках типовой  формы ОС-6 “Инвентарная карточка учета  основных средств” (на бумажных или машиночитаемых носителях информации). Они открываются отдельно на каждый объект. Приспособления и принадлежности, составляющие единое целое с объектом, также отражаются в его инвентарной карточке. Обязательными реквизитами карточек являются: наименование объекта, его инвентарный номер, завод-изготовитель, номер акта, дата приемки, первоначальная стоимость, местонахождение, краткая технико-эксплуатационная характеристика, срок полезного использования, способ начисления амортизации и др. В процессе эксплуатации в карточках делаются отметки о перемещении объекта внутри предприятия, о его капитальном ремонте и выбытии. Основанием для этого служат данные первичных документов — технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и ликвидацию объектов. При этом обязательными являются подписи Должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций. При переоценке объектов восстановительная стоимость отражается в разделе карточки “Реконструкция, модернизация”. По наиболее важным объектам в отделе главного механика организации оформляется специальный паспорт или дело. В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, пообъектный учет ведется в инвентарной книге типовой формы по классификационным группам (видам) основных средств и по местам их нахождения. При отсутствии автоматизированного учета инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии предприятия. В картотеке бухгалтерии они располагаются по классификационным группам в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов, а внутри их по местонахождению (цех, отдел), видам (здания, сооружения и т.д.), инвентарным номерам. Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях типовой формы, которые ведутся в одном экземпляре по классификационным группам (видам) основных средств. При использовании инвентарных книг описи не составляются.

Учет объектов основных средств по местам их эксплуатации осуществляется в инвентарном списке типовой формы, данные которого должны быть идентичны записям в инвентарных карточках (книгах).

В течение отчетного  месяца инвентарные карточки по всем поступившим, выбывшим и перемещенным внутри организации объектам хранятся в особой ячейке картотеки, а по основным средствам, находящимся в запасе (резерве) или консервации, карточки в картотеке бухгалтерии отделяются специальным разделителем. По данным инвентарных карточек и ведомостей расчета амортизации (износа) в конце месяца заполняются карточки учета движения основных средств типовой формы в разрезе видов (групп) основных средств. В конце года по итоговым суммам карточек учета движения составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой сверяются с данными главной книги и служат основанием для заполнения отчетности о наличии и движении основных средств.

Аналитический учет базируется на использовании унифицированных  форм первичной учетной документации, разработанных Государственным  комитетом РФ по статистике и согласованных  с Министерством финансов РФ.

Для первичного учета основных средств используются следующие формы:

ОС-1 “Акт (накладная) приемки-передачи основных средств”;

ОС-3 “Акт приемки-сдачи  отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов”;

ОС-4 “Акт на списание основных средств”;

ОС-4а “Акт на списание автотранспортных средств”;

ОС-6 “Инвентарная карточка учета основных средств”;

ОС-14 “Акт о  приемке оборудования”;

ОС-15 “Акт приемки-передачи оборудования в монтаж”;

ОС-16 “Акт о  выявленных дефектах оборудования”.

Перечисленные формы первичной учетной документации применяются юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими финансово-хозяйственную деятельность во всех отраслях экономики.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая  руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1) на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указывают  наименование объекта, год постройки  или выпуска заводом, краткую  характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту  инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акт приемки-передачи основных средств  передают в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую  документацию, относящуюся к данному  объекту (паспорт, чертежи и др.).

На основании  этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные  карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах – для сдающей и принимающей основные средства организации.

Приемку законченных  работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке  капитальных вложений, оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф.№ОС-3). В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Акт подписывают работник цеха (отдела), уполномоченный на приемку основных средств, и представитель цеха (предприятия), производящего реконструкцию и модернизацию, и сдают его в бухгалтерию предприятия, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру для обеих сторон).

Внутреннее  перемещение основных средств из одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение основных средств (Ф. № ОС-2). Она должна содержать фамилии, имена, отчества и должности сдатчика и получателя, основание для перемещения основных средств, название, инвентарный номер и краткую характеристику технического состояния объекта; подписи сдатчика и получателя и некоторые другие данные. Накладную выписывает в двух экземплярах работник цеха (отдела)-сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств.

Операции по ликвидации всех основных средств, кроме  автотранспортных, оформляют актом о ликвидации основных средств (ф. № ОС-4), а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа – актом о ликвидации автотранспортных средств (Ф. № ОС-4а).

В актах о  ликвидации основных средств указывают  техническое состояние и причину ликвидации объекта, первоначальную стоимость, сумму износа, затраты по ликвидации, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и др.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от ликвидации, превышение выручки над расходами по ликвидации или расходов над суммой выручки.

Аналитический учет основных средств. Основным регистром  аналитического учета основных средств  являются инвентарные карточки, содержание и форма которых зависят от вида основных средств.

Здания и сооружения учитываются в инвентарных карточках ф. № ОС-6, машины, оборудование, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь – в ф. № ОС-7; животные и многолетние насаждения – в ф. № ОС-8. Указанные инвентарные карточки различаются в основном содержанием оборотной стороны, предназначенной для краткой индивидуальной характеристики объекта (например, если предметом учета является здание, то указывают фундамент, основание, стены, колонны, опоры, кровлю, общую полезную и жилую площадь и др.). На лицевой стороне инвентарных карточек всех видов указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (рождения, закладки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, полную стоимость, нормы износа, шифр затрат (для отнесения сумм износа), сумму износа на дату приемки или переоценки объекта. Впоследствии в карточке отмечают дату и стоимость каждого капитального ремонта (ф. № ОС-6 и № ОС-7), внутреннее перемещение объекта и причину выбытия.

Инвентарные карточки ф. № ОС-6, ОС-7 и ОС-8 составляют в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Учет однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость и поступивших одновременно в один цех или отдел, может осуществляться в инвентарной карточке группового учета основных средств (ф. № ОС-9) с указанием в ней отдельных инвентарных номеров по каждому объекту.

При размещении в одном здании нескольких структурных  подразделений (цехов, отделов и  др.), по которым затраты планируются  отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «Для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между пользователями.

Инвентарные карточки (книги) заполняют на основе первичных  документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.), которые передают затем под расписку в соответствующий отдел предприятия.

С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-10) с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта и его названия. Организации, учитывающие основные средства в инвентарной книге, описи не составляют.

По месту  нахождения (эксплуатации) основных средств  для контроля за их сохранностью ведут  инвентарные списки основных средств (ф.№ ОС-13). В них записывают номер  и дату инвентарной карточки, инвентарный  номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) – дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют по лицам, ответственным за сохранность этих средств.

На арендованные основные средства в бухгалтерии  арендатора инвентарные карточки не открывают. Для аналитического учета поступивших основных средств используют копии инвентарных карточек арендодателя или же выписки из инвентарной книги.

В бухгалтерии  инвентарные карточки формируют  в инвентарную картотеку, построенную  с учетом классификационных групп по видам основных средств. На основе инвентарной картотеки на каждую классификационную группу основных средств (по отраслям и видам деятельности, признаку использования, видам основных средств) открывают карточку учета движения основных средств (ф. № ОС-12). В карточке за каждый месяц указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму износа и затраты на капитальный ремонт.

Совершенствование аналитического учета основных средств  связано с использованием ЭВМ. Первичные учетные документы на машиночитаемом носителе могут использоваться наравне с традиционными первичными документами на бумажном бланке. Они содержат закодированные обязательные реквизиты (наименование, дату, место, содержание хозяйственной операции и ее основание). Допускается не фиксировать те характеристики хозяйственных операций, которые представляют собой производную информацию и могут быть получены на основании нормативно-справочных данных или расчетов. В необходимых случаях возможно получение наряду с машиночитаемыми носителями тождественных по содержанию бумажных копий. При этом бумажные копии должны быть удостоверены соответствующими подписями, а также штампом или печатью предприятия.

В условиях автоматизации  учета вместо инвентарных карточек, книг и списков для учета инвентарных объектов по местам их нахождения создаются машинограммы наличия и движения основных средств. При использовании персональных компьютеров применяются типовые операции по поступлению и выбытию основных средств. Для каждого вида выходной информации устанавливается свой режим и алгоритм формирования с учетом периодичности ее получения, а по информации, получаемой в запросном режиме, — по срокам ее выдачи после запроса. При этом обеспечивается ограничение доступа к программным средствам, реализующим алгоритмы формирования выходной информации. Ответственность за это несет отдел автоматизированных систем управления, а бухгалтерия систематически контролирует соблюдение регламента формирования информации.

 

 

3.2 Операции  с нематериальными активами

 

В настоящее  время отсутствуют какие-либо рекомендации по документальному оформлению движения нематериальных активов. Поэтому организации  должны сами разрабатывать формы  соответствующих документов исходя из положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, Положение о бухгалтерском учете и отчетности, определившим перечень обязательных реквизитов в документах, и особенностей учитываемых объектов.