Бюджетирование и внутренний контроль исполнения бюджета

● определении наиболее эффективных (с учетом сложившейся  конъюнктуры и других факторов) видов  и направлений хозяйственной  деятельности ПО (АО);

● создании основы для проведения структурной перестройки ПО (АО), определения тех программ и видов  хозяйственной деятельности, которые  предстоит свернуть в обозримом  будущем или, наоборот, расширить;

● усилении стимулирования руководителей и работников структурных  подразделений ПО к повышению  рентабельности осуществляемых ими  видов деятельности, повышению отчетности за связанные с этим доходы и расходы, за конечные финансовые результаты;

● обучении руководителей  и работников структурных подразделений  ПО, чья деятельность связана с  получением доходов, основам финансового  планирования и финансового менеджмента, лучшему сопоставлению доходов  и расходов, связанных с хозяйственной  деятельности их подразделений;

● повышении финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений;

● обеспечении лучшей взаимосвязи  между интересами отдельного подразделения  ПО и интересами предприятия в  целом.

 

2. Структура бюджетов

Система финансового  планирования для ПО разрабатывается  в двух уровнях.

Уровень 1. Сводные бюджеты (для ПО в целом) в составе основных бюджетов:

1.1. Доходов и расходов.

1.2. Движения денежных  средств.

1.3. Расчетный баланс.

и вспомогательных:

1.4. Первоначальных (капитальных)  затрат (инвестиционный бюджет).

1.5. Кредитный план.

Уровень 2. Бюджеты ЦФО в составе основных бюджетов:

2.1. Доходов и расходов.

2.2. Движения денежных  средств.

2.3. Расчетный баланс.

и вспомогательных:

2.4. Первоначальных (капитальных)  затрат.

2.5. Кредитный план.

Для ПО в целом разрабатываются  сводные бюджеты доходов и  расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет первоначальных (капитальных) затрат и сводный расчетный баланс. Для  ЦФО разрабатываются бюджеты  доходов и расходов, движения денежных средств, бюджет первоначальных (капитальных) затрат и расчетные балансы.

Система финансового  планирования базируется на следующих  принципах:

● унификация (единообразие) всех бюджетных форм для всех ЦФО, независимо от специфики их хозяйственной  деятельности;

● унификация (согласованность) бюджетных периодов для ПО, ЦФО  и других структурных подразделений;

● унификация процедур разработки бюджетов различных уровней;

● совместимость бюджетных  форм (форматов) с установленными формами  государственной отчетности;

● совместимость вспомогательных  бюджетных документов с основными  бюджетными формами (форматами);

● обеспечение возможности  составления сводного бюджета;

● стабильность (неизменность) процедур бюджетирования и установленных целевых нормативов (показателей) на протяжении всего первоначального установленного бюджетного периода;

● разделение накладных  расходов на затраты ЦФО (общецеховые) и ПО в целом (общезаводские) по формуле, единой для всех подразделений;

● непрерывность процедуры  составления бюджетов, предусматривающей  регулярный просмотр и корректировку  ранее сделанных прогнозов на новый период, не ожидая завершения действующего;

● перед всеми подразделениями  заранее формулируются финансовые цели в виде заданий определенных норм рентабельности (доли чистой (нераспределенной) прибыли в чистой – нетто выручке  от реализации (в чистых продажах), операционной прибыли от реализации в чистой –  нетто выручке от реализации (в  чистых продажах), оказывающихся в  распоряжении ЦФО в бюджетный  период, лимитов отдельных видов  затрат в виде процента от выручки  от реализации (чистых продаж) или фиксированных  сумм в абсолютных цифрах);

● учет доходов и расходов, поступлений и списаний денежных средств необходимо проводить в  сопоставимых по времени (с поправкой  на инфляцию) единицах учета;

● детальный учет преимущественно  наиболее важных статей расходов, чья  доля в чистых продажах достаточно велика в процентном отношении.

 

3. Бюджетный регламент

С учетом специфики ПО (многопрофильная  деятельность) и нестабильности хозяйственной  конъюнктуры бюджетный период вводится продолжительностью 12 месяцев с  поквартальной, помесячной и подекадной разбивкой. При этом бюджеты доходов и расходов и движения денежных средств для ЦФО разрабатываются в разбивкой бюджета доходов и расходов по месяцам, бюджета движения денежных средств – по декадам (по 10 дней).

По итогам первого месяца I квартала корректируются прогнозы и  оценки на следующие месяцы того же (I) квартала, а также на II-IV кварталы.

По итогам второго месяца I квартала корректируются оценки на третий месяц того же квартала, составляются прогнозы на II квартала с помесячной (для БДиР и БДДС) и подекадной (для БДДС) разбивкой соответственно и корректируются оценки II-IV кварталы.

По итогам I квартала корректируются данные на1-3 месяцы II квартала и разрабатывается  предварительный общий прогноз (проформа) на пятый (следующий за IV) квартал (т. е. I квартал следующего года).

Бюджетные наметки (прогнозы) на I-IV кварталы в целом нового года бюджетного периода составляются и  представляются до 10-го числа месяца, предыдущего первому месяцу соответствующего квартала.

Бюджетные наметки на 1-3 месяцы I квартала бюджетного периода разрабатываются  и представляются до 20-го числа месяца, предшествующего первому месяцу I квартала. Одновременно представляются отчеты о фактическом исполнении бюджетов за прошлые (истекшие) периоды.

Порядок разработки бюджетов внутри бюджетного периода

1. До 20-го числа первого  месяца I квартала представляются  скорректированные бюджеты на  второй и третий месяц I квартал  и на II—IV кварталы в целом.

2. Подведение итогов первого  месяца I квартала осуществляется  до 10-го числа второго месяца I квартала.

3. До 20-го числа второго  месяца представляются скорректированные  бюджеты на третий месяц I квартала, на II квартал с помесячной разбивкой  и на III—IV кварталы в целом.

4. Подведение итогов второго  месяца I квартала осуществляется  до 10-го числа третьего месяца I квартала.

5. До 20-го числа третьего  месяца представляются скорректированные  бюджеты на II квартал с помесячной  разбивкой и на III—IV кварталы  в целом, а также составляется  общий предварительный прогноз  (проформа) на I квартал нового бюджетного  периода (на новый календарный  год), т. е. на I квартал, следующий  за IV кварталом текущего бюджетного  периода.

6. Подведение итогов I квартала  до 10-го числа первого месяца II квартала.

Разработка соответствующих  бюджетов внутри II и III осуществляется согласно пп. 1-6 бюджетного регламента.

При подведении итогов за II квартал корректируются прогнозы на III и IV кварталы, проформа на I квартал  следующего года и составляются проформ.

При корректировке бюджетов представляются данные о фактическом  исполнении бюджетов (до 10-го числа  месяца, следующего за отчетным).

 

4. Организация  финансового планирования и бюджетного  контроля

4.1. Организация  финансового планировании

При отсутствии в ЦФО специального подразделения, занимающегося финансовым планированием и анализом , эти  функции выполняет специально выделенная группа работников планово-экономического отдела, финансового отдела и бухгалтерии  во взаимодействии с другими службами, которые должны предоставлять информацию, необходимую для составления  бюджетов. Планово-экономическая служба ПО (плановики ЦФО) составляет бюджеты, и корректирует их внутри бюджетного периода. Бюджеты капитальных (первоначальных) затрат, кредитный план и бюджет движения денежных средств в целом  согласовываются с отделом платежей (финансовым отделом) ПО. Бухгалтерская  служба ПО (бухгалтеры ЦФО) отвечают за подготовку отчетов о выполнении бюджетов и (или) предоставляют необходимые  данные.

Бюджеты ЦФО и отчеты об их исполнении составляются специально выделенными и подготовленными  специалистами: экономистом-плановиком и бухгалтером ЦФО.

Составление бюджетов доходов и расходов. Разработка бюджета начинается с определения общего оборота, нетто-выручки от реализации и прямых затрат, а также величины валовой прибыли в соответствии с форматом бюджета. Разработчик бюджета готовит бюджет продаж, определяет нормативы (лимиты) различных категорий затрат и бюджетные наметки по этим статьям (которые могут быть составлены на основе фактических тенденций в предшествующие периоды) на предстоящий бюджетный период и представляет их на согласование коммерческой (сбытовой) службы ПО.

В течение двух дней со дня  получения этих данных коммерческая служба (отдела сбыта) ПО должна завизировать бюджетные наметки или скорректировать  их (с учетом вновь заключенных  договоров, поступивших предложений (уведомлений) об изменении условий  действующих договоров, оценок их стоимости  и другой информации). По истечении  указанного срока или при отсутствии корректировок со стороны коммерческой службы (отдела сбыта) бюджетные наметки  считаются согласованными и утвержденными.

Определение накладных расходов осуществляется следующим образом.

Коммерческие расходы, прежде всего расходы на рекламу, на предстоящий  бюджетный период должны быть согласованы  разработчиком бюджета с коммерческой службой, отвечающей за маркетинг и  рекламу . Для этого разработчик  первоначально запрашивает данные о наметках бюджета коммерческих расходов (рекламы) на предстоящий период у этой службы (которая в двухдневный  срок получения запроса должна предоставить разработчику соответствующую информацию или бюджет коммерческих расходов ПО или ЦФО), затем корректирует их в  соответствии с общими установками  бюджетной политики, определяемой руководством ПО и уведомляет о корректировках коммерческую службу (отдел сбыта). Если в указанный срок коммерческая служба не представляет наметки бюджета  его разработчику, то последний самостоятельно принимает решение о бюджете  рекламы на предстоящий период, исходя из фактически сложившихся нормативов (доли расходов на рекламу в объеме нетто-выручке от реализации) и общих  установок бюджетной политики. Разработчик  бюджета в однодневный срок обязан уведомить коммерческую службу о  корректировках бюджет коммерческих расходов.

В случае когда бюджетные  заявки коммерческой службы превышают  установленные нормативы или  корректировки, сделанные разработчиком  бюджета, после получения бюджетных  наметок, и коммерческая служба не соглашается с этими корректировками (опротестовав служебной запиской руководителя службы корректировки разработчика в течение одного рабочего дня, после получения соответствующей информации), решение о размере бюджета коммерческих расходов на предстоящий период принимается первым руководителем (генеральным директором) ПО или его заместителем по экономическим вопросам в течение двух дней с момента получения протеста (докладной записки) коммерческой службы.

Решение по персональным бюджетным  наметкам по уровню (лимитам затрат) других статей накладных расходов (управленческие расходы ПО или ЦФО) принимается  разработчиком самостоятельно, исходя из фактически сложившегося их уровня в предшествующие периоды по согласованию с руководителем ПО или ЦФО, который  обязан в двухдневный срок после  получения бюджетных наметок  от разработчика бюджета сделать  корректировки бюджета управленческих расходов ПО или ЦФО. Его решение  является окончательным и может  быть отменено только руководителем  ПО в соответствии с общими установками  бюджетной политики на предстоящий  бюджетный период.

Расходы бюджета по обслуживанию внешнего долга ПО или ЦФО определяются разработчиком бюджета в соответствии с представленными бухгалтерией и финансовым отделом ПО данными  о размере внешнего долга и  условиях его обслуживания в предстоящий  бюджетный период.

Расходы на амортизацию определяются разработчиком бюджета в соответствии с представленными бухгалтерией ПО общими установками учетной политики на предстоящий бюджетный период.

Составление бюджетов первоначальных затрат осуществляется руководителем проекта (разработчиком отдельного бизнес-плана) или должностным лицом, ответственным за техническое развитие производства в соответствии с бюджетным регламентом. Бюджет согласовывается с руководством ПО или ЦФО (визируется первым руководителем или его заместителем) и предоставляется работнику бюджета первоначальных затрат в бюджет движения денежных средств (но не позднее чем за три дня до предоставления бюджета движения денежных средств ЦФО на согласование в финансовую службу или отдел ПО).

В случае предоставления бюджета  первоначальных затрат в сроки, не позволяющие  разработчику бюджета движения денежных средств включить соответствующие  данные бюджета первоначальных затрат, последние могут быть включены в  бюджеты ПО или ЦФО только при  его корректировке (т. е. спустя один месяц бюджетного периода), но уже  после согласования с руководителями ПО (утверждения генеральным директором ПО или его заместителем по экономическим  вопросам).

Составление плана  кредитов осуществляется в два этапа:

1) в виде предварительного  варианта (проформы) – до составления  бюджета движения денежных средств  (выполняется работником самостоятельно  на основе данных бюджета первоначальных (капитальных) затрат);

2) в окончательном виде  – после составления бюджета  движения денежных средств (как  его результат).