Документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле

                                                                                                                                      

МИНИСТЕРСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

ВОРОНЕЖСКИЙ ФИЛИАЛ

ФГОУ ВПО СПГУВК

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

 

 

 

по предмету: «Теория бухгалтерского учета»

по теме:         «Документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле».

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                         студентки: Крысановой Елены

                                                 специальность: бухгалтнрский учет, анализ и аудит

                                                 срок обучения: 6 лет

                                                 курс: 3

                                                 шифр: БУ-881192

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Проверил: Вострикова Лилия Алексеевна                  

 

 

 

ВОРОНЕЖ

2010 г.

                                                                  Содержание

 

 

           Введение............................................................................................................3

 

           1. Первичное наблюдение в учете

    1.1. Носители первичной учетной информации...................................................5

              2. Документирование хозяйственных операций

     2.1. Классификация документов...........................................................................7

     2.2. Реквизиты и формы документов..................................................................11 

              3. Организация системы управления документооборотом

     3.1. Организация документооборота..................................................................18

     3.2. Исправление ошибок в первичных документах.........................................27

     3.3. Порядок хранения бухгалтерских документов...........................................30

              Заключение.....................................................................................................34

            Список использованных источников...........................................................36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                       Введение

 

          Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.

       Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

           Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

            Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29,07,98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21,11,96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. [1, стр. 394]. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

   Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием  и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

      Целью данной работы является  документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле.

     В связи с поставленной целью в работе ставятся следующие задачи:

• охарактеризовать понятия «первичное наблюдение», «единица первичного наблюдения» и др.;
• понять важность организации первичного документирования хозяйственных операций;
• назвать обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичных документах;
• разобраться в классификации первичных учетных документов;
• объяснить сущность и значение документации.

       

     Теоретической основой данного исследования являются монографии современных отечественных и зарубежных авторов, учебная литература, справочные материалы, публикации в периодической печати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Первичное наблюдение в учете

1.1.Носители  первичной учетной информации

 

       Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

• описывают факты хозяйственной деятельности;
• фиксируют данные о них на материальных носителях;
• сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

     Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

      Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

    В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

       Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения  определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

  Первичная единица бухгалтерского наблюдения - факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

  Информационные сообщения о фактах хозяйственной деятельности поступают в бухгалтерию, например, в виде:

• первичных и вторичных (сводных) документов;
• сигналов регистрационных приборов и датчиков;
• телеграфных, телефонных и других сообщений;
• различных машинных носителей информации.

      Материальный носитель данных - любой материальный предмет или способ, при помощи которого зафиксированы данные, содержащиеся в информационном сообщении. Материальные носители данных служат формой существования информационных сообщений.

       В бухгалтерском учете к информационным сообщениям о первичном наблюдении фактов хозяйственной деятельности предъявляют особые требования. Способ их отражения на материальных носителях данных должен обеспечить юридическую доказательность и достоверность каждого информационного сообщения.

        Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода  по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

              Правило, гласящее, что без документа нет записи на счетах, нарушаться не должно. Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.

 

 

 

 

             2. Документирование хозяйственных операций

 2.1.Классификация документов

 

      Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на сплошном документировании хозяйственных операций. Это требование  закреплено действующим национальном законодательством, в первую очередь Законом «О бухгалтерском учете».

    Документирование - совокупность процедур первичного отражения (регистрации) хозяйственных фактов в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. Результатом процедур документирования является совокупность первичных и сводных документов - бухгалтерская документация.

      Бухгалтерия обязана своевременно проверять первичные документы и контролировать содержащуюся в них информацию.

    Первичный документ (для бухгалтерского учета) - это письменное свидетельство о совершении определенного хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующих дальнейших пояснений и детализаций.

   Первичный документ содержит информацию, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, диске), которые имеют официальный характер и адресованы соответствующему должностному лицу.

     Согласно информации, содержащейся в документе, устанавливается ответственность отдельных исполнителей за последствия выполненных ими хозяйственных операций. Отсюда назначение документации - непрерывный сплошной учет всех хозяйственных фактов (операций). В документе указывается характер и сущность хозяйственной операции, ее содержание, количественное выражение.

 

      Приведем классификацию первичных документов по разным признакам (рис.1).[8, стр. 62].

                             Рисунок 1. Классификация бухгалтерских документов.

         По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

       Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примером таких документов могут служить платежные требования-поручения, счет-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.

      Внутренние документы создаются внутри организации (авансовые отчеты, требования и др.).

        По назначению документы разделяются следующим образом:

• распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• документы бухгалтерского исполнения.

         Распорядительные документы – документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку).

        Распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

        Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.

        Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.

        Комбинированные документы - документы, которые  одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

         Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера и др.