Документирование хозяйственных операций

Порядок создания первичных учетных документов, сроки передачи их в бухгалтерскую службу определяются утвержденным графиком документооборота.

Типовые формы  первичной учетной документации

Первичные учетные документы стандартизированы: организации должны использовать бланки типовых (унифицированных) форм, а также бланки специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. В настоящее время применяются типовые формы первичной учетной документации:

– по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

– по учету труда и  его оплаты;

– по учету основных средств  и нематериальных активов;

– по учету материалов;

– по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

– по учету работ в  капитальном строительстве;

– по учету работы строительных машин и механизмов;

– по учету работ в  автомобильном транспорте;

– по учету результатов  инвентаризации;

– по учету кассовых операций;

– по учету торговых операций.

Типовые формы первичной  учетной документации применяются  организациями всех форм собственности и отраслевой принадлежности. Типовые формы предусматривают возможность обработки информации как традиционными методами, так и с применением средств вычислительной техники.

Типовые формы имеют  рекомендуемый формат, содержат минимальное и не-

обходимое количество реквизитов. Допускается включать в  типовые  формы 

недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства.

Бланки  типовых форм приобретаются организацией или  могут быть изготовлены ею самостоятельно с применением средств вычислительной техники. В условиях автоматизации бухгалтерского учета при заполнении форм могут использоваться цифровые коды. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

 

Таблица 1.1  Типовые формы по учету труда и его оплаты 

Номер

Наименование

Т-1 Т-2 Т-4 Т-5 Т-6 Т-8   Т-12   Т-13 Т-49 Т-51 Т-53 Т-54 Т-54а

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу Личная карточка Учетная карточка научного работника Приказ (распоряжение) о  переводе на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска Приказ (распоряжение) о  прекращении трудового договора (контракта) Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы Табель учета использования  рабочего времени Расчетно-платежная ведомость Расчетная ведомость Платежная ведомость Лицевой счет Лицевой счет

 

Таблица 1.2  Типовые формы по учету основных средств и нематериальных     активов

Номер

Наименование

ОС-1 ОС-3   ОС-4а  ОС-6   ОС-14 ОС-15 ОС-16 НМА-1

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных объектовОС-4 Акт  на списание основных средств Акт на списание автотранспортных средств Инвентарная карточка учета  основных средств (зданий и сооружений) Акт о приемке оборудования Акт приемки-передачи оборудования в монтаж Акт о выявленных дефектах оборудования Карточка учета нематериальных активов

 

 

Таблица 1.3  Типовые формы по учету кассовых операций 

 

Номер	Наименование
КО-1 КО-2 КО-3 КО-4 КО-5	Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов Кассовая книга Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств70

 

Таблица 1.4  Типовые формы по учету материалов 

 

Номер	Наименование
М-2 М-2а М-4 М-7 М-8 М-11 М-15 М-17 М-35	Доверенность Доверенность Приходный ордер  Акт о приемке материалов Лимитно-заборная карта Требование-накладная Накладная на отпуск материалов на сторону Карточка учета материалов Акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных при  разборке и демонтаже зданий и сооружений

 

Таблица 1.5  Типовые формы по учету работ в капитальном строительстве, по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов 

 

Номер

Наименование

КС-3 КС-6 КС-11 КС-14   МБ-2 МБ-4 МБ-7   МБ-8

Справка о стоимости  выполненных работ и затрат Общий журнал работ Акт приемки законченного строительством объекта  Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных  приспособлений Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов

 

 

 

 

 

Таблица 1.6  Типовые формы по учету результатов инвентаризации 

 

Номер

Наименование

Инв-1 Инв-1а Инв-2 Инв-3 Инв-4   Инв-5   Инв-6   Инв-8 Инв-8а     Инв-9   Инв-10   Инв-11 Инв-15 Инв-16   Инв-17   Прил. к ф.Инв-17 Инв-18   Инв-19   Инв-22   Инв-23   Инв-24   Инв-25   Инв-26

Инвентаризационная опись  основных средств Инвентаризационная опись  нематериальных активов Инвентаризационный ярлык Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути Акт инвентаризации драгоценных  металлов и изделий из них Инвентаризационная опись  драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных  единицах (узлах), оборудовании и других изделиях Акт инвентаризации драгоценных  камней, природных алмазов и изделий  из них Акт инвентаризации незаконченных  ремонтов основных средств Акт инвентаризации расходов будущих периодов Акт инвентаризации наличных денежных средств Инвентаризационная опись  ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими  дебиторами и кредиторами Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации Акт о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей Журнал учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

 

Подпись первичных документов

 

Руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером  утверждает перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов. Должно быть ограничено количество лиц, имеющих  право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей. Документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа власти). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий  между руководителем организации  и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

 

Проверка первичных документов

 

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной

проверке. Сначала документы  проверяются  по форме, то есть на полноту и

правильность оформления, на наличие всех обязательных реквизитов. Далее 

документы проверяются  по содержанию: контролируется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей, правильность арифметических подсчетов.

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы

по операциям, которые  противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы

главному бухгалтеру организации для принятия решения.  Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

Проверенные документы таксируются и контируются, то есть производится

денежная оценка произведенной  операции и определяется соответствующая 

корреспонденция счетов. На некоторые первичные документы  ставится так 

называемый контировочный  штамп.

 

 

Регистры бухгалтерского учета 

Данные о финансово-хозяйственных  операциях, содержащиеся в первичных

учетных документах, должны систематизироваться, накапливаться  и отражаться в виде бухгалтерских  проводок. Для  этой цели предназначены регистры бухгалтерского учета (учетные регистры).

Регистры бухгалтерского учета (учетные регистры) – это таблицы определенного формата и графления, на которых ведется систематическая и хронологическая запись хозяйственных операций. Учетные регистры являются основными носителями учетной информации. В зависимости от характера учетных записей учетные регистры делятся на регистры хронологической записи и регистры систематической записи.

В регистрах  хронологической  записи регистрация финансово-хозяйственных 

операций производится в хронологической последовательности, т.е. в порядке их  совершения.  К  данным  регистрам  относится  Регистрационный журнал.

В регистрах  систематической  записи регистрация финансово-хозяйственных 

операций производится в соответствии с системой счетов бухгалтерского учета. К регистрам  систематической записи относятся  Кассовая книга, Главная книга и др.

Регистры систематической  записи подразделяются на регистры синтетического учета и регистры аналитического учета.

К регистрам синтетического учета относятся мемориальные ордера, оборотные ведомости по синтетическим  счетам, Главные книги и пр.

К регистрам  аналитического учета относятся расчетные ведомости  по начислению заработной платы рабочим  и служащим, лицевые счета, карточки учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств. Некоторые  регистры могут использоваться как для синтетического, так и для

аналитического учета. К таким регистрам относятся  некоторые журналы-

ордера.

В зависимости от формы  построения учетные регистры подразделяются на

регистры двусторонней, односторонней и шахматной формы.

В регистрах двусторонней формы учетные записи по приходу и расходу какого-либо имущества производятся раздельно: слева – по приходу, справа – по расходу.

При односторонней форме учетного регистра записи по приходу и расходу не разносятся.

В регистре шахматной  формы по горизонтали указываются дебетуемые счета, а по вертикали – кредитуемые (или наоборот). Сумма по операции проставляется на пересечении горизонтали и вертикали, которые соответствуют дебетуемому и кредитуемому счету. Примером регистра шахматной формы является шахматная ведомость.

Внешний вид учетных регистров 

В зависимости от внешнего вида учетные  регистры подразделяются на:

– карточки,

– отдельные листы,

– специальные книги (журналы),

– машинограммы.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки учета основных средств) и материально-производственных запасов (карточки учета материалов, карточки учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов). Карточки не скрепляются между собой, а хранятся в специальных ящиках  – картотеках.  Карточки открываются на один год и регистрируются в специальном реестре. Так создается картотека малоценных и быстроизнашивающихся предметов, основных средств, материалов.

Отдельные листы – учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и заводятся, как правило, на один месяц или квартал. К ним относятся журналы-ордера, ведомости. Это самый распространенный вид учетных регистров. Преимуществом отдельных листов и карточек является возможность их заполнения с использованием технических средств.