Организация сельскохозяйственных организаций

Полная централизация учетного процесса заключается в том, что весь учетный процесс сосредоточен в центральной бухгалтерии. В подразделениях организации осуществляется лишь первичный учет. Заполненные первичные документы поступают в центральную бухгалтерию, где осуществляется их проверка, обработка, сверка и делаются записи в учетных регистрах. Полная децентрализация учетного процесса на сельскохозяйственных организациях применяется очень редко. Она состоит в том, что в каждом подразделении хозяйства ведется полный цикл учетных работ от заполнения первичных документов до оформления всех учетных регистров и составления баланса. В центральной бухгалтерии ведется лишь сводный учет по организации в целом.

В организации может использоваться частичная децентрализация. В этом случае в подразделениях организации ведется документальное оформление хозяйственных операций, группировка и сводка документов вплоть до составления производственных отчетов, лицевых счетов подразделений. В центральной бухгалтерии производятся записи в регистрах бухгалтерского учета на основании предоставленных производственных отчетов, материальных отчетов, сводных и накопительных документов.

Бухгалтерия СПК «Осовецкий» является централизованной, т.е. все учётные записи производятся в центральной бухгалтерии хозяйства. В производственных подразделениях есть учётчики. Учёт ведётся, используя регистры журнально-ордерной формы. Учётный аппарат бухгалтерии насчитывает 8 человек.

Во главе бухгалтерии стоит главный бухгалтер. В его подчинении заместитель главного бухгалтера и бухгалтера отделов. Всего в бухгалтерии четыре отдела: производственный отдел, материальный отдел, расчётный отдел и касса.

В целом анализируя структуру, состав и работу бухгалтерской службы СПК «Осовецкий» можно сделать вывод, что при нынешнем положении хозяйство нуждается в столь расширенном штате учётных работников, среди работников только 2 имеет высшее специальное образование, при заполнении большинства бухгалтерских документов соблюдается существующие требования.

Ведение бухгалтерского учета в  организации осуществляется согласно учетной политике организации, сформированной в соответствии с законодательством  Республики Беларусь и утвержденной решением собрания уполномоченных. Хозяйство, руководствуясь нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности, самостоятельно формирует свою учетную политику исходя из структуры, отраслевых и иных особенностей хозяйственной деятельности.

Учетная политика СПК «Осовецкий» принята на собрании уполномоченных и утверждена 29 декабря 2012года.

Выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета применяются всеми ее структурными подразделениями независимо от места их расположения и от того, находятся ли они на общем балансе или выделены на самостоятельный баланс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

……………

2.6   ГРАФИК  ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ИСПОЛНЕНИЕ

 

Некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).

В тоже время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления, на предприятии    должны    оформляться    правила    документооборота, утверждаемые в составе его учетной политики по бухгалтерскому учету.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

 

 

2.7    РАСПРЕДЕЛЕНИЕ  ОБЯЗАННОСТЕЙ

СРЕДИ СЧЕТНЫХ  РАБОТНИКОВ

 

Учетные операции выполняют бухгалтерские работники, выделенные для этого, независимо от того, в каком подразделении Национального Банка они состоят. В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем за правильностью заполнения расчетных, кассовых и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата.

Все бухгалтерские работники в вопросах ведения бухгалтерского учета подчиняются главному бухгалтеру.

Перечень служебных обязанностей разрабатывает главный бухгалтер для всех работников, учитывая сложность выполняемых работ, стаж и квалификацию    исполнителей, а также необходимость обеспечения взаимозаменяемости работников.

Распределение обязанностей среди работников бухгалтерии напрямую связано с планом выполнения учетных работ. План выполнения учетных работ должен предусматривать равномерную нагрузку учетного аппарата в течение месяца. Именно из этого в первую очередь и должно исходить распределение служебных обязанностей в бухгалтерии. Предлагается при распределении служебных обязанностей также учитывать и другие значимые факторы: важность той или иной работы, квалификацию исполнителей и др.

Поэтому при распределении служебных обязанностей следует исходить из того, что наиболее ответственные и сложные работы выполнялись бы наиболее квалифицированными работниками. Кроме того, распределение обязанностей необходимо построить таким образом, чтобы была обеспечена взаимозаменяемость работников.

Распределение обязанностей между структурными подразделениями бухгалтерской службы и отдельными бухгалтерскими работниками устанавливается главным бухгалтером, последующее их перераспределение производится главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера, и оформляется приказом распределения и перераспределения счетов между бухгалтерскими работниками хозяйства.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

Основным назначением графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работы, намечаются мероприятия по научной организации труда счетных работников. Графики бывают индивидуальные, структурные и сводные.

В индивидуальных графиках (календарных планах) указывается, какие работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Графиком регламентируется занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительные периоды (месяц, квартал и т.д.)

В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации (расчетной группы бухгалтерии, складом, цехом и т.п.)

В сводном графике указываются сроки выполнения отдельных учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т.д.) по организации в целом. В нем в обобщенном виде отражается весь учетный процесс, и ответственность за его выполнение лежит на главном бухгалтере или старшем бухгалтере организации. Графики учетных работ составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ.

Бухгалтерия СПК «Осовецкий» представлена четырьмя отделами: производственный отдел, материальный отдел, расчётный отдел, касса.

В производственном отделе учёт ведет 1 человек: бухгалтер по производству. В сферу их деятельности входит учёт затрат произведённых предприятием на ведение основного, вспомогательного и обслуживающего производства, а также выход продукции этих производств и калькуляция её себестоимости.

Материальный отдел составляют 2 человека: бухгалтер по учету ГСМ, бухгалтер по складскому учету, эти работники отвечают за ведение учёта по счетам производственных запасов и готовой продукции, полученной от растениеводства, животноводства и промышленного производства.

В расчётном отделе два человека: бухгалтер по расчётам и бухгалтер по оплате труда - в их обязанности входит ведение учёта операций по возникновению и погашению различных задолженностей перед предприятием со стороны покупателей и заказчиков, подотчётных лиц, прочих дебиторов, а также задолженности предприятия перед поставщиками и подрядчиками, бюджетом, органами социального страхования, персоналом по оплате труда и прочими кредиторами.

В кассе один человек - кассир, на него возложены обязанности по ведению и учёту кассовых операций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.8    ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ

БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета.

Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

• По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
• По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

- По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);

- По номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями  структурных  подразделений.   Эта работа проводится ежегодно.

Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

Порядок пользования документами из архива:

1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.
2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.
3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.
4. Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.
5. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.
6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.