Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота

Каждая из этих групп объединяет однородные по экономическому содержанию затраты, которые не могут быть разложены  на составные части и рассчитываются независимо от того, где они произведены.

44 счет затрат в ходе  деятельности АОЗТ «Агростромсервис» корреспондирует со счетами:

• Дт 44-3 Кт 71-1 - отражается операция оплаты за счет подотчетных сумм стоимости оказанных услуг.
• Дт 44 Кт 02 - отражается списание сумм амортизации основных средств.
• Дт 44 Кт 10 - отражение фактической себестоимости материалов и тары, израсходованных при доставке товара.
• Дт 44 Кт 70 - отражается начисленная заработная плата грузчикам.
• Дт 44 Кт 69/68 - отчисления из заработной платы.
• Дт 90 Кт 44 - отражена сумма коммерческих расходов по реализованным ТМЦ.

В соответствии с инструкцией  по применению плана счетов рекламные  расходы учитываются на счете 44, нормативы на рекламу поставлены в зависимости от объема работ включая НДС. В учете делаются записи:

• Дт 44 Кт 76/60 - затраты по рекламным услугам.
• Дт 19 Кт 76/60 - учтен НДС по оказанным рекламным услугам.
• Дт90 Кт44 - рекламные расходы отнесены на себестоимость продукции.

На АОЗТ «Агростромсервис» 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» отнесены к группе финансово-результативных счетов. Сюда же входит и итоговый счет прибылей и убытков: 99 «прибыли и убытки». Эти три бухгалтерских счета составляют единый блок взаимосвязанных счетов, информация которых используется для формирования показателей отчета о прибылях и убытках.Счета 90 и 91 отнесены к составляющим. По их кредиту отражаются доходы, а по дебету - расходы. При превышении доходов над расходами разница списывается в виде прибыли на кредит счета 99, а при превышении расходов - в виде убытка на дебет счета 99. Для отражения отдельных составляющих финансового результата от продаж к счету 90 открываются субсчета: 90-1 «выручка от продаж»; 90-2 «Себестоимость продаж».В течение месяца по счету 90 составляют бухгалтерские проводки:

• Дт 90-2 Кт 41 - на сумму проданных товаров по себестоимости;
• Дт 62 Кт 90-1 - на сумму выручки от продажи по ценам реализации;
• Дт 90-2 Кт 44 - на сумму коммерческих расходов.

По дебету счета 90 отражается полная (коммерческая) себестоимость  реализованных товаров, а по кредиту - выручка от реализации. Выявленный результат представляет собой прибыль  или убыток от продаж за месяц. Эта  сумма записывается заключительным оборотом отчетного месяца:

• Дт 90-9 Кт 99 (в случае прибыли);
• Дт 99 Кт 90-9 (в случае убытка).

До конца отчетного  года никаких списаний по субсчетам  счета 90 не делается. В декабре отчетного  года после списания финансового  результата за указанный месяц внутри счета 90 производятся заключительные записи по закрытию всех субсчетов. По дебету и кредиту счета 90 отражается одно и то же количество проданных  товаров, но в разной оценке: по дебету - по себестоимости, по кредиту - по ценам  реализации.

Глава 3  Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота

3.1 Предложения по повышению  эффективности производства, организации  управленческого  учёта и   системы управления предприятием

Своевременный и быстрый  доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного  решения любого рода задач. Оперативность  и качество формирования документов, сглаженность работы справочно-информационной  службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую  эффективность деятельности предприятия  в целом.

Уменьшение времени, которое  тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки  документов, является одним из главных  способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в  централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в  архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые  процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых  шаблонов, регистрацию входящей, исходящей  и внутренней корреспонденции, маршрутизацию  документов, контроль прохождения и  исполнения документов, создание единого  хранилища информации.

Объективным требованием  к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки  и регистрации различных типов  информации, такой, как текстовые  файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа  нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой  участник делового процесса мог в  любое время получить доступ к  документу и к любой требуемом  информации. При этом важно соблюдать  строгое разграничение доступа  и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации  деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение  связи с деловыми партнерами, клиентами  и поставщиками так же важно, как  и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами  с деловым партнером. Это достигается  распределенным доступом к общим  базам данных и встроенной электронной  почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно  используемых баз данных системы.

В полной мере всем этим требованиям  отвечает система автоматизации  делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, программный продукт, разработанный компанией АйТи на базе Lotus Notes. Технологии Lotus широко используются для организации совместной работы и автоматизации документооборота. При разработке системы БОСС-Референт были учтены требования Государственной системы документационного обеспечения управления, а также специфика исторически сложившейся системы делопроизводства в России. Поэтому применение системы не ограничено специализацией или размером организации.

Система может использоваться в любой организации, где требуются  получение целостной картины  о ходе подготовки и обработки  документов, контроль исполнения поручений, регистрация входящей, исходящей  или внутренней корреспонденции  с последующей обработкой, ведение  истории контактов, переписки с  клиентами и поставщиками. учет работы с договорами.

Гибкость системы. Гибкость, надежность, маcштабируемость, безопасность, интегрированность — эти характеристики используют практически все поставщики корпоративных информационных систем. Однако в каждом отдельном случае в зависимости от возможностей системы данные характеристики наделяются разным содержанием. Определенную сложность в их понимании вызывает тот факт, что между ними имеются связи, содержание которых также варьируется от системы к системе. Начнем рассмотрение названных терминов с понятия «гибкость».

Гибкость применительно  к системам автоматизации традиционно  понимается как возможность адаптации  системы с учетом потребностей предприятия-заказчика. Адаптация может осуществляться разными средствами.

Параметрическая настройка. В «гибкой» программе имеются  формы настройки, в которых пользователь при помощи простого переключателя  устанавливает или отменяет те или  иные возможности программы (параметры).

Модификация и развитие системы  с учетом потребностей заказчика. Для  этих целей служат встроенные средства, ядро которых составляет язык разработки приложений. Система может дорабатываться на стадии внедрения или в ходе ее эксплуатации, в том числе и  специалистами самого предприятия. В последнем случае заказчику  передается программный код системы, что имеет смысл только в том  случае, если самой структурой системы  гарантируется возможность ее безопасного  развития. Чем выше уровень языка доработки и модификации программы, тем эти доработки выполняются быстрее, а значит, и обходятся дешевле.

Визуальная настройка  экранных форм на уровне пользователей. «Гибкая» система предоставляет  возможность пользователю самому настроить  систему таким образом, что рядовой  бухгалтер в карточке клиента, например, будет видеть ограниченное число  полей и его действия будут  регламентированы редактированием  банковских реквизитов клиента. В то же время главный бухгалтер будет видеть намного больше полей и сможет редактировать и кредитный лимит, и группу иен, установленных для данного клиента, и т. п. Достигается это перемещением полей экранных форм, изменением атрибутов, удалением одних и выводом на экран других полей текущей таблицы, но все — в рамках выданных прав пользователю.

Связь с другими программами. Для этого специалистам предприятия  необходимо знать структуру данных системы. При наличии у пользователей  программного кода очень просто осуществить  связь системы с уже имеющимися на предприятии программами других разработчиков, автоматизированными  рабочими местами и пр. «Гибкая» система поддерживает также стандартные  программные библиотеки, предназначенные  для обмена данными между программами  разных разработчиков. Качество средств  экспорта-импорта определяет удобство и скорость передачи и получения  данных из других систем.

Разнообразные генератора отчетов, ориентированные на разные категории  пользователей. Наряду со сложными генераторами, предназначенными для создания опытными программистами сложных отчетов, в системе необходимы такие генераторы, при помощи которых любой пользователь может, не прибегая ни к чьей помощи, сделать необходимый ему отчет для анализа деятельности своего подразделения.

Все это составляет арсенал  средств по адаптации и доработке  под требования заказчика международной  автоматизированной системы управления предприятием «КОНКОРД». Система обеспечивает автоматизацию: финансового, налогового, управленческого учета, подготовки отчетов по стандартам ГААП, расчета заработной платы, учета основных средств, управления материально-техническим снабжением (включая складское хозяйство), всего производственного цикла — от закупки сырья до отгрузки товара потребителю. Общее число пользователей «КОНКОРД» в мире превышает 7.5 тыс. Благодаря высокой гибкости систему широко используют предприятия: торговые (40%), промышленные (34), сферы услуг (12), государственные (9%). Эту же систему я бы посоветовал использовать предприятию АОЗТ «Агростромсервис», кроме того в бухгалтерском учёте всё таки удобнее было использовать программу фирмы 1С — 1С-Бухгалтерия: Предприятие версии 7.0.

          Деятельность каждого предприятия проявляется в двух сферах: внешней и внутренней.

Внешнюю сторону характеризуют  такие общие факторы, как действующее  законодательство, специфические местные  условия, и, самое главное, особенности  покупательского поведения на рынке  товаров и услуг. Конечным результатом  внешней стороны является создание имиджа как самого предприятия, так и его товара.

Внутренняя сторона —  это то, что определяет, насколько  эффективно налажена работа. В самом  общем виде к внутренним факторам можно отнести структуру предприятия, существующие бизнес-процессы и бизнес-операции, ресурсы, используемые в процессе работы предприятия.

Внешняя и внутренняя стороны  деятельности предприятия неразрывно связаны и служат достижению одной  цели — повышению эффективности  работы предприятия, а именно: росту  объемов сбыта продукции и  увеличению прибыли.

Объем сбыта товара зависит  от внешних факторов, которые предприятие  зачастую не может изменить. С прибыльностью  продукции ситуация другая: получаемая предприятием прибыль на единицу  продукции не только может, но и должна контролироваться.

Руководство предприятия  принимает решения относительно обеих этих сторон.Рациональной основой принятия правильных решений является наличие необходимой для корректного анализа достоверной информации. Однако на многих предприятиях руководители полагаются больше на интуицию. Причина этого зачастую не в том, что получить информацию сложно или невозможно. Просто у многих руководителей даже высокого уровня не всегда есть понимание того, какая информация может быть им полезна и каким образом эту информацию можно получить. Поэтому многие консалтинговые проекты начинаются с того, что руководителям предприятия подробно объясняется, какую информацию, в каких видах и с какой регулярностью они должны получать от подчиненных и как эта информация может быть использована для работы.

Поскольку предприятие осуществляет свою деятельность в двух сферах, то и сбор информации также осуществляется в двух направлениях. Сбор и анализ внешней информации является одной  из главных функций маркетинга. Получение  внутренней информации, как правило, осуществляется на основе управленческого  учета, обеспечивающего руководство  предприятия данными, необходимыми для анализа текущего положения  и принятия управленческих решений. Руководство предприятия получает необходимые данные, если на предприятии  существует рационально построенная  система управленческой отчетности. Поэтому построение такой системы  является первым необходимым шагом  на пути повышения эффективности  работы предприятия.