Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

В конечном счете, условия договора и расчеты с покупателями служат цели получения прибыли. А наращивание суммы просроченной дебиторской задолженности снижает прибыльность и уровень платежеспособности — своевременного погашения своих обязательств.

Существуют отработанные процедуры работы с дебиторской задолженностью, а также технологии, позволяющие избежать ее возникновения.

Политика управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия. Задачами управления дебиторской задолженностью являются:

      ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;

      выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;

      определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;

      ускорение востребования долга;

      уменьшение бюджетных долгов;

      оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.

Ведущие специалисты в области управления финансами предлагают следующие мероприятия по совершенствованию системы управления дебиторской задолженностью:

      исключение из числа партнеров предприятий с высокой степенью риска;

      периодический пересмотр предельной суммы кредита;

      использование возможности оплаты дебиторской задолженности векселями, ценными бумагами;

      формирование принципов расчетов предприятия с контрагентами на предстоящий период;

      выявление финансовых возможностей предоставления предприятием товарного (коммерческого кредита);

      определение возможной суммы оборотных активов, отвлекаемых в дебиторскую задолженность по товарному кредиту, а также по выданным авансам;

      формирование условий обеспечения взыскания задолженности;

      формирование системы штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств контрагентами (предусматривать такие условия договора, чтобы они побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты);

      использование современных форм рефинансирования задолженности;

      диверсификация клиентов с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчиком;

      оценивать финансовое состояние контрагентов, которым предоставляется отсрочка платежа;

      планировать объем дебиторской задолженности и мотивировать на его достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью.

Для реализации перечисленных правил на практике необходимо создание регламента, досконально описывающего весь процесс управления и содержащего информацию о правах и обязанностях сотрудников, вовлеченных и процесс управления.

Для сведения к минимуму возможных потерь и увеличения доходности дебиторской задолженности имеется много способов, среди которых есть ряд классических, которые можно взять за основу:

1. При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на «А», могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на «Б», счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов с момента их составления.

2. Для ускорения взимания платежей можно направлять счета-фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы.

3. Когда бизнес развивается пассивно, могут применяться сезонные датирования выставления счетов.

4. Можно прибегнуть к страхованию кредитов, — эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и стоимость страхования.

5. Факторинг. Можно перепродать права на взыскание дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако при сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация.

Данные методы управления задолженностью должны способствовать снижению степени риска неполучения денег от должников. Рассмотрим наиболее часто применяющиеся методики возврата дебиторской задолженности.

Преддоговорные процедуры. Одной из причин возникновения просроченной дебиторской задолженности может стать работа с несостоятельными и неплатежеспособными компаниями или с компаниями, имеющими сомнительную репутацию на рынке. Чтобы снизить риск, необходимо проанализировать имеющуюся информацию о потенциальном партнере или клиенте.

Встреча с представителями данной компании и возможность получения ответов на такие вопросы, как год основания, уставный капитал, виды деятельности, клиенты и партнеры компании, поможет сформировать первоначальное мнение о статусе и надежности компании. Другим источником информации о фирмах, особенно крупных, служат коммерческие журналы, газеты, справочники, государственная отчетность и т.д. Некоторые компании обращаются также к конкурентам интересующей их компании. Такую информацию следует использовать крайне осторожно, но она может оказаться весьма полезной. Сегодня существует достаточно большое число компаний, которые ведут свою деятельность в сфере сбора, анализа информации и формирования единой базы данных по юридическим лицам из различных регионов. Отчеты этих компаний содержат регистрационные и банковские данные, информацию об учредителях юридического лица, его руководстве, финансовые и балансовые данные, сведения о привлечении данного предприятия к судебным разбирательствам или нахождении в «черном списке» неплательщиков.

Полученная информация о потенциальном партнере должна быть подвергнута тщательному анализу для принятия оптимального решения по условиям будущего сотрудничества.

Основными источниками информации для анализа финансового положения предприятия являются бухгалтерский баланс и формы бухгалтерской отчетности, а также данные текущего бухгалтерского и управленческого учета.

При этом анализируются платежеспособность предприятия, тенденции в изменении дебиторской задолженности, ликвидность, показатели собственного капитала, финансовой устойчивости, фонды и активы компании, четкость и своевременность выполнения предприятием своих платежных обязательств.

Контроль за оплатой выставленных счетов. Часто неоплата счета вызвана не только отсутствием ресурсов у предприятия, но и установленной руководством политикой оплаты счетов, которая не всегда соответствует принципам пунктуальности оплат.

Поэтому в мировой практике идеальным считается индивидуальный подход к выставлению счетов предприятием на клиента в зависимости от условий каждого конкретного договора. Однако это требует наличия работников, отвечающих за выставление счетов, которым доступна достоверная информация во внутрифирменной базе данных об условиях контрактов с отдельно взятым клиентом.

Четкий контроль над своевременным выставлением счетов и их оплатой, возложенный на определенного сотрудника или группу сотрудников (по направлениям или видам деятельности предприятия), позволяет в нужный момент реагировать на просрочку в оплате счетов и другие проблемы, возникающие при выставлении, рассылке и оплате счетов, и вовремя принимать управленческие решения.

Обеспечение ежедневного оперативного анализа оплаты по выставленным счетам и формирование отчетности существенно облегчают получение полной и достоверной информации для анализа дебиторской задолженности, позволяют своевременно выявлять просроченную дебиторскую задолженность и принимать меры к ее оплате, а также качественно планировать движение денежных потоков предприятия.

Кроме того, в рамках регулярного финансового анализа на предприятии рекомендуется анализировать структуру дебиторской задолженности в разрезе текущей и просроченной. В свою очередь, просроченная дебиторская задолженность разделяется на составные части в зависимости от срока давности. Это помогает четко организовать работу организации по возврату дебиторской задолженности и своевременно предпринимать необходимые действия по недопущению перехода просроченной дебиторской задолженности в безнадежную.

Помимо этого, постоянный анализ позволяет определять периоды и зависимость роста и снижения сумм дебиторской задолженности, что делает более достоверными результаты финансового планирования и бюджетирования.

Как показывает практика, вероятность возврата «свежих» долгов доходит до 70%. Наиболее высока вероятность возврата задолженностей, срок которых не превышает полугодового периода.

Механизм по возврату дебиторской задолженности, различные технологии возврата задолженностей, порядок применения обязательно согласовывается с руководством.

Факторинг. Возврат дебиторской задолженности и снижение рисков ее неполучения также возможны с помощью факторинговых операций.

Одним из главных достоинств факторинга является то, что поставщик, который произвел отгрузку продукции потребителю, может сразу получить от фактора оплату за отгруженный товар, не дожидаясь срока расчета с покупателем. При этом в большинстве случаев к фактору переходит и риск неуплаты обязательства. Более прогрессивный подход к пониманию факторинга демонстрируют те банки, которые обязуются выплатить определенную сумму от номинала поставки (как правило, до 85% от размера задолженности) в виде авансового платежа сразу после реализации товара (работы, услуги) и оставшуюся сумму за вычетом комиссии перечисляют после фактической оплаты покупателем.

Разработка кредитной политики предприятия. В процессе формирования принципов кредитной политики по отношению к покупателям решаются два основных вопроса:

      в каких формах осуществлять реализацию продукции в кредит;

      какой тип кредитной политики следует избрать организации.

В процессе выбора учитываются следующие факты:

      современная коммерческая и финансовая практика осуществления торговых операций;

      состояние экономики, определяющее финансовые возможности покупателей и возможный уровень их платежеспособности;

      спрос на продукцию;

      способность предприятия наращивать объем продажи или производства продукции при расширении возможностей ее реализации за счет предоставления кредита;

      правовые условия обеспечения взыскания дебиторской задолженности;

      финансовые возможности предприятия при отвлечении средств в дебиторскую задолженность;

      финансовый менталитет собственников и менеджеров организации, их отношение к уровню допустимого риска.

Продажа товаров, работ, услуг в кредит, с одной стороны, позволяет увеличивать объем продаж, но, с другой стороны, увеличивает как объем дебиторской задолженности, так и риск неплатежей. Так как предприятие производит значительное вложение средств в результате предоставления кредита клиентам, то ему требуется определенная кредитная политика, позволяющая четко определять процедуру, сроки и объемы кредитования и максимально эффективно управлять дебиторской задолженностью.

Следует отметить, что не существует каких-то единых подходов для рассмотрения показателей работы фирмы. Они зависят от многих факторов: отраслевой принадлежности, принципов кредитования, сложившейся структуры источников средств, оборота оборотных средств, репутации предприятия. В таких ситуациях принимаемое решение не может быть до конца объективным и опираться только на показатели платежеспособности и прибыльности компании.

Необходимо так же учитывать результаты проведенного анализа в совокупности с оценкой эксперта или кредитного органа компании. При расчете оптимального объема кредитования партнера или клиента возможно несколько вариантов определения суммы кредитования:

      процент от собственных средств предприятия;

      процент от балансовой прибыли;

      процент от собственных средств, скорректированный на коэффициент ликвидности, и др.

Для каждого клиента или партнера на основании проведенного анализа и экспертной оценки необходимо установить предельную сумму кредита. При этом должен быть налажен контроль за непревышением установленного лимита. Все отгрузки товара, выполнение работ и оказание услуг должны прекращаться при достижении предельной суммы кредита, установленного для компании.

Кредитная политика предприятия меняется в зависимости от целей компании, ее стратегии, рыночных условий и других значимых факторов.

Самый эффективный способ оценки платежеспособности покупателя - анализ накопленного опыта работы с ним, в том числе анализ нарушений договорных условий.

Кредитоспособность покупателя характеризует систему условий, определяющих его способность привлекать кредит в разных формах и в полном объеме в предусмотренные сроки выполнять все связанные с ним финансовые обязательства. Формирование системы стандартов оценки покупателей включает следующие основные элементы:

1. Определение системы характеристик, оценивающих кредитоспособность отдельных групп покупателей. По товарному кредиту такая оценка осуществляется обычно по следующим критериям:

      объем хозяйственных операций с покупателями и стабильность их осуществления;

      репутация покупателя в деловом мире;

      платежеспособность покупателя;

      результативность хозяйственной деятельности покупателя;

      состояние конъюнктуры товарного рынка, на котором покупатель осуществляет свою операционную деятельность;

      объем и состав чистых активов, которые могут составлять обеспечение кредита при неплатежеспособности покупателя и возбуждении дела о его банкротстве.