Учет денежных средств

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые  межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов России и введены в действие с 1 января 1999 г.

Поступление денег в  кассу и выдачу из кассы оформляют  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу  можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограммы "Отчет кассира".

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых                   операций возлагается на руководителей организаций, главных                   бухгалтеров   и   кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии              с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения                           кассовых   операций  систематически    проверяют    банки   (не реже одного раза в два года).

Существенные ограничения  по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации « О   мерах   по   повышению   собираемости   налогов   и   других   обязательных   платежей   и   упорядочению   наличного   и   безналичного   денежного   обращения ».    В соответствии с данным  Указом организациям запрещено вносить  из   кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные    счета    других   лиц ( юридических и физических ), минуя свой счет.  За несоблюдение  этого порядка налоговые органы налагают на организацию    штраф   в 2-кратном   размере    суммы   произведенного   взноса.

Организациям запрещена  прямая выплата наличных денежных       средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями           либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты                     по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение           данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере                    суммы наличных денежных средств, выданных через кассу               организациям     и    физическим   лицам.

К Порядку ведения кассовых операций в   Российской Федерации 1993 года изложены признаки и правила  определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России  (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении  кассовых  операций с  банковскими   билетами   и   монетами    Банка    России.

В сроки, установленные  руководителем организации, а также  при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств  и других ценностей, находящихся в кассе.

На руководителей организаций, допустивших указанные                   нарушения, возлагается  административный штраф   на   сумму  от  4000   до   5000 р.   (п.15.1  КоАП  РФ).  На   предприятие  налагается   штраф   в   размере   от   40000  до  50000 р.

Использование   контрольно-кассовых   машин   для   учета  расчетов с   населением   обязательно    для    всех   организаций.

Если организации в  силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой   отчетности  при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов,   утвержденные    Минфином   России.

За нарушение требований Закона Российской Федерации «О   применении   контрольно – кассовой   техники   при   осуществлении   наличных   денежных   расчетов  и  расчетов   с   использованием   платежных   карт »  применяются   штрафные санкции  к  организациям  в   зависимости   от   характера   нарушения.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

• 50-1 "Касса организации";
• 50-2 "Операционная касса";
• 50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса  организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся  в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

1.3 Учет кассовых операций в иностранной валюте

 Для учета операций  в иностранной валюте в организациях  создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных  документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и  услуг разрешается принимать  в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача  выдается обычно в валюте платежа. С  согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета  наличия и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 "Касса" открывают соответствующие субсчета.

1.4 Формы безналичных расчетов

В настоящее время  в России для безналичных расчетов используются 7 следующих основных способов:

• платежными поручениями;
• платежными требованиями;
• инкассовыми поручениями;
• аккредитивами;
• чеками;
• при помощи векселей;
• с использованием банковских карт.

 Общие требования к осуществления безналичных расчетов, приведены в

"Положении о безналичных  расчетах в Российской Федерации", утвержденном ЦБ РФ 03.10.2002 г. N 2-П,  и заключаются в следующем. Расчетные документы действительны в течение 10-ти дней, не считая дня выписки. Документы на бумажных носителях печатаются или на пишущей машинке, или на принтере персонального компьютера, исключение составляют чеки, бланки которых заполняются ручками с пастой или чернилами синего, фиолетового и черного цвета. Налог, подлежащий уплате, выделяется в документах отдельной строкой, иначе должна быть обязательная надпись о том, что налог по данной операции не уплачивается. Плательщики вправе отзывать свои платежные поручения, а взыскатели - платежные требования и инкассовые поручения, не оплаченные из-за недостатка средств на расчетном счете клиента банка.

Очередность списания денежных средств с расчетных счетов предприятия определяется Гражданским кодеком РФ (с изменениями, внесенными Конституционным судом):

• в первую очередь, по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью работников, и взыскание алиментов;
• во вторую очередь, по исполнительным документам, отражающим обязательства по выплатам выходных пособий и заработной платы по трудовым договорам, контрактам и авторским договорам;
• в третью очередь, платежи в бюджет и внебюджетные фонды, а также по текущей оплате труда персонала, работающего по трудовым договорам (контрактам), в порядке календарной очередности после выполнения обязательств по предыдущим пунктам;
• в четвертую очередь удовлетворение других денежных требований в порядке календарной очередности.

 Расчеты платежными  поручениями

По оценкам специалистов, примерно 95% платежей в России осуществляется с помощью платежных поручений.

Они используются:

• при перечислениях за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;
• для платежей в бюджет и внебюджетные фонды;
• при возврате или размещении кредитов (займов), депозитов и процентов по ним;
• для платежей в других целях.
• Если на расчетном счете предприятия нет средств для осуществления платежей, то платежные поручения помещаются в картотеку до момента поступления денег.

После получения продукции, покупатель выписывает платежное поручение своему обслуживающему банку. Тот перечисляет деньги  с расчетного счета  покупателя на расчетный счет поставщика. Банк поставщика, зачислив деньги на расчетный счет своего клиента, делает ему выписку. Затем он извещает банк покупателя, который делает соответствующую выписку своему клиенту.

Расчеты платежными требованиями и  инкассовыми поручениями

Расчеты платежными требованиями и  инкассовыми поручениями объединены общим понятием "расчеты по инкассо", смысл которого заключается в получении (востребовании) платежей (см. упомянутое "Положение о безналичных расчетах в РФ" от 03.10.2002 г. N 2-П).

Отличие операций, осуществляемых согласно платежным требованиям и инкассовым поручениям, заключается в том, что  первые могут проводиться плательщиком с акцептом (т.е. с учетом его согласия) или без него, а вторые - всегда в бесспорном порядке.

Платежные требования используются при  расчетах за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, а также в некоторых других случаях. Списание денежных средств с расчетного счета плательщика без его согласия проводится в случаях, установленных законодательством, или если это определено условиями договора.

Срок для акцепта не может  быть менее 5-ти рабочих дней. Если в  платежном поручении нет записи "без акцепта", то платежное требование считается акцептным со сроком 5 дней. Покупатель имеет право частичного или полного отказа от акцепта. Отказ может быть обусловлен недостачей полученных товаров, а также несоответствием их качества и ассортимента. При отказе от акцепта продукция принимается на ответственное хранение (забалансовый счет 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение") и затем отгружается в адрес поставщика после его распоряжения.