Учёт, анализ и аудит производственных запасов

Поскольку эксплуатация и работа автотранспорта, строительных машин и механизмов предполагает использование бланков строгой отчетности, то при проверке в них особое внимание уделяется фактическому расходу ГСМ, а также использованию типовых форм первичных учетных документов по учету ГСМ. В связи с этим важно проконтролировать и выяснить причины отклонений в случае перерасхода, а также порядок взыскания допущенного перерасхода и его отражение на счетах бухгалтерского учета.

Основными видами потерь при хранении горючего являются потери от испарений, при заполнении резервуаров — утечки. Необходимо уделять большое внимание проверке размеров потерь от испарения, потому что при испарении улетучиваются важные фракции.

 

3.4 Инвентаризация производственных запасов как способ проверки обеспечения их сохранности. Порядок отражения в учете результатов инвентаризации.

Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации являются:

• установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
• контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
• проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.

Ответственность за проведение инвентаризации несут руководитель и главный бухгалтер организации.

Инвентаризации материальных ценностей в организации должны проводиться в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы, и утверждаться руководителем.

Инвентаризации в обязательном порядке проводят перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при передаче имущества организации в аренду и продаже; при преобразовании организации; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий.[15]

В начале ревизии необходимо проверить наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят приказы или распоряжения о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентаризационные описи или акты инвентаризации ценностей, сличительные ведомости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризаций должны быть оформлены инвентаризационными описями, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок.[16]

Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

На каждой инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: "Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении" (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентаризации они приходуются в отдельной описи под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации"; аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма).[15]

Для выявления результатов инвентаризации составляются: сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей от материально ответственных лик, должны быть получены письменные объяснения. На основании: представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

Качество проведения инвентаризаций устанавливают по данным инвентаризационных описей, где проверяют:

• наличие наименования предприятия;
• место проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая);
• время ее проведения;
• полноту записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков;
• порядок исправления показателей;
• наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии;
• записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

Если при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов недостач и излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и др.

Первичные документы на оприходование и данные аналитического учета используются в том случае, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.

Количественный учет по сортности материалов восстанавливается по документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется в суммарном выражении.

Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие документы в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и их возможного использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет организации при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

Проверяется также порядок оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей как исключение допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на внереализационные расходы. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, то в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом отчете организации.[16]

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» № 42-З регулирует порядок отражения в бухгалтерском учете выявленных  расхождений фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

Принципы отражения в бухгалтерском учете результатов  инвентаризации следующие:

1. Выявленные излишки  товарно-материальных ценностей  и денежных  средств отражаются  по дебету соответствующих счетов  и по кредиту 92  «Внереализационные  доходы и расходы» (Дебет 10, 20, 41, 43, 50 и др. Кредит  92).

2. Выявленные недостачи  товарно-материальных ценностей  и денежных  средств отражаются  по дебету активного счета 94 «Недостачи  и потери от  порчи ценностей»  и по кредиту соответствующих  счетов (Дебет 94 Кредит 10,  20, 41, 43, 50 и  др.).

3. Сумма недостачи материальных  ценностей (кроме денежных средств),  облагается налогом на добавленную  стоимость (Дебет 94 Кредит 68/ субсчет  НДС)

4. В пределах норм естественной  убыли недостачи относятся с  кредита  счета 94 на затраты производства, т.е. на себестоимость продукции  ( Дебет 20, 23, 25 Кредит 94).

5. Недостачи сверх норм  естественной убыли с кредита  счета 94  относятся на виновных  лиц:  Дебет 73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям» Кредит 94  (вместе с НДС)

На разницу между учетными и рыночными ценами делается  дополнительная проводка:Дебет 73 Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

6. Если недостача произошла  по причине, независящей от  материально-ответственного  лица (пожар и др.), а также в  случае отказа  судом во взыскании  с виновного лица ущерба, то  недостача списывается в  Дебет 92 «Внереализационные доходы и  расходы» с Кредита 94 «Недостачи  и  потери от порчи ценностей».

7. Возмещение материального  ущерба виновными лицами (материально- ответственными лицами) отражается в учете следующим образом:

7.1. Внесение в кассу  наличных денег:

Дебет 50 «Касса»;

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет-2  «Расчеты по возмещению материального ущерба»).

7.2. Удержание из заработной  платы:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»[17]

 

Заключение.

В данной работе были рассмотрены особенности учета, контроля и  анализа производственных запасов, а также особенности их оценки и признания. Современный  этап  экономического   развития   страны   характеризуется значительным замедлением платежного оборота, вызывающим  рост  задолженности на предприятиях. Поэтому  важной  задачей  является  эффективное  управление оборотными активами, направленное на оптимизацию общего его размера.

    Также были определены  роль  и  задачи  анализа  в  управлении   производственными запасами   предприятия.   Необходимо   постоянно контролировать обеспеченность предприятия  производственными  запасами. Также необходимо рационально использовать эти запасы и следить за движением материальных ценностей.

    Исследовав учет, контроль и анализ наличия  и движения  производственных запасов  можно  делать  выводы ведёт ли предприятие бухгалтерский  учет  и  оформляет  документацию,  согласно законодательной и нормативной базе, соблюдая все  требования,  предъявляемые к бухгалтерскому учету и отчетности. а также   имеет ли предприятие рациональную   структуру производственных   запасов   и   эффективно ли оно  их   использует   в   процессе осуществления хозяйственной деятельности.