Учёт расчётов с подотчётными лицами на примере СПК «Ульдурга» Еравнинского района

 

При журнально-ордерной форме учёта важно организовать  дело так, чтобы все первичные документы поступали в бухгалтерию своевременно, и не допускалась задержка записей в регистры. Надо стремиться к тому, чтобы все документы (за исключением тех, которые группируются в соответствующих отчётах) поступали в бухгалтерию ежедневно. Необходимо предусмотреть своевременное и равномерное поступление сводных отчётов и особенно отчётов подразделений, составленных по документам, которые предварительно обрабатываются в структурных подразделениях хозяйства.

Основным документом, регламентирующим ведение бухгалтерского учета на ОАО "Бурятмясопром" является Учетная  политика, утвержденная приказом от 01.01.2г. за №1.

Основные моменты учетной политики СПК “Ульдурга”:

- Материально–производственные запасы  принимаются к учёту  по фактической себестоимости, которая складывается из затрат на приобретение материальных ценностей (за исключением НДС), затрат по доведению материально-производственных запасов до состояния,  в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. При изготовлении материально- производственных запасов своими силами их фактическая себестоимость определяется исходя из суммы затрат, связанных с их производством.

- При отпуске материально-производственных  запасов в производство и ином выбытии их оценка производится по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду запасов как частное от деления общей себестоимости вида запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.

- Отнесение фактических затрат  по ремонту основных средств  осуществляется непосредственно  на соответствующий объект учёта  основного производства, для которых  производился ремонт.

- В соответствии с Положением по бухгалтерскому учёту «Учёт основных средств» (ПБУ 6\01) амортизация основных средств начисляется линейным способом. При линейном способе обеспечивается равномерное  начисление амортизации за время использования основных средств.

- Выработанную готовую продукцию учитывают в действующих ценах соответствующего периода с учётом НДС. Выручка от реализации продукции, работ, услуг определяется по мере отгрузки продукции, а при расчёте наличными- по поступлении средств в кассу.

- Инвентаризация основных средств проводится перед составлением годового отчёта, но не ранее 1 ноября отчётного года; при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, стихийных бедствий; при смене материально-ответственного лица; при реорганизации и т.д. Инвентаризация зданий, сооружений  проводится один раз в 2-3 года, продуктивного и рабочего скота- ежеквартально и на 31 декабря отчётного года.

- Форма ведения бухгалтерского  учёта журнально-ордерная способом  двойной записи в соответствии  с утверждённым новым Планом  счетов.

- Годовой отчёт рассматривается на заседании правления кооператива с последующим утверждением на общем собрании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Учёт расчётов с подотчётными лицами в СПК “Ульдурга”

3.1. Задачи учета расчетов с  подотчетными лицами.

Статья 1 Федерального закона о  бухгалтерском учёте предусматривает в составе объектов бухгалтерского учёта обязательства, как неотъемлемую часть деятельности предприятия. Обязательства возникают при осуществлении процесса производства перед работниками, перед покупателями и заказчиками, перед поставщиками и подрядчиками, перед бюджетом, а также при выдаче денежных средств в подотчёт работникам предприятия для приобретения товарно-материальных ценностей, работ, услуг и на командировочные расходы. При этом возникновение обязательств и их погашение представляет собой расчётное отношение предприятия и подотчётного лица.

Основными задачами учёта расчетов с подотчётными лицами являются:

• контроль за движением денежных средств и их рациональным использованием;
• определение суммы денежных средств и срок, на который она выдаётся, цель расходов;
• контроль за своевременным отчётом подотчётных лиц;
• контроль при выдаче подотчётных сумм отсутствии задолженности по ранее выданным авансам;
• запрет на передачу подотчётных сумм от одного работника другому;
• правильное оформление всех сопутствующих документов;
• соответствие законодательству расчётов по командировочным расходам.

Благодаря учёту расчётов с подотчётными лицами обеспечивается контроль за движением  выданных подотчётных сумм, а также  за их рациональным использованием.

3.2.    Первичный учёт расчётов  с подотчётными лицами.

На примере СПК ’’Ульдурга”  рассмотрим порядок документооборота и ведения бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами. На предприятии производится документальное оформление  и организация учета целевого использования денежных средств подотчётными лицами. Состав документов, сопутствующих расчётам с подотчётными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчёты с подотчётными лицами связаны со многими другими разделами учёта, например, с операциями по кассе, расчётам с поставщиками и подрядчиками и т.д. При учёте расчётов с подотчётными лицами используются следующие документы:

• авансовые отчёты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• оправдательные первичные документы.

Операции по расчётам с подотчётными лицами находят своё отражение в  следующих бухгалтерских регистрах:

• журнал- ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами;
• главная книга.

Работнику выписывается командировочное удостоверение  по установленной форме. По усмотрению руководителя наряду с командировочным  удостоверением направление работника  в командировку может оформляться  приказом. Командировочное удостоверение  может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Выдача наличных денежных средств  работникам предприятия в подотчёт регулируется порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и производится из кассы предприятия на хозяйственные, операционные и командировочные расходы. Средства на операционные и командировочные расходы могут быть выданы только ограниченному кругу лиц согласно распоряжения руководителя предприятия в установленных для каждого работника размерах и на определённые в этом распоряжении сроки. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписи документов, кроме руководителя и главного бухгалтера.

Постоянно в подотчёт выдаются авансы работникам предприятия, связанные с производством: мастерам, водителям, снабженцам. С каждым из этих работников заключёны договора о материальной ответственности. В бухгалтерию подаётся заявка о необходимости приобретения товарно-материальных ценностей, работ, услуг или командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия с установленным сроком отчётности. На основании заявления или командировочного удостоверения выдаются денежные средства. Неизрасходованные денежные средства в течение трёх дней   после истечения срока должны быть сданы в кассу. В соответствии с порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы производится только по расходному кассовому ордеру типовой формы КО-2. В расходном кассовом ордере заполняются реквизиты:

• полное наименование предприятия;
• порядковый номер документа;
• дата совершения операции;
• корреспондирующий счёт (в данном случае счёт 71

“Расчёты с подотчётными лицами”);

• сумма выданных денежных средств цифрами;
• фамилия, имя, отчество лица получающего деньги;
• основания, на которые выдаются денежные средства (командировочные, в подотчёт на приобретение товарно-материальных ценностей, ГСМ, и другие расходы);
• выданная сумма указывается прописью с начала строки с заглавной буквы;
• подпись руководителя и главного бухгалтера;
• получателем собственноручно заполняется сумма прописью, ставится дата получения и подпись;
• подпись кассира.

После исполнения операции, для которой  были получены под отчёт деньги, подотчётное лицо представляет в  бухгалтерию авансовый отчёт о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов. В качестве оправдательных документов могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, которое служит основанием для списания суточных ;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов по найму жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• документы на проведённые дополнительные расходы: счета за телефонные разговоры, документы на приобретённые материалы и т.д.

Авансовый отчёт имеет следующие  реквизиты:

• наименование организации;
• отдел, в котором числится работник;
• его должность;
• фамилия, имя, отчество подотчётного лица;
• номер и дата составления отчёта;
• назначение полученного аванса;
• сумма остатка или перерасхода предыдущего отчёта;
• сумма аванса;
• итог;
• сумма израсходованных денежных средств;
• сумма остатка или перерасхода;
• число приложенных документов;
• подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия;
• на оборотной стороне проставляются дата оплаты и наименование товаров, работ, услуг, оплаченная сумма и подводится итог;
• подпись подотчётного лица.

Бухгалтер, который обрабатывает отчёт, проставляет дебет корреспондирующего счёта с кредита счёта 71.

При наличии  неизрасходованного остатка  денежных средств, эта сумма должна быть сдана в кассу организации. При сдаче подотчётной суммы  в кассу оформляется приходный  кассовый ордер формы КО-1 и даётся бухгалтерская проводка: Д-т  50 «Касса» и К-т  71  «Расчеты с подотчётными лицами». Предоставленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенных  к ним оправдательных документов, подтверждающих  правильность расходов, подвергаются счётной проверке и проверке по существу.

 

3.3. Расчеты по командировочным расходам.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия  на определенный срок в другую местность, для выполнения служебного поручения  в не места постоянной работы.

Суточные рассчитываются по нормам, устанавливаемым Правительством РФ, и количеству дней нахождения в  командировке. День выезда и день приезда  считаются за полные отдельные дни. Днём выезда в командировку считается  день отправления транспортного средства (поезда, самолёта, автобуса и др.) с 00 до 24 часов включительно с места постоянной работы работника, а днём приезда- день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Если станция, пристань, аэропорт находятся  за чертой населённого пункта, указывается время, необходимое для проезда до станции, пристани,       аэропорта. То же самое относится и к определению дня приезда. Время нахождения в пункте назначения определяют по отметкам в командировочном удостоверении, которые должны соотноситься с датами,

проставленными в проездных  билетах. Суточные начисляются за все  дни нахождения в командировке, в  том числе и за выходные дни, праздники, дни вынужденных остановок при  проезде транзитом.

Если работник командирован в разные населённые пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью. На предприятии обязательно ведётся регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих из командировки в специальных журналах по утверждённым формам. Руководителем назначается лицо, ответственное за ведение данных журналов.

При командировках, когда работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к постоянному месту  жительства, суточные не начисляются. Вопросы о возможностях ежедневных возвращений из места командировки решает руководитель предприятия в каждом конкретном случае, исходя из дальности расстояния, условий транспортного сообщения, необходимости создания работнику условий для отдыха. При ежедневных командировках суточные не начисляются и не выплачиваются.