Учёт удержаний из оплаты труда работников

Оплата труда в нерабочий праздничный день производится в повышенном размере даже тогда, когда

работа в такой день предусмотрена для работника графиком сменности.

Пример: Работнику установлен восьмичасовой рабочий день при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями – суббота и воскресенье. Работник отработал все рабочие дни в марте. Кроме того, он привлекался к работе в выходной для него день (отработал полный рабочий день). Оклад работника составляет 10000 руб.

Дневная ставка определяется:

10000 руб. : 20 раб. дней = 500 руб.

Поскольку работа производилась за пределами месячной нормы рабочего времени, то за работу в этот день работнику следует начислить дополнительно к окладу не менее двойной дневной ставки, т.е. 1000 руб. (500 руб. × 2).

Согласно ст. 153 ТК РФ по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (С. Сапрыкин, стр. 83).

С 1 июня 2011 г. минимальный размер оплаты труда (далее МРОТ) составляет 4611 руб. (Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ (в редакции Федерального закона от 1 июня 2011 г. N 106-ФЗ)). Как минимум такая сумма зарплаты должна быть начислена работнику, и с неё будет удержан налог на доходы физических лиц.

Если сотрудник организации отработал месячную норму времени и надлежащим образом исполнял свои должностные обязанности, но так и не смог ничего заработать, то работодатель всё равно обязан выплатить ему МРОТ.

Труд сотрудников, которые работают неполный рабочий день или по совместительству, оплачивается пропорционально фактически отработанному времени (ст. 93, 285 ТК РФ) (С. Сапрыкин, стр. 68).

ТК РФ не устанавливает ни конкретные сроки выплаты заработной платы, ни размеры аванса. В соответствии с документом № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», размер аванса в счёт заработной платы рабочих за первую половину месяца определяется соглашением администрации предприятия (организации) с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора, однако минимальный размер указанного аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время. Статья 129 ТК РФ разграничивает понятия тарифной ставки и оклада. Поэтому при исчислении размере аванса целесообразно оперировать понятием среднего заработка, а не тарифной ставки.

Работодатель несёт материальную ответственность за задержку выплаты заработной платы. При нарушении им установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить её с уплатой процентов в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчёта включительно.

Пример: В организации установлен следующий порядок выплаты заработной платы: аванс – до 20-го числа текущего месяца, выплата за вторую половину месяца – до 5-го числа следующего месяца. Аванс за декабрь организация не выплатила из-за отсутствия денежных средств. Расчёт за первую и вторую половину декабря произведён в январе. Рабочие получили полностью зарплату за декабрь 12 января.

1-5 января – это нерабочие праздничные дни. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днём выплата заработной платы согласно ст. 136 ТК РФ производится накануне этого дня. «Накануне» применительно к 5 января – это 31 декабря. Фактически произошла задержка выплат работникам.

Предположим (для упрощения расчетов), что общая сумма задержанного аванса составила 200000 руб. В этом случае общая сумма компенсаций всем работникам составит:

200000 руб. × 13% : 300 дн. × 24 дн. = 2080 руб.

Допустим, что сумма, своевременно не выплаченная за вторую половину декабря, составила 250000 руб., сумма компенсаций по этой задержке составит:

250000 руб. × 13% : 300 × 12 = 1300 руб.

Общая сумма, которую придётся выплатить работодателю, составит 3380 руб. (Д.Н. Михайлов, стр.10).

В соответствии со ст. 114 ТК РФ  работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. При этом продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в соответствии со ст. 115 ТК РФ, для большинства категорий работников составляет 28 календарных дней (удлинённый основной отпуск предоставляется работникам моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ) и педагогическим работникам образовательных учреждений (ст. 334 ТК РФ)).

Кроме основных отпусков, организации могут предоставлять ежегодные дополнительные отпуска работникам: занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; имеющим особый характер работы; с ненормированным рабочим днём; работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 116, 117, 118, 119 ТК РФ).

Расчёт отпускных начинается с определения продолжительности оплачиваемого отпуска, основного и дополнительного. Кроме норм федерального законодательства, можно пользоваться и внутренними документами (внутренним положением).

Если период отпуска или его части приходятся на праздничные дни, то от формулировки заявления может зависеть количество отпускных дней и сумма отпускных.

Пример: Работник Солдатов И.А. (дата рождения 20 июня 1993 г.) был принят на работу 10 сентября 2010 г. с окладом 10000 руб.

В апреле 2011 г. в соответствии с графиком отпусков он пишет заявление на отпуск. Для лиц моложе 18 лет в соответствии со ст. 237 ТК РФ продолжительность основного очередного отпуска составляет 31 календарный день, отпуск предоставляется в удобное для них время.

На период отпуска сотрудника Солдатова И.А. приходятся два праздничных дня – 1 и 9 мая. Если в заявлении сотрудник просит предоставить отпуск в календарных днях, то, в соответствии со ст. 120 ТК РФ, отпуск продлевается на количество праздничных нерабочих дней. В этом случае сотрудник будет отдыхать 33 дня, но оплачены будут только 31 календарных дней, т.к. праздничные нерабочие дни не оплачиваются. Следовательно, на работу сотрудник должен выйти 31 мая. Если в заявлении указан период предоставления отпуска, то отпуск не продлевается на количество праздничных нерабочих дней. Работник будет фактически отдыхать 31 день, выйдет на работу 29 мая, и оплата будет произведена за 29 календарных дней отпуска, т.к. праздничный день не оплачивается.

Если выбрана политика без создания резерва, учёт отпускных, ЕСН и взноса на обязательное страхование от несчастных случаев отражается в бухгалтерском учёте записями:

Дт 20, 25, 26, 44    Кт 70, 69

Учёт выплаты отпускных работникам отражается записью:

Дт 70    Кт 50

Параллельно с этой проводкой делается проводка на удержание НДФЛ:

Дт 70    Кт 68

Если выбрана политика с созданием резерва на оплату отпусков, проводки формируются по-другому.

Операции по формированию резерва на оплату отпусков отражаются в бухгалтерском учёте проводкой:

Дт 20,  25, 26, 44    Кт 96

Расходы на оплату отпусков списываются за счёт созданного резерва:

Дт 96    Кт 70, 69

Выплата отпускных осуществляется аналогично тому, как она производится без создания резерва (М.В. Рязанцева, стр. 45).

              2.2 Пособия по временной нетрудоспособности, отступные при увольнении по соглашению сторон

С 1 января 2009 г. максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности за полный календарный месяц составляет 18720 руб. вместо прошлогодних 17250 руб. Это определяет подп. 1 п.1 ст. 8 Федерального закона от 25 ноября 2008 г. № 216-ФЗ.

Если работник заболел в 2008 г., а выздоровел в 2009-м, пособие рассчитывается по следующему алгоритму. Размер среднедневного заработка, рассчитанный на тот момент, когда работник заболел, пересчитывать не нужно, т.е. расчётный период не поменяется. Но при этом пособие до 31 декабря 2008 г. включительно определяется с учётом ограничения в 17250 руб. А те календарные дни, которые работник проболел в 2009 г., должны оплачиваться с учётом нового максимального размера пособия – 18720 руб. Оплате подлежат, в том числе выходные праздничные дни, на которые приходится время болезни. Первые два календарных дня болезни оплачивает работодатель, остальные – ФСС России.

Больничный лист оплачивается в размере:

- 100 % среднего заработка – работникам с суммарным страховым стажем восемь и более лет;

- 80 % среднего заработка – работникам с суммарным страховым стажем от пяти до восьми лет;

- 60 % среднего заработка – работникам с суммарным страховым стажем менее пяти лет.

Если работник имеет страховой стаж менее шести месяцев, размер пособия не превысит за календарный месяц  минимального размера оплаты труда (на сегодня 4330 руб.) с учётом районных коэффициентов.

При этом корректировать на эти проценты нужно только размер пособия, который рассчитан исходя из заработка сотрудника. И уже необходимо сравнивать с максимальной величиной дневного пособия.

Увеличение заработной платы учитывается при расчёте пособий с момента её повышения, т.е. корректировать заработок, начисленный до увеличения заработной платы не нужно. И не важно, повышены оклады в целом по фирме или только данному работнику.

Пример: Сотрудник Пирогов П.А. болел с 29 декабря 2010 г. по 11 января 2011 г. включительно (всего 14 календарных дней). 12 января он вышел на работу и предъявил к оплате больничный лист.

Стаж Пирогова составляет семь лет. Поэтому ему полагается пособие в размере 80 процентов среднего заработка. Ежемесячный оклад сотрудника в 2009 г. был равен 20000 руб., а с 1 января 2010 г. составил 24000 руб.

Расчётный период – с 1 декабря 2009 г. по 30 ноября 2008 г. В течении этого времени сотрудник в период с 4 по 31 августа 2010 г. был в отпуске (всего 28 календарных дней), а начисленная зарплата за август составила 1142,86 руб.

Таким образом, общая сумма начислений Пирогову, учитываемых при расчёте пособия, составит:

20000 руб. + 24000 руб. × 10 мес. + 1142,86 руб. = 261142,86 руб.

На отработанное сотрудником в течение расчётного периода время приходится 338 календарных дней (366-28).

Сумма дневного пособия составит:

261142,86 руб. : 338 дн. × 80% = 618,09 руб.

Теперь сравним этот показатель с максимальным размером дневного пособия. В декабре 2010 года и январе 2011 года он составит:

17250 руб. : 31 дн. = 556,45 руб. (в декабре);

18720 руб. : 31 дн. = 603,87 руб. (в январе).

Таким образом, пособие работнику как за декабрь 2008 года (три календарных дня), так и за январь 2011 года (11 календарных дней) полагается исходя из максимума. Общий размер пособия составит:

556,45 руб. × 3 дн. + 603,87 руб. × 11 дн. = 8311,92 руб.

Из этой суммы на долю компании приходится 1112,90 руб. (556,45 руб. × 2 дн.), а на долю фонда – 7199,02 (8311,92 – 1112,90) (Г. Орлова, стр. 78).

Вариант увольнения по соглашению сторон удобен как работникам, так и работодателям, однако с суммы отступных нужно заплатить налоги.

Работник и наниматель подписали соглашение об увольнении сторон. На основании этого документа сотрудник получил выходное пособие (отступное) в сумме, согласованной сторонами. Чтобы указанную выплату можно было списать в расходы, её нужно предусмотреть в трудовом договоре (абз. 1 ст. 255, п.1 ст. 252 НКРФ).

Если в локальных документах не упомянули об обязанности работодателя выплачивать выходное пособие при увольнении по соглашению сторон, достаточно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Страховые взносы от несчастных случаев нужно заплатить. Причина в том, что выходное пособие, выплаченное на основании трудового или коллективного договора, не приведено в Перечне, утверждённом постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. Именно там указаны выплаты, освобождённые от взносов на «травматизм» (п. 4 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. №184).

С сумм, выплачиваемых уволенному, необходимо удержать НДФЛ, так как только компенсации, установленные законодательством, относятся к доходам, освобождённым от налогообложения (п. 3 ст.217 НК РФ) (В. Дробыш, стр. 66).

3 Учёт удержаний из оплаты труда работников

3.1 Удержание НДФЛ

НДФЛ – это тот налог, который удерживается с каждого работающего в нашей стране лица, так как налогоплательщиками налога на доходы физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ (ст. 207 НК РФ).

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. При этом период нахождения физического лица в РФ не прерывается на период его выезда за пределы РФ для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения (ст. 207 НК РФ).

При определении налогового статуса имеют значение фактически дни нахождения физического лица в РФ, то есть учитываются все дни, когда физическое лицо находилось на территории РФ, включая дни приезда и дни отъезда.

Применение положений ст. 6.1 НК РФ в целях установления наличия у физического лица статуса налогового резидента РФ не требуется. Об этом Минфин России сообщил в своём Письме от 4 июля 2008 г. № 03-04-06-01/187.