Формирование системы бухгалтерской управленческой информации

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Отметим, что описанные выше виды обработки данных в Access базируются на нескольких видах запроса:

• запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.
• запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.
• запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрос на точное совпадение  заданного  условия

 Запрос на точное совпадение  заданного  условия

 

 

 

Путевой лист автобуса, Принял водитель, Замер остатка на выезде

 

 

                  >"7"

 

нет да

 

Запрос выполняется

 

Нет соответствующих записей

 

 

 

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрос на нахождение диапазона  дат

Запрос на нахождение диапазона  дат

 

 

Путевой лист автобуса, Принял механник, дата составления

 

 

>#01.01.2010# And <#01.01.2011#

 

нет да

 

Запрос выполняется

 

Нет записей в данном диапазоне

 

 

 

 

 

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрос на несовпадение характеристик качества

Запрос на несовпадение характеристик  качества

 

 

Путевой лист автобуса, Дата, Выдано литров

 

 

CDate("15.06.2011") Or CDate("16.03.2012")

 

нет да

 

Запрос выполняется

 

Нет записей несовпадающих с  характеристиками качествами

 

 

 

 

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

2. АНАЛИЗ БД ПД

1. Анализ  целостности БД ПД

 

Це́лостность ба́зы да́нных (database integrity) — соответствие имеющейся в базе данных информации её внутренней логике, структуре и всем явно заданным правилам.

Каждое правило, налагающее некоторое  ограничение на возможное состояние  базы данных, называется ограничением целостности (integrity constraint). Примеры правил: вес детали должен быть положительным; количество знаков в телефонном номере не должно превышать 25; возраст родителей не может быть меньше возраста их биологического ребёнка и т.д.

Задача аналитика и проектировщика базы данных — возможно более полно выявить все имеющиеся ограничения целостности и задать их в базе данных.

Реляционная модель данных, реализованная в MS Access, отличается от сетевых и иерархических простотой структур данных удобным для пользователя табличным представлением и доступом к данным.

Реляционная модель основывается на понятии отношение (relation). Наглядной формой представления отношения является привычная для человеческого восприятия двумерная таблица.

Связи между  двумя логическими связанными таблицами  в реляционной модели устанавливаются  по равенству значений одинаковых атрибутов  таблиц отношений.

Таблица - отношение является универсальным  объектом реляционных моделей. Это  обеспечивает возможность унификации обработки данных в различных  Системах Управления Базами Данных, поддерживающих реляционную модель. Операции обработки  реляционной модели основаны на использовании  универсального аппарата алгебры отношений  и реляционного исчисления.

При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить  данные об объектах предметной области  и моделировать связи между ними.

Элементы  реляционной модели и формы их представления приведены в таблице.

Таблица 16. Элементы реляционной модели

 

Элементы реляционной модели	Форма представления
Отношение	Таблица
Схема отношения	Строка заголовков таблицы (заголовок таблицы)
Кортеж	Строка таблицы
Сущность	Описание свойств  таблицы
Атрибут	Заголовок столбца  таблицы
Домен	Множество допустимых значений атрибутов
Значение атрибута	Значение поля записи
Первичный ключ	Один или несколько  атрибутов
Тип данных	Тип значений элементов  таблицы

 

Нормальная форма — свойство отношения в реляционной модели данных, характеризующее его с точки зрения избыточности, которая потенциально может привести к логически ошибочным результатам выборки или изменения данных.

Нормальная форма определяется как совокупность требований, которым  должно удовлетворять отношение.

Процесс преобразования отношений базы данных (БД) к виду, отвечающему нормальным формам, называется нормализацией. Нормализация предназначена для приведения структуры БД к виду, обеспечивающему минимальную логическую избыточность, и не имеет целью уменьшение или увеличение производительности работы или же уменьшение или увеличение физического объёма базы данных. Конечной целью нормализации является уменьшение потенциальной противоречивости хранимой в базе данных информации.

Общее назначение процесса нормализации заключается в следующем:

• исключение некоторых типов избыточности;
• устранение некоторых аномалий обновления;
• разработка проекта базы данных, который является достаточно «качественным» представлением реального мира, интуитивно понятен и может служить хорошей основой для последующего расширения;
• упрощение процедуры применения необходимых ограничений целостности.

Устранение избыточности производится, как правило, за счёт декомпозиции отношений таким образом, чтобы в каждом отношении хранились только первичные факты (то есть факты, не выводимые из других хранимых фактов).

В настоящее время известны 6 нормальных форм. Приведем краткое описание первых трех.

Первая нормальная форма (1NF) — базовая нормальная форма отношения в реляционной модели данных.

Переменная  отношения находится в первой нормальной форме тогда и только тогда, когда в любом допустимом значении отношения каждый его кортеж содержит только одно значение для каждого из атрибутов.

В реляционной  модели отношение всегда находится  в первой нормальной форме по определению  понятия отношение.

Что же касается различных таблиц, то они могут не быть правильными представлениями отношений и, соответственно, могут не находиться в 1NF. В соответствии с определением К. Дж. Дейта для такого случая, таблица нормализована (эквивалентно — находится в первой нормальной форме) тогда и только тогда, когда она является прямым и верным представлением некоторого отношения. Конкретнее, рассматриваемая таблица должна удовлетворять следующим пяти условиям:

1. Нет упорядочивания строк сверху-вниз (другими словами, порядок строк не несет в себе никакой информации).
2. Нет упорядочивания столбцов слева-направо (другими словами, порядок столбцов не несет в себе никакой информации).
3. Нет повторяющихся строк.
4. Каждое пересечение строки и столбца содержит ровно одно значение из соответствующего домена (и больше ничего).
5. Все столбцы являются обычными.

«Обычность» всех столбцов таблицы  означает, что в таблице нет  «скрытых» компонентов, которые  могут быть доступны только в вызове некоторого специального оператора  взамен ссылок на имена регулярных столбцов, или которые приводят к  побочным эффектам для строк или  таблиц при вызове стандартных операторов. Таким образом, например, строки не имеют идентификаторов кроме  обычных значений потенциальных  ключей (без скрытых «идентификаторов строк» или «идентификаторов объектов»). Они также не имеют скрытых  временных меток.

Переменная отношения находится во второй нормальной форме тогда и только тогда, когда она находится в первой нормальной форме и каждый неключевой атрибут неприводимо зависит от ее потенциального ключа.

Неприводимость означает, что в  составе потенциального ключа отсутствует  меньшее подмножество атрибутов, от которого можно также вывести  данную функциональную зависимость.  Для неприводимой функциональной зависимости часто используется эквивалентое понятие «полная функциональная зависимость».

Если потенциальный ключ является простым, то есть состоит из единственного  атрибута, то любая функциональная зависимость от него является неприводимой (полной). Если потенциальный ключ является составным, то согласно определению  второй нормальной формы в отношении  не должно быть неключевых атрибутов, зависящих от части составного потенциального ключа.

Вторая нормальная форма по определению  запрещает наличие неключевых атрибутов, которые вообще не зависят от потенциального ключа. Таким образом, вторая нормальная форма запрещает создавать отношения как несвязанные (хаотические, случайные) наборы атрибутов.

Переменная отношения R находится в третьей нормальной форме (3NF) тогда и только тогда, когда выполняются следующие условия:

-R находится во второй нормальной форме.

- ни один  неключевой атрибут R не находится в транзитивной функциональной зависимости от потенциального ключа  R.

Данную  БД ПД можно считать релялиционной, так как она удовлетворяет требобаниям, предъявляемым к реляционным БД.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

табл. Путевой лист автобуса

Мастер анализа таблиц разделяет  одну таблицу, содержащую повторяющиеся  сведения, на отдельные таблицы, в  которых каждый тип сведений представлен  только один раз.

 

С помощью инструмента Анализ таблиц проанализировать целостность базы данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мастер

Вручную

 

Вид горючего

Марка автобуса

Таблица1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итог: проанализированная база данных стала более эффективной и простой для обновления, одновременно с этим размер таблицы становится меньше. После разделения данных мастером можно по-прежнему просматривать данные и работать с ними в одном месте, создав с помощью мастера запрос.

2.2.Анализ  быстродействия и зависимости  объектов