Деловые письма в своем историческом развитии и их виды

В качестве заключительных фраз прощания употребляются совершенно разные выражения: в современном письме - «Mit besten GruеBen» = «С наилучшими пожеланиями» (возможен также более употребимый вариант «Mit freundlichen GruBen» = «С дружеским приветом»), в письме 19 в. – «…zeichnet mit Achtung und Ergebenheit» = «…выказывая уважение и преданность» (а также и другие варианты в пункте 1.2.3.).

По данным примерам мы видим, что наиболее существенные изменения  произошли в лексике, употребляемой в деловых письмах. Это связано с постоянным стремлением стиля к большей лаконичности и информативности.

 

2. Подтверждение отправки товара или выполнения заказа (Versandanzeige (26) или Bericht uber die Ausfuhrung einer Waaren-Bestellung (27)).

 

1. Форма письма

Письмо 19 в., также как  и в первом случае, представлено только в виде текста письма. В остальном, как мы уже отмечали в пункте 2.1.1.1., примеры (26) и (27) совпадают по своей структуре.

 

2. Синтаксис

В примере письма 19 в., как и в первом случае, присутствует большое количество предложений со сложными конструкциями и клише канцелярского бюрократического стиля: в первом предложении употребляется причастная конструкция, т. е. причастие, не входящее в состав основной предикативной линии элементарного предложения и обладающее одним или несколькими подчиненными ему компонентами (28): …danken wir Ihnen verbindlichst fuеr den uns darin guеtigst erteilten Auftrag; в тексте письма мы сталкиваемся с распространенным сложно-подчинительным предложением.

В современном письме употребляются инфинитивные конструкции, свойственные деловому стилю: Wir bitten Sie, den Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen auf eines unserer Konten zu uеberweisen.

В примерах писем, в соответствии со стилем, употребляются исключительно повествовательные предложения.

 

3. Лексика

В письме 19 в., как и  в первом примере, мы сталкиваемся с  лексикой, уже устаревшей в настоящее  время: заимствованное из латинского слово «Factura» (29), в Вариге при этом указывается, что первоначально слово было заимствовано из латинского итальянским языком, и только потом перешло в немецкий (30), (в результате орфографической ассимиляции «Faktura») стоит в словаре (31) под пометой – коммерческое, устаревшее; современный эквивалент выражению «nach Ordre» = «по заказу» - «nach Order». В орфографии различия наблюдаются в слове «Waaren», как мы уже упоминали выше, сегодняшнее написание не содержит удвоенного гласного «а».

В письме 19 в. мы встречаем  сокращение, как и в первом примере, «d. Mts.»= «dieses Monats», употребляемое и сегодня. В современном письме – уже приводимые в пункте 2.1.1.3. сокращения «Co.», «Frankfurt a. M.», а также «DM» = «Deutsche Mark» и «KG» = «Kommanditgesellschaft».

В письме (26) встречается намного меньше сокращений, чем в заказе, что частично свидетельствует о заинтересованности компании в заказчике, к тому же отправитель наиболее лаконично и подробно сообщает всю необходимую информацию: Die besstellten Waren sind heute per Bahn Eilgut unfrei an Sie abgegangen; In der Anlage erhalten Sie unsere Rechnung in Hoehe von… . В письме же 19 в. основная информация оказалась как бы «завуалирована» выражениями благодарности и пожеланий: Ihren den besten Empfang wunschend,… .

В заключительной фразе  прощания, как и в первом примере, употребляются выражения, которые являлись и являются общепринятыми для каждого из временных периодов: …zeichnen mit Achtung und Ergebenheit (выказываем уважение и преданность) и Mit besten GrueBen (с наилучшими пожеланиями).

2. Современные немецкие и русские деловые письма

 

Для сравнения русских и немецких деловых писем мы будем использовать уже представленные при анализе современных писем и писем 19 в. примеры (19) и (26), а также их русские эквиваленты: (32), (33).

 

1. Заказ товара (Bestellung)

 

1. Форма письма

Для более подробного рассмотрения формы писем мы будем руководствоваться структурой, представленной в пункте 1.4.1. .

И в первом и во втором случае, (19) и (32), шапка письма (Briefkopf), которая должна начинаться названием предприятия, его логотипом, адресом, телефонами, факсами, отсутствует, таким образом мы автоматически оказываемся на втором пункте плана – адресе получателя (Anschrift des Empfaеngers), который находится в левом верхнем углу. При этом следует отметить, что и немецкий адрес, и его эквивалент в русском письме пишутся в той последовательности, которая принята в Германии: фамилия получателя, фирма (предприятие), улица и номер дома, индекс и название города. В нашем случае мы имеем также помету «z. Hd.» = «лично в руки», устаревшую на сегодняшний день. В русских письмах адресат обычно указывается на верхней правой стороне бланка.

Следующий пункт - исходные данные (Bezugszeichen) – отсутствует. Дата написания письма стоит в правом верхнем углу под шапкой письма, точнее, в нашем случае, на одной строчке с данными индекса и города получателя. В русском эквиваленте, несмотря на то, что в русских письмах дата проставляется в левом верхнем углу, она находится на той же самой строчке, что и в немецком. Порядок обозначения даты одинаков: число, месяц, год (den 12.7.2001 и 12.7.2001). Перед датой ставится место отправления письма (Frankfurt a. M. – Франкфурт на М.).

Далее следует указание на содержание (Betreffzeile): «Bestellung» = «Заказ», присутствующее и в том, и в другом примере.

Обращение (Anrede) и в немецком, и в русском варианте размещается слева, однако обычно для русских писем характерно то, что оно находится по центру. В нашем примере обращение «Sehr geehrter Herr Mellers» = «Уважаемый господин Меллерс», которое свидетельствует о том, что отправитель лично не знаком с получателем. После обращения стоит запятая, и первая строка письма начинается как продолжение предложения.

Текст письма (Brieftext), как и полагается, не очень длинный. В нем четко и кратко излагается существо вопроса (заказ). Текст содержит только основные данные (30 Stuеck = 30 штук, Best. Nr. 1722R = номер по прейскуранту,…), при этом каждое новое положение начинается с нового абзаца, а каждый абзац письма отделяется от другого пробелом в одну строчку. Несмотря на то, что и в русском, и в немецком варианте каждый новый абзац дается без отступа, в русском письме обычно каждый абзац начинается с красной строки.

Заключительная фраза  прощания (SchluBformel), согласно правилам официальной переписки заканчивает текст. В нашем случае заключительная фраза – «Mit besten GruеBen» = «С наилучшими пожеланиями». Однако наиболее распространенной является «Mit freundlichen GruеBen» = «С дружеским приветом». Заключительная фраза прощания начинается с заглавной буквы, и в немецких письмах, как и в русских, не заканчивается запятой.

Далее следует подпись (Unterschrift). В нашем письме перед подписью стоит название организации, от имени которого оно написано: RICHARD MUЕLLER&CO. = Рихард Мюллер&Ко. . Если письмо, как в примере, подписано не его составителем, а по его поручению, перед подписью ставится сокращение: «i. V.» ( in Vertretung = по поручению) – «i. V. Marianne Kastner» = «по поручению Марианне Кастнер».

Приложение (Anlage) и примечания о рассылке (Verteilvermerk) в наших примерах отсутствуют.

Несмотря на некоторые  различия в форме написания русских и немецких писем, русский эквивалент, как мы видим из примера, полностью соответствует немецкому письму.

 

2. Синтаксис

Мы уже затрагивали  синтаксическую сторону в сравнении  деловых писем и рассматривали  тот факт, что в настоящее время коммерческие письма пишутся в деловом, четком и естественном стиле. Текст должен быть предельно понятен, информативен, логично построен, без лишних слов и повторов. Всеми перечисленными выше качествами обладают примеры писем (19) и (32).

С помощью простых повествовательных распространенных предложений, которые включают в свой состав не только главные члены, необходимые с точки зрения данного структурного типа предложения, но и другие члены предложения (34), не содержащих каких-либо сложных конструкций, и в немецком, и в русском варианте максимально достигается однозначность и точность в передаче информации: Bitte liefern Sie die Geraеte bis zum 25.7.2001 an unsere obige Adresse = Просим осуществить поставку до 25.7.2001 по нашему указанному выше адресу. Специфической особенностью делового стиля по Э.Ризель является употребление повелительного наклонения, что мы видим на данном примере.

К тому же в данном немецком предложении употребляется «Sie»-стиль, в русском – «wir»-стиль. Если бы мы перевели буквально: Пожалуйста, доставьте приборы… - предложение выражало бы в русском не вежливую просьбу, а скорее настоятельное требование.

 

3. Лексика

Особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. С точки зрения лексики ее важнейшей стороной в текстах документов и деловых писем является использование языковых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, терминов, принятых сокращений, условных обозначений,…

В немецком варианте в  связи со стремлением делового стиля  к точности используются составные существительные: Bezugnahme, Quarz-Radiowecker, и существительные на –ung: Rechnung, Ausfertigung.

В первой же строчке немецкого письма употребляется сокращение «KG» = «Kommanditgesellschaft» = «коммандитное товарищество» или «товарищество на вере», переданное на русский язык при помощи транслитерации как «КГ».

Следующее сокращение ( уже  устаревшее в современной деловой  лексике) «z. Hd.», аналога которому в русском языке нет, переводится в результате не как сокращение, а как устоявшийся общепринятый эквивалент – «лично в руки»

Имена собственные - Manfred Mellers, Stuttgart, Frankfurt a. M. – передаются в русский вариант при помощи транслитерации.

Следует заметить, что  слово «Postfach» в немецком не употребляется как сокращение, а в русском письме используется «абон. ящик», принятое повсеместно и понятное получателю любой сферы деятельности.

Сокращение «Gesch. Nr.» = «Geschaеft Nummer» = «номер дела» передается в русский, полностью совпадая с немецким вариантом, что довольно странно, т. к. получатель письма, не владеющий знаниями немецкого языка, не поймет его значения.

Обращение совпадает  по содержанию и в том, и в другом варианте; за исключением того, что  в немецком письме уважительное отношение усиливается наречием «sehr» = «очень»: Sehr geehrter Herr Mellers = Уважаемый господин Меллерс.

Далее употребляется стандартное выражение, принятое в деловом стиле и свидетельствующее об унификации текстов данного стиля: unter Bezugnahme auf… = в ответ на…

«O. g.» = «oben genannt» переводится на русский язык не в качестве сокращения: «вышеупомянутый». Сокращение «Best.Nr.» = «Bestellnummer» соответствует в русском варианте слову «прейскурант», что немного удивляет, ведь, как мы уже говорили выше, сокращение с таким же вторым компонентом, «Gesch. Nr.», не было переведено, хотя также не является употребляемым и понятным для русского получателя.

Название фирмы «RICHARD MUЕLLER&CO.» = «Рихард Мюллер&Ко.» переведено способом транслитерации, а сокращение «Ко.» общеупотребимо в русском языке.

Сокращение «i. V.» передано в русском варианте полным выражением «по поручению».

Таким образом, наиболее явным отличием между русскими и немецкими письмами является то, что немецкий вариант более унифицирован, стремится к большей экономии в языке, о чем свидетельствуют многочисленные сокращения.

деловой письмо современный правило

2. Подтверждение отправки товара (Versandanzeige)

 

1. Форма письма

Форма писем (26) и (33) соответствует плану, представленному в пунктах 1.4.1. и 2.2.1.1., но в отличие от писем (19) и (32) присутствует приложение (Anlage), которое указывается, когда к письму прилагаются какие-либо материалы (контракт, чек или другие документы). При этом обычно, но не в нашем примере, указывается их название и количество экземпляров. По остальным пунктам письма полностью совпадают с уже представленными.

 

2. Синтаксис

С синтаксической точки  зрения предложения и в русском, и в немецком варианте соответствуют  нормам делового стиля. В распространенных повествовательных предложениях употребляются свойственные данному стилю инфинитивные конструкции: …Ihren Auftrag zu Ihrer vollen Zufriedenheit erledigt zu haben, …den Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen auf eines unserer Konten zu uberweisen, - которые относятся к языковым средствам, обладающим по Н.А.Богатыревой и Л.А.Ноздриной «распорядительным» характером.

В русских эквивалентах в первом случае сохраняется инфинитивный оборот: мы просим Вас перевести  деньги…, во втором случае заменяется на сложноподчинительное предложение: Мы надеемся, Вы останетесь довольны тем, как мы выполнили Ваш заказ.

Предложение «Die bestellten Waren sind heute per Bahn Eilgut unfrei an Sie abgegangen» в немецком письме является простым распространенным, на русский в результате трансформации, т. е. намеренного отступления от структурного и семантического параллелизма между ИТ (исходным текстом) и ПТ (переводным текстом) в пользу их равноценности в плане воздействия (35), переводится двумя простыми, независимыми друг от друга предложениями (Заказанный товар отправлен сегодня по железной дороге как скоростной груз. Расходы по доставке за Ваш счет.), что позволяет просто и доступно передать содержание. С грамматической точки зрения следует отметить, что в немецком письме выражение «die bestellten Waren» употреблено во множественном числе, а в русском – в единственном: «заказанный товар».