Документирование движения кадров: приём, перевод, увольнение работников, командирование, предоставление отпусков

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ

Уральский технический институт связи и информатики (филиал)

СибГУТИ

 

 

 

 

 

Реферат

на тему:

«Документирование движения кадров: приём, перевод, увольнение работников, командирование, предоставление отпусков»

 

 

 

Автор: Кузнецова                Надежда Андреевна

Группа: ЭЕ-01

Ст. преподаватель каф. ОУС:  

Скрябина Т.Л.

 

 

 

 

Екатеринбург, 2011

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ПОНЯТИЕ  ТЕКУЧЕСТИ КАДРОВ 5

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ  ОБЯЗАННОСТИ НАЧАЛЬНИКА  ОТДЕЛА  КАДРОВ 7

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ 8

Прием, перевод и увольнение работников 9

Предоставление отпусков 9

Командирование 10

4. ВЕДЕНИЕ  ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 23

ЛИТЕРАТУРА 25

Приложения №1-7 26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Персонал любого предприятия  представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно  меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется  следующими показателями: образовательный  уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных  категорий работников. Характерно и  то, что кадры - наиболее подвижная  часть производительных сил.

Несомненно, движение кадров на предприятии, представляет собой  не хаотичное перемещение персонала  из одного структурного подразделения  в другое, а напротив, носит четко-упорядоченную  и законно-регламентированную динамику, управление которой, является одной  из наиболее важных функций менеджмента  в организации. Поэтому, каждый управляющий  должен не только хорошо представлять себе этот процесс, но и стараться  как-либо усовершенствовать, улучшить его (с точки зрения управления), не нарушая установленных законодательством  норм. 

Под движением кадров обычно понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую  работу;

- увольнение работников;

- командирование;

- предоставление отпусков.

 

Действительно, управление кадрами на предприятии неразрывно связано с их движением, то есть, управление кадрами  определяет их движение в рамках организации.

Поэтому целью данной работы является изучение основных аспектов, возникающих в процессе движения кадров на предприятии с точки зрения управляющего (начальника отдела кадров).

В соответствии с поставленной целью  мною были сформулированы следующие  задачи:

• рассмотреть процесс текучести кадров;
• выявить должностные обязанности начальника отдела кадров;
• представить документирование трудовых правоотношений;
• рассмотреть процесс приема, перевода, увольнения, предоставления отпусков и командирование работников;
• исследовать процесс ведения трудовых книжек работников.

Объектом исследования является движение кадров на предприятии как одна из важнейших функций менеджмента в организации.

Предметом исследования является документирование движения кадров на предприятии.

Для раскрытия выбранной  темы мною были использованы такие  методы исследования как описательный, аналитический и другие.

 

 

1. ПОНЯТИЕ ТЕКУЧЕСТИ КАДРОВ

 

Под движением кадров предприятия¹ понимается совокупность всех случаев поступления на предприятие работников извне и всех случаев выбытия за пределы предприятия. В прежние годы эта проблема привлекала внимание экономистов в связи с тем несомненным ущербом, который текучесть наносит народному хозяйству страны.

При рассмотрении проблемы движения кадров на предприятии следует  начинать с анализа текучести  рабочей силы. Под текучестью обычно понималось то явление, которое представляется непосредственной причиной указанного ущерба, а именно стихийное, неорганизованное движение рабочей силы.

Сегодня текучесть кадров — также одна из многих проблем, с которыми сталкиваются современные  предприятия. Следует различать  ее естественный уровень в пределах 3—5% от численности персонала и  повышенный, вызывающий значительные экономические потери. Естественный уровень способствует обновлению производственных коллективов. Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Часть работников уходит на пенсию, часть увольняется  по различным причинам, на их место  приходят новые сотрудники — в  таком режиме живет каждое предприятие.

Другое дело, когда текучесть  существенно превышает 3—5%. В этом случае издержки становятся значительными  и возрастают с увеличением оттока кадров. Как правило, отток связан с увольнением работников. За последнее  время наиболее остро проблема массовых увольнений возникает в виде реакции  на экономико-политическую ситуацию, взять  хотя бы последствия кризиса в  августе 1998 года, когда наблюдались  массовые сокращения работников, например, финансовой сферы. Затем, приспособившись к новым условиям, предприятия были вынуждены опять набирать персонал. В результате непродуманной политики повального сокращения персонала и последовавшего затем аврального набора происходит разрушение сложившихся коллективов.

Высокий уровень текучести  кадров почти всегда указывает на серьезные недостатки в управлении персоналом и управлении предприятием в целом, это своего рода индикатор  неблагополучия, хотя в некоторых  случаях уровень текучести высок  из-за специфики производства (например, большой объем сезонных работ).

Поэтапно приведение уровня текучести к приемлемому значению можно представить в частности  через возможность планирования предстоящих увольнений, увязки процессов  увольнения с процессами найма, помощи увольняемым работникам (аутплейсмента). Для решения этих и других вопросов, которые будут обозначены после, необходимо исходить из конкретной ситуации на предприятии. Существует  методика, предполагающая упорядоченную поэтапную деятельность, осуществление которой следует возложить непосредственно на кадровую службу предприятия.² Вся деятельность по управлению текучестью кадров в рамках общего управления персоналом осуществляется в виде пяти последовательных стадий или этапов (Приложение №1):

1. определение уровня текучести кадров;
2. определение экономических потерь, вызванных текучестью;
3. определение причин текучести кадров;
4. определение системы мероприятий, направленных на нормализацию процесса высвобождения рабочей силы;
5. определение эффекта от осуществления разработанных мер, совершенствование процедуры увольнения, преодоление излишнего уровня текучести.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ НАЧАЛЬНИКА                         ОТДЕЛА КАДРОВ

 

К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров или функционального менеджера относят³:

• Организацию работы по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
• Разработку кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
• Осуществление работы по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
• Планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
• Организацию проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.
• Организацию своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
• Организацию табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
• Обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ

 

Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.

Обязательное ведение  кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами – Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Как уже было ранее сказано, под движением кадров условно понимается:

- прием, перевод и увольнение  работников;

- предоставление отпусков;

- командирование.

Прием, перевод и увольнение работников

При приеме на работе фиксируются  основные анкетно- биографические данные работника, условия его приема и  оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому  к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы  об изменении анкетно-биографических данных и об изменении условий  и оплаты труда.

Увольнение работников предприятия  производится по причинам, указанным  в статьях ТК РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.

Увольнение работников оформляется  приказом по личному составу.

Предоставление отпусков

Предоставление отпусков работником предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При  необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием  причин переноса.

Предоставление отпуска  оформляется приказом по личному  составу.

Командирование

Командирование сотрудников  предприятия; как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

При изменении условий  и оплаты труда работников предприятия  могут предварительно издаваться приказы  по основной деятельности (например, о  реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки  руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем  оформляются приказы по личному  составу.

Приказы по личному  составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках (Приложение №2). Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять. Назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному  составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках  независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и  др.). При составлении сводных  приказов следует учитывать, что  один документ не должен содержать  информацию с разными сроками  хранения. Поэтому рекомендуется  выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен быть сформулирован  в строгом соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в  пунктах приказа по личному составу  определяется спецификой распорядительного  действия.

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы  используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение  календарного года) или регистрационные  карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой  работы).

В регистрационной форме  указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу  рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому  номеру кадрового приказа добавляется  буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для  разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения  кадровой информации), № 12- км - о командировании, № 45-о - об отпуске, № 32-п - о поощрении.