Документирование управленческой деятельности

При подготовке международных служебных  писем необходимо

придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (InternationalOrganizationforStandardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне

регламентируют стандарты ИСО  серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и  др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

• форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);
• межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
• формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и

основные требования к бланкам  документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления

писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30–97 сего дополнениями, которые введены  в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12:

 

 

Таблица 1 – ГОСТ Р6.30–97

Реквизиты писем в  России

Реквизиты международных писем

Государственный герб РФ Герб субъекта РФ Эмблема организации или товарный знак Код организации Код формы документа Наименование организации Справочные данные об организации Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер документа Адресат Заголовок к тексту Текст документа Отметки о наличие приложения Подпись Отметка об исполнении Идентификатор электронной копии документа Резолюция Отметка о контроле

Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д.(IssuerField) Ссылка на индексы отправителя(ReferenceLine) Дата (date) Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес) (InsideAddress) Указание на конкретное лицо «К сведению» (AttentionLine) Вступительное обращение (Salution) Заголовок (SubjectLine) Основнойтекст (Body of the Letter) Заключительная формула вежливости (Complementaryclose) Подпись (Signature) Указание на приложение (Enclosure) Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation)

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Расположение основных реквизитов на бланке служебного письма

 

 

В международных стандартах и в  отечественном ГОСТ Р 6.30-2003

по-разному установлены правила  оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие  размеры полей и текстовой  области: левое поле – 20 мм; верхнее  – 10, текстовая область для формата  А4 – 183 х 280, для формата A5L – 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое -10, верхнее – 20 мм.

При построении бланков международных  писем исходный интервал между

строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об

отправителе документа (issuerfield), поле ссылок (referencefield) и поле адреса (addressfield). Размещение этих полей показано на рис. 2.

 

Рис.2 - Размещение полей (зон) на бланке международного письма

 

Рис.3– Расположение реквизитовмеждународного письма Таблица 1

 

 

Поле адреса стандартами ИСО  предназначено для указания одного или двух

адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30–97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО

11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для  наименования документа, кодадокумента,

даты и др.

• Inyourpleasereferto Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621)
• KindlymentionEx 16/1716 inyourreply (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе)

На поле сведений об отправителе  документа указывается его наименование,

при необходимости – подразделение  или лицо, имеющее отношение к  документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона,

факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в  соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части  бланка.

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка.

Определенные сложности могут  возникнуть при цифровом написании  даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует  цифровое оформление даты в следующей  последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое

оформление. Например:

10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты

оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята  иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени

и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в

которыйнаправляетсяписьмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

Вступительное обращение. В деловых  письмах используются следующие

обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

DearSirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

DearSir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

DearMadam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

DearMr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

DearMrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

DearMissSmith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное

положение:

DearMs. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

DearJohn

Менее официально выглядят обращения  «Уважаемый г-н Джон» (Dear

Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (DearMr. JohnSmith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие

(в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например:

«О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст  большинства писем состоит из трех частей.

После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится  о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

… Мы пишем, чтобы узнать (навести  справки) о … (… We are writing to inquire about…);

Мы пишем в связи с …  (We are writing in connection on with …);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …)

и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими

словами:

Мы хотим сообщить … (Wewouldadvise …);

С удовольствием сообщаю, что … (Itismypleasure …);

Имеем честь сообщить Вам, что …  (We bed to inform you that …)

и т. п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Couldyoupleasetellme …); Пожалуйста, сообщите  (Pleaseletmeknowif …); Я был бы рад узнать … (Ishouldbegladtoknowif)

ит. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) …  (Thank you for your letter of

(date) …);

Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of

(date) …)

и т. п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности  и

внимания:

Очень любезно с Вашей стороны  … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас  за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас …  (May I take this opportunity of thanking you for …);

БлагодаримзаВашбольшойвкладв …(Thank you for contributing so much to);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help …)

ит. п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за … (Wemustapologisefor …); Мы извиняемся за … (Weapologisefor …);

Мы очень огорчены из-за того, что  … (Weareextremelysorryfor …);

Хочу принести свои самые искренние  извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)

и т. п.

После изложения основной причины  письма, деталей и подробностей

приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ …  (I look forward to receiving your soon reply …);

Снетерпениемждуответа … (Looking forward to hearing from you …)

и т. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме

информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hopethatthisinformationwillhelpyou);

Пожалуйста, безколебанийсвяжитесьсомной, еслиВамнужнаболееподробнаяинформация (Please, donothesitatetocontactmeifyouneedanyfurtherinformation)

и т. п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в

письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes

Указанные фразы можно перевести  как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными  сочетаниями вступительного

обращения и заключительной формулы  вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith

Dear John

Yours faithfully

Yours sincerely

Bestwishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти

же формулы часто используются в письмах российских организаций.

В письмах иностранных корреспондентов  подпись размещается

обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yourssincerely

Mr. S Basuki

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по

поручению руководства. Например:

Fora.SmithandCo., Ltd

D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка  «р.р.» – «за», «от имени», или  «Perpro»

– «по доверенности» (от латинского выражения «perprocura»). Сотрудники организации  используют эту отметку, когда подписывают  письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов

отметка о наличии приложений располагается  в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например: