Исследования систем электронного документооборота

Однако некоторые эксперты высказывают более сдержанную позицию по поводу возможности появления новых игроков: “Принципиальных изменений в конкурентной среде не произошло, да и не могло произойти. Работа с документами — по самой своей природе — весьма консервативная сфера деятельности. Организации достаточно медленно и осторожно модернизируют свои документационные технологии, стремясь при этом сохранить традиционно сложившиеся приемы работы. В этих условиях цена входа на рынок остается высокой”. Они отмечают, что, несмотря на продолжающийся рост объема рынка, процессов консолидации (слияния, приобретения бизнеса) пока не наблюдается, что говорит о достаточно умеренной конкурентной ситуации. Не произошло и ожидавшейся со сменой руководства Минкомсвязи широкой экспансии СЭД “Практика” из Татарстана. “Разработчики сейчас заняты модернизацией СЭД с учетом новых реалий и потребностей заказчиков: мобильные приложения, процессное управление, облака и т. д.”, — таково мнение о нынешних заботах поставщиков СЭД руководителя ЭОС.

Хочется отметить более активное поведение на рынке ECM западных поставщиков, в первую очередь Oracle и OpenText. Говоря о том, что Open Text в своей работе опирается на сотрудничество с SAP, хочется указать на интересный тренд 2012 г., который будет сохраняться и в будущем: сращивание систем разных классов между собой. Речь, в частности, идет об интеграции ECM с BPM-системами, сюда же можно отнести предлагаемые SAP и Oracle готовые решения, совмещающие ERP- и ECM-составляющие.

Существенным аспектом развития российского рынка ECM/СЭД является усиливающееся влияние на нем таких западных вендоров, как Microsoft, IBM, Oracle и OpenText, которые серьезно выходят сюда как поставщики и платформ, и компонентов. Для него представляется очевидным, что через некоторое время они предложат и свои решения, которые хорошо интегрированы с их инфраструктурными и офисными пакетами.

Важные события сейчас происходят на рынке СЭД для предприятий  малого и среднего бизнеса. С одной  стороны, там быстро укрепляет свои позиции компания “1С”, с другой — растет и продолжит расти  популярность сервисной модели (SaaS), следствием чего станет то, что роль поставщика программных решений в СМБ будет падать, а поставщика услуг — расти.

Что же касается рынка крупных СЭД, то тут, по мнению руководителя “ИнтерТраста”, наблюдается кризис или приближение к нему: все крупные организации уже “расхватаны и поделены” между основными поставщиками — новые проекты могут возникать только со сменой собственников и ИТ-стратегий на крупных предприятиях. В то же время у разработчиков СЭД, которые по российской традиции являются и внедренцами своих решений, появляются ограничения по объему проектов в виде “фильтра” системных интеграторов, которые перехватывают административными методами все проекты стоимостью выше 10 млн. руб. Есть все основания полагать, что системные интеграторы будут усиливать свой интерес к проблематике СЭД и опускать порог своих проектов ниже указанной суммы.

Негативной для разработчиков  СЭД является продолжающаяся тенденция  открытия “карманных” компаний-внедренцев, создаваемых в последнее время при крупных государственных структурах и холдингах, их нарастающий конфликт с системными интеграторами традиционной формы собственности. Так же наблюдается продолжение монополизации рынка федеральных и региональных органов власти государственными и окологосударственными структурами. ⁸

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. ПРОДВИЖЕНИЕ СИСТЕМЫ  «1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8» КОМПАНИЕЙ  «ИНТЕЛКОМ»

 

ООО «Интелком» – известная компания на рынке информационных технологий РТ. Начало работы компании -  2002 год.   Сфера приложения талантов -  комплексная автоматизация учета предприятия  на платформе 1С. 

Интелком - это один из крупнейших партнеров 1С по Татарстану. Имеет следующие статусы: 1С: Центр компетенции по производству (первый и единственный в РТ), Центр компетенции по бюджетному учету, Авторизованный учебный центр, Авторизованный центр сертификации, Центр компетенции по документообороту (Единственные в РТ).  ООО «Интелком», без прикрас, лидер в области автоматизации на платформе 1С в Татарстане. ⁹

1ый  этап продвижения.

На первом этапе была поставлена задача – добиться увеличения продаж и заключение сделок на внедрение  программного обеспечения «1С: Документооборот 8».

И действительно, являясь  Центром компетенции по Документообороту, единственным в Республике Татарстан, за все время своего существования  компания «Интелком» осуществила только 6 крупных внедрений данной системы. Ситуация требовала более конструктивного подхода. Поэтому, на первом этапе было принято решение провести всесторонний анализ системы «1С: Документооборот  8». Далее представлены основные выводы по проведенному анализу.

Задачи, решаемые системой 1С: Документооборот:

1. Автоматизация процесса разработки и согласования договоров;
2. Автоматизация процесс согласования и ознакомления с внутренними документами;
3. Автоматизация регистрации входящей/исходящей корреспонденции.
4. Создание хранилище корпоративных документов

и пр.

Достигаемые эффекты:

1. Повышение скорости согласования.
2. Экономия времени сотрудников
3. Повышения исполнительной дисциплины за счет внедрения инструментов исполнения поручений.

Отраслевая  направленность:

Необходимость автоматизации  документооборота необходима не только крупным, но и средним и небольшим  предприятиям, независимо от отрасли. В любой, даже самой маленькой  компании, где более или менее  налажена структура делопроизводства, появляется необходимость делать шаги в направлении качественной автоматизации  документооборота. И система Документооборота от 1С идеально подходит для этих целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По данным исследования Российского  рынка СЭД наибольшее проникновение 1С «Документооборот» наблюдается:

¹⁰

Самое большее распространение 1С «Документооборот» получил  в малом бизнесе (64%), далее среднем (29%), крупном (6%) и корпоративном (1%).

Чаще всего СЭД используют секретариат/канцелярия, бухгалтерия, юристы и высшие руководители компаний.

В пункте 2.2. «Анализ рынка  систем электронного документооборота»  уже были рассмотрены основные представители  конкурентной среды. Опрос, касающийся внедрения СЭД в различных организациях, показал:

¹¹

Отсюда мы можем сделать  вывод, что «1С: Документооборот 8» пользуется большой популярностью и может конкурировать со своими зарубежными «собратьями». Но тогда становится непонятным, почему данная система не пользуется популярностью в Республике Татарстан, в частности в Казани.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Следующий шаг, который был предпринят на этом этапе, являлось проведение SWOT анализа системы «1С: Документооборот 8.»:

S - кроссплатформенность                       - доступность                                         - цена                                                      - не имеет отраслевой  специализации - подходит для малого/среднего/крупного  бизнеса	W - требуется профессиональный подход к установке - разделение прав в конфигурации - медленная скорость обработки документов
O - регулярный выход обновлений  от разработчиков - техническое сопровождение  продукта	T - большое количество конкурентов, в особенности в РТ - сравнительная новизна,  как следствие плохая осведомленность  потенциальных клиентов о продукте.

 

Проведённый SWOT анализ, вкупе с дополнительными исследованиями и указал на основные минусы и слабости данной системы. Во-первых, большинство государственных организаций и муниципальных предприятий Республики Татарстан работают с системами электронного документооборота, разработанными по специальному государственному заказу от 2008 года, в рамках проекта «Электронное правительство». Это является одним из сдерживающих факторов внедрения данной системы в государственные структуры. Во-вторых, относительно небольшой срок нахождения на рынке программного продукта, не может не играть роль «преграды» на пути массового распространения данной системы документооборота. В тоже время, общий анализ показывает, что решение от компании 1С, не уступает другим решениям по основным параметрам, является более технологичным и более привлекательным по цене. Явным плюсом решения также служит распространенность платформы «1С:Предприятие» и большое количество специалистов по поддержке.

 

2-ой  этап продвижения.

Проведённый анализ системы  электронного документооборота «1С: Документооборот 8», помог нам определиться с дальнейшими  действиями, которые следует предпринять  для достижения поставленной цели. Во-первых, необходимо выяснить уровень  осведомленности руководителей  и ключевых фигур компаний и организаций  города Казани о системах электронного документооборота. Во-вторых, узнать больше о том, как широко используются данные системы в организациях г. Казани. В-третьих, выявить наиболее важные функции СЭД по мнению потребителя. В данном случае метод «анкетирования» идеально подходил для решения поставленных задач. Но это было бы крайне трудоёмким и, скорее всего, малоэффективным мероприятием, если бы анкетирование проводилось методом рассылки на электронную почту клиентам компании «Интелком». Важным подспорьем в данном случае явилось проведение «Единого Всероссийского семинара» по 1С, который проходил 3 апреля 2013 года во всех городах России. Одним из организаторов данного семинара так же являлась компания «Интлеком».¹²

 

В рамках данного семинара к раздаточным материалам было решено приложить рекламную листовку¹³, целью которой было привлечь внимание и подогреть интерес участников к предстоящей презентации, а так же  анкеты¹⁴, в которых содержались волнующие нас вопросы по системам электронного документооборота. В случае если участник полностью заполнял анкету, он автоматически принимал участие в лотерее, которая состоялась в самом конце семинара. Также, в рамках мероприятия была проведена краткая презентация о возможностях системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8» и были даны ответы на возникшие вопросы.

Проведя анализ всей информации, полученной в ходе семинара, была дополнена  и доработана презентация по продукту. Так же, исходя из данных анкетирования (всего было возвращено более 70 анкет), мы смогли сделать несколько немаловажных выводов:

1. Около половины своего времени работники тратят на работу с документами;
2. Поиск нужной документации вызывает затруднение только у 20 % опрошенных;
3. В тоже время было отмечено, что скорость поиска информации в организациях ниже среднего;
4. Утеря важной документации является довольно таки частой проблемой;
5. Отмечается высокий уровень скорости согласования документов;
6. Выполнением несвойственных задач занимаются около 32 % опрошенных;
7. Наиболее важные функции СЭД, по мнению опрошенных, являются:      - время сокращения согласования документов;

- повышение эффективности работы с документами и эффективности работы сотрудников;

- переход на безбумажную систему документооборота.

8. Только 20% опрошенных имеют внедрённые системы документооборота. (ТаксНет, 1С Документооборот, Собственные разработки);
9. 40% опрошенных запросили дополнительную информацию о продукте;
10. 30% отметили, что планируют переходить на систему электронного документооборота в ближайшем будущем. С ними предстояла отдельная работа.

3-ий  этап продвижения:

На третьем этапе продвижения было принято решение использовать такую технологию, как «Direct Marketing». К 27 апреля было разослано более 300 персонифицированных писем, содержащих рекламную листовку и холодное коммерческое предложение. Уже на этапе рассылки проявилась заинтересованность клиентов и с ними была проведена необходимая работа: согласование времени на проведение презентаций, отправка дополнительных материалов. Далее планируется применение технологии «Telemarketing», для того что бы убедиться в том, что:

• Письма были получены и рассмотрены компетентными лицами;
• Клиент понял, о чем идет речь и не требуется ли дополнительная информация;
• Сделать предложение, «от которого он не сможет отказаться».

 

4-ый  этап продвижения.

На четвёртом этапе  продвижения планируется организовать очередной семинар, темой обсуждения которого будет исключительно система электронного документооборота «1С: Документооборот 8». В рамках семинара планируется провести не только презентацию, но и организовать практическую часть, с демонстрацией одной или нескольких особо важных возможностей программы.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ни один современный человек  не станет отрицать огромную роль информационных технологий в его жизни. Более  того, того вряд ли сегодня можно  назвать хоть одну сферу, где прямо  или косвенно не задействованы информационные технологии.

Продвижения своей ИТ компании либо продукта или услуги является трудоёмким и подчас кропотливым процессом, в котором нужно учитывать большое количество факторов. Продвижение услуг сферы B2B имеет свою специфику и кардинально отличается от продвижения товаров и услуг широкого потребления.

Ключевую позицию в продвижении  ИТ-услуги занимает построение устойчивых, доверительных и долгосрочных отношений  с клиентами. Важную роль играют правильная ценовая политика, создание сильного брэнда и грамотное оказание помощи клиентам.