Источники комплектования ведомственных архивов

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

         ГБОУ СПО Колледж Индустрии Гостеприимства Менеджмента № 23

 

               

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по ПМ 01«Источники комплектования ведомственных архивов»

 

На  тему:

«Источники комплектования ведомственных архивов»

 

 

 

                                                                                       Выполнила

                                                                                       Студентка группы 31-А

                                                       Удалова

                                                                                 Наталья Владимировна

                                                                                       Преподаватель

                                                                                       Мухина Н.С.

 

                                                                                       Срок сдачи_____________

 

                                                                                       Проверено______________

 

                                                                                       Оценка________________

 

                                                                                       Подпись_______________

 

Москва  2015

 

 

 

 

 

 

Требования к выполнению работы

 

Степень теоретической проработки, проблема на основе изучения литературы.
Литературное, грамотное, логическое последовательное и самостоятельное изложение материала.
Оформление работы в соответствии с установленными требованиями.
Выполнение сроков докладов руководителю о ходе разработки и написанию работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

Требование к защите работы

 

Требования	Оценка
Умение четко и ясно излагать свои мысли и выводы
Использование иллюстрации в ходе защиты
Ответы на дополнительные вопросы

 

 

 

Общая оценка

 

 

 

 

 

 

 

 

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА  МОСКВЫ ГБОУ СПО

КОЛЛЕДЖ ИНДУСТРИИ ГОСТЕПРИИМСТВА

И МЕНЕДЖМЕНТА № 23

 

Профессиональный модуль «Организация документного обеспечения

Управления функционирования организации».

 

ЗАДАНИЕ

 

Студентки: Удаловой Натальи  Владимировны

Тема курсовой работы: «Источники комплектования ведомственных архивов».

Цель курсовой работы: «Изучение особенностей комплектования и экспертиза ценности документов в архиве ».

 

Основные вопросы, подлежащие разработке:

1)      раскрыть понятие и содержание комплектования архива;

2)      раскрыть определение источников комплектования;

3)      описать организацию комплектования;

4)      рассказать об экспертизе ценности документов;

5)      рассмотреть экспертизу ценности документов на основе научных критериев;

6)      рассмотреть экспертизу ценности документов по перечням.

 

 

{Оглавление}

 

 

Доклад преподавателю о ходе исследования:

1)Текст курсовой работы состоит из 30 – 35 машинописных листов (14 шрифт  кроме заголовка, через 1,5 межстрочных интервала)

2) Доклад преподавателя  о ходе исследования  (______________)

3) Доклад преподавателю  о ходе исследования (______________)

4) Защита (________________)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение……………………………………………………………………………………...	3
1. Понятие и содержание  комплектования архива………………………………………..	4
2. Определение источников  комплектования……………………………………………...	5
3. Организация комплектования……………………………………………………………	11
4. Экспертиза ценности  документов……………………………………………………….	15
4.1. Экспертиза ценности  документов на основе научных  критериев…………………..	15
4.2. Экспертиза ценности  документов по перечням………………………………………	18
Заключение…………………………………………………………………………………..	22
Список использованной литературы……………………………………………………….	24

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В течение веков люди собирают и хранят информацию.

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и прочее. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.  В каждой семье хранятся документы, фотографии , пленки с записями, которые составляют домашний архив.

В работе организаций также создается множество документов, многие из которых  в течении длительного времени используются  в работе, поэтому хранятся и используются.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

 

 Уголовном кодексе Российской Федерации впервые прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с ними. В ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» прописано, что гражданин имеет право получить определенную информацию по любому законодательству (архивному и уголов ному

Для документов государственной и негосударственной частей

АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4):

64

постоянное, временное, постоянное в собственности государства,

депозитарное.

Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в ар­

хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же

в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения.

 

 

 

После распада СССР  пришлось изменить всю систему комплектования архивов.

Тяжело решался вопрос  о хранении документов бывших  союзных республик. В соответствии с основным научным принципом архивоведения — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» — было принято нелегкое решение — не перемещать материалы.

Второй вопрос , который стоял перед архивами – это изменение статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов).

 Архивисты предложили способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждения уже не отражает реального значения его деятельности.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений — это один путь решения проблемы, другой — создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

 

В четвертых . Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений — это один путь решения проблемы, другой — создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

 

 

Источниками комплектования ведомственных архивов,

Источниками комплектования государственных архивов,хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Комплектование архива

1.      Понятие и содержание комплектования архива

 

Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ. Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Актуальность  состоит в том, что комплектование архива не существует изолированно и решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.

Информационный подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в механические и автоматические читающие устройства. Достижения физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы сохранности документов. Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. 
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников. 
          Ведомственное хранение документов – это хранение архивных документов в ведомственных архивах перед сдачей на их государственное хранение. Отсюда следует, что основной и главной задачей ведомственного хранения документов является сохранность архива организации до непосредственной передачи на государственное хранение.