Методы совершенствования документооборота

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Обзор основных методов совершенствования  документирования управленческой деятельности

ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ КОРПОРАТИВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК МЕТОДА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОИВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Государственное и корпоративное регулирование документационного обеспечения управления
2. Понятие корпоративной системы автоматизации документооборота
3. Основные этапы внедрения  корпоративной системы автоматизации документооборота

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Роль системы управления документами в корпоративной информационной системе
2. Обзор систем автоматизации документооборота
3. Характеристика системы «Дело»

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ СОЗДАНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОСНОВЕ СИСТЕМЫ «ДЕЛО» НА ПРИМЕРЕ ГОРОДСКЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДОКУМЕНТОООБОРОТА В Г.АЛЬМЕТЬЕВСКЕ Р.ТАТАРСТАН

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 

5 
 
 

9 

9 

12 

15 
 
 

20 

20

21

24 
 
 
 

29

35

38 
 
 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

      Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

      Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

      Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

      Проблемы  документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы 'и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

      Для современного документоведения важны  исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

      С ростом масштабов предприятия и  численности его сотрудников  вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы выглядят следующим образом: руководство теряет целостную картину происходящего; структурные подразделения, не имея информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность; это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.; приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников; для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций; оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

      Решение проблемы управления документацией  в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

      Сказанное позволяет утверждать, что системы  управления документами начинают играть совершенно иную роль в современном бизнесе по сравнению с той, которую они играли, скажем, десять лет назад. Главное отличие состоит в том, что в условиях информационного взрыва документы превратились в знания, и управление знаниями стало первоочередной, критической задачей для больших и средних предприятий. По западной статистике управление документами рассматривается как один из трех главных приоритетов для большинства компаний, входящих в 1000 лучших западных компаний. Таким образом, актуальность темы курсовой работы обусловлена ее значимостью для развития предпринимательства и российской экономики.

      Тема  данной работы – «Методы совершенствования документирования управленческой деятельности».

      Цель  написания курсовой работы – рассмотрение теоретических и практических основ применения существующих методов совершенствования документирования управленческой деятельности, а также анализ корпоративной системы документооборота на основе системы «Дело» на конкретном примере.

      В курсовой работе в качестве приоритетного  направления совершенствования документирования управленческой деятельности анализируется теоретические и практические аспекты современной методологии создания и внедрения автоматизированной корпоративной системы документооборота

      Курсовая  работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованной литературы из 27 источников.

 

ГЛАВА 1. ОБЗОР ОСНОВНЫХ МЕТОДОВ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

     На  данный момент среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

     К первой группе относят все процедуры  прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого  документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

     К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

     Сокращение  объема документооборота связывается  с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

     Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

     Таким образом, унификация позволяет упорядочить  образование документов и тем  самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности  каждой формы лимитирует изготовление бланков.

     Другое  направление сокращения документооборота — повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:

     - уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

     - исключение из служебной переписки  персональных обращений и заключительных  фраз, выражающих благодарность  или уважение адресатам. 

     Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение физического размера  документа. При переписке необходимо применять стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное — удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

     В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или  несвоевременного исполнения решений  и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.

     Автономные  компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.