Методы совершенствования документооборота

     Резервы сокращения объемов документооборота имеется и при размножении  и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

     В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям: в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов; - ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции; - в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования; - унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта "Указание"; - разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов; — повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами; - расширить практику бездокументного решения служебных вопросов; - для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов; - разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

     Таблица 1

Нормы времени на операции контроля

     В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.

     Сущность  вышеизложенного сводится к следующему.

     Задача  сокращения объёма документооборота имеет  два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

     Главное условие сокращения объёмов упорядочение документообразования. Основным его  методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ КОРПОРАТИВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Государственное и корпоративное регулирование документационного обеспечения управления

      Вследствие  важности государственного и корпоративного регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ) его вопросы относятся к сфере государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов, определяющих общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

      1)В числе задач государственного регулирования ДОУ выделим следующие:

-издание документов, обладающих необходимой юридической силой;                                      -эффективное информационное обеспечение принимаемых решений на различных уровнях руководства и управления;

-реализация законных прав и интересов граждан;

- взаимодействие государственных органов и организаций различных отраслей, а также контроль за их деятельностью;

-формирование качественного архивного фонда, наиболее ценная часть которого поступает на государственное хранение и является одним из важнейших информационных ресурсов общества.

         К настоящему времени сложилась достаточно разветвленная система законодательных и нормативных актов, затрагивающих различные аспекты ДОУ.

      Основополагающий характер имеет Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». В ст. 5 закона записано: «Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» [1].

      Правовые  нормы по отдельным вопросам документирования в различных сферах управленческой и хозяйственной деятельности содержатся также в Гражданском кодексе Российской Федерации, федеральных законах «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О бухгалтерском учете» и т.п.

      Важнейшее значение для документирования управленческой деятельности не только в традиционной бумажной, но и в электронной форме, а также для обмена электронными документами имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».

      Вопросы формирования государственной и  негосударственной части Архивного  фонда Российской Федерации регламентируют «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые в 1993 г.

      Межотраслевое регулирование ДОУ осуществляется также на основе государственных стандартов и нормативных актов соответствующих федеральных органов исполнительной власти (например, до 2004 г. они издавались Федеральной архивной службой России, Государственным комитетом по статистике, Министерством финансов и др.). В настоящее время в условиях изменения системы федеральных органов исполнительной власти, перераспределения функций между федеральными министерствами, федеральными службами и федеральными агентствами вопросы межотраслевого регулирования ДОУ и компетенция конкретных органов исполнительной власти должны уточняться.

      Сфера государственного регулирования ДОУ с начала 1990-х гг. существенно сузилась по сравнению с предыдущим периодом, когда действовали обязательные к применению государственные стандарты на ряд унифицированных систем документации, активно использовались (хотя имели статус методических документов) основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а затем Государственная система ДОУ (ГСДОУ). Сфера действия этих документов распространялась на все учреждения, организации и предприятия.

      В настоящее время государственное регулирование ДОУ в основном распространяется на государственные учреждения. В частности, действует «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации». Утвержден новый государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительной документации.

      Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002— 2010 годы)» [2] призвана содействовать внедрению новых информационных технологий в деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, их взаимодействию с гражданами и хозяйствующими субъектами. Эта задача связана, с одной стороны, с формированием соответствующей нормативной правовой базы, а с другой — с развитием информационной и телекоммуникационной инфраструктуры. Расширение использования электронных документов в сфере управления и необходимость устранить возникшие в последнее время пробелы в нормативной базе ДОУ обусловливает потребность в совершенствовании государственного регулирования ДОУ. В связи с этим подготовлен проект федерального закона о документационном обеспечении управленческой деятельности, на который получены отзывы ряда органов государственной власти, учреждений и организаций [12].

      Таким образом, в настоящее время существует достаточно развитая законодательная и нормативная база по вопросам ДОУ, которая продолжает совершенствоваться. Вместе с тем значительная часть вопросов организации и технологии работы с документами не регламентируется, да и не должна регламентироваться на государственном уровне. Эти вопросы составляют область корпоративного регулирования ДОУ, которое должно дополнять формы и методы государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности того или иного учреждения или предприятия, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур.

      Используемое  понятие «корпоративное регулирование ДОУ» является относительно новым. По мнению автора, оно отвечает социально-экономическим преобразованиям в нашей стране за последнее десятилетие с которыми по времени совпали принципиально новые возможности информационных технологий. В настоящее время формируется и взаимодействует с государственными структурами корпоративный сектор экономики и управления [16]. Корпоративное регулирование ДОУ созвучно понятиям, вошедшим в современную практику менеджмента: корпоративное управление, корпоративные информационные системы, корпоративная культура [6-8].

      В настоящей работе понятие корпоративного регулирования ДОУ используется в широком смысле применительно:

• к отдельному учреждению, предприятию или организации с достаточно развитой организационной структурой;
• к группе предприятий, объединенных отношениями собственности или корпоративными соглашениями;
• к ведомству.

      Корпоративное регулирование ДОУ имеет особое значение для ведомств и организаций с развитой иерархической и территориальной структурой, поскольку большое число подразделений и сотрудников требует проведения на корпоративном уровне унификации документационных процессов и закрепления корпоративных норм в локальных нормативных актах.

      Корпоративное регулирование призвано создать  систему работы с документами, учитывающую  особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

      В системе корпоративного регулирования  ДОУ можно выделить следующие основные элементы:

• ведомственные или локальные нормативные акты и распорядительные документы;
• организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;
• работа с персоналом и корпоративная культура.

      Корпоративное регулирование ДОУ призвано создать  систему работы с документами  в организации, учитывающую особенности документирования ее деятельности, характеристики структуры, персонала, технической базы, а также управленческие традиции и другие существенные факторы. В условиях применения современных информационных технологий к этому добавляется задача сопряжения традиционных и новых процедур работы с документами, использования корпоративных систем автоматизации документооборота и элементов электронного документооборота.

2. Понятие корпоративной системы автоматизации документооборота

      Информационно-технологическую основу ДОУ в современных условиях составляют корпоративные системы автоматизации документооборота и корпоративные технологии.

      Корпоративные системы автоматизации документооборота прежде всего внедряются в учреждениях, организациях и на предприятиях, стратегия которых нацелена на длительное функционирование. Для значительной части организаций внедрение и использование корпоративных систем может рассматриваться как насущная потребность или ближайшая перспектива.