Методы совершенствования документооборота

      Отсюда  вытекает необходимость учитывать  влияние и коллективных, и индивидуальных интересов.

      При внедрении КСД проявляются также  аспекты, связанные с корпоративной  культурой. Например, если члены организации  в течение длительного времени  были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведениям и стремление работников к повышению квалификации не являлись чертой корпоративной культуры и системы приоритетов в менеджменте, то при внедрении нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.

      При внедрении КСД важно учитывать, что отношение к внедряемым нововведениям в значительной мере зависит от следующих их характеристик:

      относительной выгодности (насколько предлагаемое нововведение выгоднее в социально-экономическом плане, чем существующий порядок работы, насколько оно способствует выполнению целей организации);

      совместимости (насколько данное нововведение совместимо с взглядами и опытом работников — от этого зависит, труднее или легче оно будет воспринято);

      сложности (насколько трудно понять, использовать в работе и приспособиться к предлагаемому нововведению);

      этапности (нововведения, которые можно реализовать поэтапно или с экспериментальной проверкой, будут лучше восприняты).

      Успешность  внедрения системы автоматизации документооборота, призванной обеспечивать функционирование организации в целом, зависит от глубины проработки и своевременности решения организационных вопросов на соответствующих уровнях управления. Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации («принцип первого лица»). При отсутствии такой поддержки система вряд ли будет внедрена во всех подразделениях. Для оперативного регулирования процесса внедрения системы может потребоваться создание постоянно действующего органа (к примеру, комиссии или рабочей группы из представителей подразделений, отвечающих за различные аспекты внедрения — организационный, технологический, программно-технический, кадровый, а также за защиту информации). В задачи службы ДОУ входит решение кардинальных технологических вопросов, согласование интересов подразделений как пользователей системы, подготовка необходимых нормативно-методических документов, разработка классификации документов и ведение справочников системы.

      Практика показывает, что при внедрении корпоративной системы с использованием электронного документооборота необходим ряд этапов. По мнению автора, эти этапы в большинстве российских учреждений и организаций можно охарактеризовать следующим образом.

      На  первом этапе решаются вопросы организации внедрения системы, регламентируется ее использование, проводится оптимизация и унификация документооборота, проводится обучение сотрудников, накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоративной технологии. Работа на этом этапе может вестись с электронными карточками без прикрепления файлов документов.

      На  втором этапе определяются виды и разновидности документов, с которых следует начинать использование электронного документооборота. Это могут быть внутренние документы, распорядительные документы, переписка с вышестоящими организациями (т.е. те документы, к которым чаще всего обращаются в справочно-информационных целях, и др.).

      Затем можно выделить третий этап — масштабное использование функциональных возможностей системы, в том числе электронного документооборота.

      Круг  пользователей корпоративной системы  также должен расширяться поэтапно: от работников службы документационного обеспечения управления и секретарей в структурных подразделениях организации до руководителей и специалистов. Вовлечение руководителей и специалистов в число пользователей системы (не номинально, а реально использующих ее в работе) можно рассматривать как показатель использования корпоративной технологии документооборота.

      При внедрении КСД и расширении числа  пользователей системы, подключении  новых подразделений могут быть полезны следующие подходы [12]:

• начинать с наиболее психологически готовых и квалифицированных сотрудников, используя их пример, опыт и навыки при освоении технологии другими сотрудниками;
• внедрять новую технологию в первую очередь в подразделениях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект внедрения.

      Важно отметить, что в современных условиях вряд ли возможно сразу внедрить многофункциональную автоматизированную систему для крупной организации. Более приемлемым представляется вариант ее поэтапного развития. В противном случае разработка и внедрение системы могут затянуться на длительный период, а первоначальные требования могут даже устареть. На любом из названных этапов может вестись работа по совершенствованию технологии документооборота (как традиционной, так и автоматизированной), т.е. применяться модифицирующие нововведения.

      Как традиционный (бумажный), так и автоматизированный документооборот требуют постоянного внимания к вопросам его оптимизации с учетом: происходящих изменений в организационной структуре управления, необходимости сопряжения традиционной и автоматизированной технологий; обеспечения организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы; развития системы и доработки отдельных ее функций с учетом новых программно-технических возможностей. 

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Роль системы управления документами в корпоративной информационной системе

     Наиболее  часто задаваемый заказчиками корпоративной  информационной системы (КИС) вопрос звучит следующим образом: а зачем вообще нужна система управления документами, если есть ERP-система? Ведь благодаря ERP системе бизнес-процесс на предприятии, безусловно, обеспечен поддержкой: один человек занимается обработкой контрактов, другой - формирует спецификации к этим контрактам, третий отслеживает платежные документы, четвертый - складские, - то есть, все связано воедино - и контроль, и учет. На первый взгляд, все замечательно и проблем в этом процессе нет. Тем не менее, ответ, нужны ли вообще в такой ситуации системы управления документами, связанные с ERP-системами, однозначно положительный. Почему? Потому что, во-первых, ERP-системы определяют исключительно возможность выполнения операций в цепочке бизнес-процессов, но никак не их обязательность. А во-вторых, сложившееся законодательство не рассматривает электронные документы в качестве юридических оснований для проведения сделок.

     Система управления документами закрывает  именно эту нишу - нишу управления потоками работ, управления бизнес-процессами - связывания соответствующих операций по управлению и документарное обоснование  этих операций. Это и есть основная роль системы управления документами, используемой в КИС в связке с ERP-системой.

     Существует  пример элегантного решения конкретных бизнес-задач с помощью применения системы управления документами. Рассмотрим процедуру подготовки актов сверки, например, финансового баланса отношений с каким-либо контрагентом. Баланс легко получить из ERP-системы: достаточно посмотреть все связанные с контрагентом проводки и увидеть его конечный баланс. Но акт сверки предполагает еще и обоснование всех этих проводок. То есть, после получения распечатки из ERP-системы по состоянию баланса с каким-то контрагентом мы должны собрать все исходные бумажные документы, сделать их копии и «подшить» к балансу - в качестве обоснования существующих проводок. Понятно, что эта процедура в нормальной бухгалтерии занимает достаточно много времени. Когда же число таких контрагентов исчисляется сотнями, она превращается в большую головную боль.

     Как может выглядеть эта же процедура, если система управления документами  связана с ERP-системой? В этом случае к каждой проводке «подвязан» образ первичного документа, и при нажатии одной кнопки у вас выводится баланс, в котором каждая проводка связана с образами соответствующих документов-обоснований. В результате вы сразу получаете необходимую пачку документов, которая может служить основанием для формирования акта сверки. Это особенно актуально, поскольку культура работы бухгалтерии основана на использовании первичных документов.

     Кроме того, как показывает опыт, с точки  зрения контроля проведения платежей иногда очень важно посмотреть и узнать, кто конкретно подписал данный документ на проведение этого платежа.

     Формирование  актов сверок и различных отчетов, - это всего лишь два из многих других примеров решения бизнес-задач  с помощью интеграции системы управления документами и ERP-системы. Подобные решения требуют определенных свойств наличия интеграционных модулей между развитыми системами документооборота и ERP-системой. Сейчас на нашем рынке такого рода системы уже появились.

     Основные проблемы, которые решают современные системы управления документами, можно обозначить понятиями информационного и функционального хаоса, т.е., такого состояния предприятия, когда непонятно, где и какая информация хранится, для чего она может использоваться, и кто и что делает на этом предприятии. 
Система управления документами с развитой архивной системой позволяет преодолеть информационный хаос, связывая документы в логические блоки. Кроме того, борьбу с информационным хаосом позволяют вести такие инструменты системы управления документами, как развитые средства атрибутного и полнотекстного поиска.

     Средства  управления маршрутами документов позволяют  преодолеть функциональный хаос, давая  информацию о том, в каком состоянии  находится обрабатываемый документ, кто ответственен за его подготовку, согласование и утверждение.

     Таким образом, основной задачей внедрения  систем управления документами является устранение информационного и функционального  хаоса на предприятиях. Наибольший эффект от использования этих систем можно достичь, интегрируя их с другими подсистемами КИС, такими как ERP-системы, системы управления проектами, CRM-системами и другими.

2. Обзор систем автоматизации документооборота

     Выбор автоматизированной информационной системы  документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации — управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.

     Такая система призвана повысить эффективность  управленческой деятельности организации  за счет автоматизации всего комплекса  работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

• документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
• обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);
• архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).

     АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской в течение всего их жизненного цикла. А после завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

     Создание  уникальных заказных систем управления документооборотом в России, как  и в большинстве других стран, уходит в прошлое. Обычно, если к  АИС ДОУ не предъявляются какие-то фантастические требования, вполне достаточно тиражируемого, допускающего настройку программного обеспечения (ПО) от известного производителя. Именно о таких продуктах мы и будем говорить далее.

     Надо  отметить, что к внедрению подобных систем каждую отдельную организацию  побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее: