Обзор отечественной литературы по вопросам делопроизводства в 1920-1930 гг.

 

- рационализацию структур;

 

- совершенствование документирования исполнения, планирования и учета;

 

- рационализацию технологии и  техники управленческих процедур  и операций.

 

ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены «Правила постановки архивной части  делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных  учреждениях и предприятиях РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

 

Для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х годов были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других видов документов.

 

Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага (размер бумажного листа), чернила (к использованию разрешались только синие, фиолетовые и черные чернила, так как остальные краски выгорают через несколько десятилетий), ленты для пишущих машинок (определенный размер) и так далее.

 

Впервые вводится понятие «офисная мебель», рекомендуемая для конторских помещений.

 

В начале 30-х годов вопросами  совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение  работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время труда».

 

В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: фундаментальные  теоретические исследования и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

 

Важным этапом в развитии проблем  делопроизводства можно считать  подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). Сборник законодательных актов по делопроизводству 1917-1970 гг.: Учеб. пособие. - М., 1973. ? С. 57.

 

Большими тиражами выходила научно-техническая  литература, в том числе и по делопроизводству. Учеными и специалистами  была развернута острая, но сохраняющая  этические нормы научная полемика. Институт вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 году рационализаторы-практики получили в институте более 200 различных консультаций. Особой популярностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые институтом с целью повышения квалификации и обмена опытом.

 

В 1928 году ИТУ совместно с архивной службой были изданы "Правила  постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях  и предприятиях РСФСР", в которых  давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

 

В 1931 году издан проект "Общих  правил документации и документооборота", который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

 

Предполагалось ввести "Общие  правила…" в качестве типовых и единых для всех организаций и учреждений.

 

Во введении указывалось, на что  необходимо обращать внимание при работе с документами, но также и разъяснялось, что и как надо делать и кто  должен это делать. "Общие правила  …" содержали следующие разделы:

 

- "Организация документации  и документооборота";

 

- "Организация секретариата"; "Обязанности конторско-секретарского  персонала";

 

- "Организация приема корреспонденции";

 

- "Прием, проверка, вскрытие и  отметки о получении корреспонденции";

 

- "Разноска корреспонденции в учреждении";

 

- "Организация отправки корреспонденции".

 

Данные "Общие правила …" также  содержали многочисленные образцы  учетно-регистрационных форм, табличек, штемпелей и т.п. Петров С.Г. Документы  делопроизводства Политбюро ЦК РКП(б) как источник по истории Русской церкви (1921-1925 гг.) - Изд.: Российская политическая энциклопедия, 2004. ? С. 244..

 

Исходя из этого, можно сделать  вывод о том, что содержание материала  в проекте данного документа  было изложено в последовательности, которая характерна современным обучающим инструкциям. Проект "Общих правил …" можно считать результатом широкомасштабной научно-практической деятельности по рационализации техники управления рассматриваемого периода. Но этому проекту не суждено было реализоваться, уже к моменту его издания (начало 1930-х гг.) в новых политических и социально-экономических условиях, движение НОТ стремительно шло на убыль. Партийно-государственное руководство указало увлекшимся рационализаторам на их место. Государственный институт техники управления (ИТУ) был ликвидирован в апреле 1932 года.

 

Значительное сокращение масштабов  централизованной научно-исследовательской  деятельности в области управления и делопроизводства, в связи с  ликвидацией института, не означает что в 1930-е гг. развитие в этой сфере прекратилось. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила.

 

В последующие годы, вплоть до 1960-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.

 

Разработанные составителями «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В «Правилах» последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

 

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих  в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме  и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

В 20-е гг. развивались и системы  специальной документации. С учетом полного доминирования концепции  построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.

 

Статистическая документация - важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством Керженцев П.М. Борьба за время. ? М., 1965. ? С. 110.. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

 

Бухгалтерская документация, отражая  и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики  должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.

 

В 30-е гг. формируется и укрепляется  жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке - в частности, усилия были направлены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.

 

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 года, впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определившая, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

 

Высший законодательный орган - Верховный Совет СССР издавал  законы, его Президиум - указы и постановления, народные комиссары - приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов - приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, - приказы.

 

Отсутствие единого организационно-методического  центра по руководству постановкой  делопроизводства в стране, общегосударственных  норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства.

 

Значительное сокращение масштабов  исследований в области управления и делопроизводства не означает, что  в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

 

Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской  и кадровой документации, предпринимались  неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

 

- создание организационно-методического  центра для руководства постановкой  делопроизводства;

 

- разработка нормативной базы  деятельности служб делопроизводства;

 

- механизация труда «канцелярских» работников;

 

- проведение унификации и трафаретизации  управленческой документации;

 

- установление единой системы  подготовки и переподготовки  работников делопроизводства;

 

- создание всесоюзного научно-исследовательского  института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

 

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая  отечественная война.

 

Заключение

 

 

В курсовой работе, была предпринята  попытка всесторонне проанализировать обзор литературы 1920-1930 гг. по вопросам делопроизводства. И можно сделать следующие выводы:

 

1. Произошедший крутой поворот  в СССР на рубеже 1920-х - 1930-х  годов, привёл к существенным  изменениям во всех сферах  жизни советского общества. Массовые  политические репрессии, прошедшие по научным и управленческим кадрам, привели к свертыванию исследований в области документоведения.

 

Исключениями стали отдельные  направления, которые были ориентированы  либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и тому подобное).

 

2. Использование делопроизводственной  документации в этот период осуществлялось, главным образом, в практических целях. В 1918-1921 гг. ВСНХ были подготовлены и изданы три выпуска «Сборника декретов и постановлений по народному хозяйству», в которые вошли документы организационно-распорядительного характера: положения об отделах и главках, инструкции, постановления Президиума.