Устав - свод правил, регулирующих деятельность
организаций, учреждений, обществ и граждан,
их взаимоотношения с другими организациями
и гражданами, права и обязанности в определенной
сфере государственного управления, хозяйственной
или иной деятельности. Уставы предприятий,
учреждений, организаций утверждаются
вышестоящими органами (министерствами,
администрацией субъектов федерации),
устав юридического лица утверждается
его учредителями (участниками) и подлежит
государственной регистрации в установленном
порядке. Устав относится к обязательным
учредительным документам при создании
негосударственных коммерческих организаций.
Общие требования к порядку его составления,
оформления и содержания даны в части
первой Гражданского кодекса Российской
Федерации.
Структура текста устава меняется в зависимости
от его разновидности. Устав организации
включает: общие положения, цели и задачи,
права, деятельность, имущество, управление,
реорганизация и ликвидация.
Устав акционерного общества содержит
разделы: общие положения, акционерный
капитал, порядок деятельности, права,
управление, учет и отчетность, распределение
прибыли, прочие накопления, прекращение
деятельности.
Положения — нормативные акты,
определяющие порядок образования, структуру,
функции, компетенцию, обязанности и организацию
работы структурного подразделения, комиссии,
деятельность должностных лиц и т.п.
В отдельную группу можно выделить
положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других отношений
по конкретному вопросу. Положения утверждаются
в установленном порядке. И уставы, и положения
являются сложными документами, их структура
и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками.
Положение об организации включает разделы:
общие положения; основные задачи; функции;
права и обязанности; руководство; взаимоотношения
и связи; контроль, проверка и ревизия
деятельности; реорганизация и ликвидация.
Структура текста положения о структурном
подразделении (службе) нормативно не
определена. Достаточно устойчивую структуру,
выработанную практикой, имеют положения
о подразделениях, имеющие следующие разделы:
общие положения, основные задачи, функции,
права и обязанности, ответственность,
взаимоотношения.
Отдельную группу положений составляют
положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других отношений
по конкретному вопросу. Например: Положение
о документационном обеспечении управления.
Пример оформления и структура текста
«Положения о документационном обеспечении
управления» приведены в приложении А [11, с.97].
Инструкция - правовой акт, содержащий
правила, регулирующие организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые или иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций,
предприятий, их подразделений, служб,
должностных лиц. Инструктивный характер
носят такие виды документов, как правила,
регламенты и др.
Начинается инструкция, как правило,
разделом «Общие положения», в котором
указываются цели ее издания, области
распространения, порядок пользования
и другие сведения общего характера.
Текст инструкции должен содержать четкие
формулировки с распорядительными словами
типа «должен», «следует», «необходимо»,
«имеет право», «не допускается», «рекомендуется»,
«запрещается» и т.д. Текст инструкции
излагается от третьего лица («исполнитель
должен представлять документы на подпись
вместе с материалами, на основании которых
они готовились») или в безличной форме
(«срок хранения документов определяется
по Перечню»).
На каждого работника учреждения (организации)
составляется должностная инструкция.
Должностная инструкция - это
организационно-правовой документ, определяющий
задачи, функции, основные обязанности
и ответственность сотрудника предприятия
при осуществлении им служебной деятельности
согласно занимаемой должности.
Основой для разработки должностных
инструкций являются квалификационные
характеристики (требования) по должностям
служащих, утвержденные Министерством
труда и социального развития Российской
Федерации.
Целями разработки должностной
инструкции являются [4, с.193]:
- создание организационно-правовой
основы служебной деятельности сотрудников;
- повышение ответственности
сотрудника за результаты его деятельности,
осуществляемой на основании трудового
договора;
- обеспечение объективности
при аттестации сотрудника, его поощрении
и при наложении на него дисциплинарного
взыскания.
Должностная инструкция состоит
из следующих разделов: общие положения,
права, обязанности, ответственность,
квалификационные требования.
Должностная инструкция составляется
по каждой должности организации, носит
обезличенный характер и объявляться
сотруднику по расписку при заключении
трудового договора, в том числе при перемещении
на другую должность, а также при временном
исполнении обязанностей по должности.
Регламент - правовой акт, устанавливающий
порядок деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного органа.
Регламент работы коллегиального
или совещательного органа определяет
[20, с.165]:
- статус коллегиального или
совещательного органа;
- порядок планирования работы;
- порядок подготовки материалов
для рассмотрения на заседании;
- внесение материалов на рассмотрение;
- порядок рассмотрения материалов
и принятия решений на заседании;
- ведение протокола заседания;
- оформление решений коллегиального
или совещательного органа;
- порядок доведения решений
до исполнителей;
- материально-техническое обеспечение
заседаний.
Регламент оформляется на общем
бланке организации. Обязательными реквизитами
регламента являются: наименование организации,
наименование коллегиального или совещательного
органа, вид документа, дата документа,
номер документа, место составления, гриф
утверждения, текст, подпись. Регламенты
утверждаются руководителем организации
или руководителем коллегиального или
совещательного органа. В процессе подготовки
регламенты проходят стадию обсуждения
на заседании членами коллегиального
или совещательного органа. Регламенты
согласовываются с заинтересованными
подразделениями и юридической службой.
Правила внутреннего трудового
распорядка представляют собой документ,
регламентирующий организацию работы
предприятия. Он состоит из следующих
разделов: общие положения, порядок приема
и увольнения рабочих и служащих, основные
права и обязанности работодателя, основные
права и обязанности рабочих и служащих,
рабочее время и его использование, время
отдыха, поощрения за успехи в работе,
ответственность за нарушение трудовой
дисциплины. При приеме на работу каждый
работник знакомится с правилами внутреннего
трудового распорядка под расписку.
Структура и штатная численность -
это документ, в котором закрепляется
состав подразделений (отделов, служб)
и штатная численность каждого структурного
подразделения и всей организации в целом.
Документ оформляется на общем
бланке организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем кадровой
службы, визируется главным бухгалтером,
заместителями руководителя организации
и утверждается руководителем организации
с проставлением печати. Текст документа
составляется в форме таблицы, графы которой
соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания
(таблица 1). Обычно этот документ утверждается
на целый год, но если в течение года в
него необходимо внести изменения, то
они проводятся приказом по основной деятельности
[13, с.264].
Таблица 1 – Структура и штатная
численность
Код подразделения |
Название подразделения |
Штатная численность |
01 |
Руководство |
3 |
02 |
Служба персонала |
2 |
03 |
Бухгалтерия |
5 |
04 |
Служба эксплуатации |
8 |
… |
… |
… |
| |
|
|
| |
Всего |
67 |
Штатное расписание - документ,
который определяет структуру организации
и численность должностей каждого наименования
в конкретных структурных подразделениях
в организации. В соответствии с Трудовым
кодексом Российской Федерации штатная
структура и штатное расписание разрабатываются
организацией самостоятельно.
Штатное расписание содержит
перечень структурных подразделений,
должностей, сведения о количестве штатных
единиц, должностных окладах, набавках
и месячном фонде заработной платы. Утверждается
приказом руководителя организации или
уполномоченным им лицом. Штатное расписание
составляется и утверждается по состоянию
на 1 января ежегодно.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
может предоставляться в любое время рабочего
года в соответствии с очередностью, установленной
в данной организации. Указанная очередность
определяется ежегодно в соответствии
с графиком отпусков, утвержденным работодателем.
График отпусков является обязательным
локальным нормативным актом, утвержденным
ежегодно не позднее, чем за две недели
до наступления нового календарного года.
Памятка - документ, регламентирующий
порядок работы по выделенному направлению
деятельности организации.
Памятка не входит в состав
УСОРД, не имеет унифицированной формы,
составляется по произвольной форме, подписывается
заместителем руководителя организации,
курирующим данное направление, утверждается
руководителем организации. Информацию,
включенную в памятку, можно представить
и в разделе инструкции, освещающей правила
работы по выделенному направлению. Например,
памятка работнику о сохранении коммерческой
тайны предприятия может быть включена
в инструкцию по документационному обеспечению
управления отдельным разделом, освещающим
порядок работы с документами с грифом
«Коммерческая тайна».
Итак, к организационным документам относятся:
учредительный договор, устав организации,
положение об организации, положения о
структурных подразделениях организации,
коллегиальных и совещательных органах,
инструкции по определенным направлениям
деятельности, должностные инструкции
работников, регламенты работы, правила
внутреннего трудового распорядка, положение
о персонале, структура и штатная численность,
штатное расписание, памятки. Организационные
документы значительно облегчают и разъясняют
работу в любом виде деятельности, где
их используют. С их помощью можно узнать
значительную часть информации о той или
иной организации, фирме, предприятия.
2 Характеристика
структуры, содержания и правил
оформления отдельных видов организационных
документов
2.1 Учредительные документы.
Положение
К основным организационным
документам относятся учредительные документы
- учредительный договор, устав или положение.
Общие положения, определяющие
наименование вида учредительного документа,
порядок составления и содержание текста,
приведены в Гражданском кодексе (ч. I,
гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим
лицом, «действует на основании устава,
либо учредительного договора и устава,
либо только учредительного договора.
В случаях, предусмотренных законом, юридическое
лицо, не являющееся коммерческой организацией,
может действовать на основании общего
положения об организациях данного вида»
(ст. 52 ГК РФ) [1].
В тексте учредительных документов
должно содержаться [18, с.81]:
- наименование юридического
лица, содержащее указание на его организационно-правовую
форму; наименования некоммерческих организаций,
а также унитарных предприятий и в предусмотренных
законом случаях других коммерческих
организаций должны содержать указание
на характер деятельности юридического
лица;
- место нахождения юридического
лица, которое определяется местом его
государственной регистрации, если в соответствии
с законом в учредительных документах
юридического лица не установлено иное;
- предмет и цели деятельности
юридического лица (для некоммерческих
и унитарных предприятий);
- порядок управления деятельностью
юридического лица; другие сведения, предусмотренные
законом для юридических лиц соответствующего
вида.
Учредительный договор заключается,
а устав утверждается его учредителями
(участниками).
Юридическое лицо, созданное
в соответствии с ГК РФ одним учредителем,
действует на основании устава, утвержденного
этим учредителем.
В учредительном договоре учредители
обязуются создать юридическое лицо, определяют
порядок совместной деятельности по его
созданию, условия передачи ему своего
имущества и участия в его деятельности.
Договором определяются условия и порядок
распределения между участниками прибыли,
управления деятельностью юридического
лица, выхода учредителей (участников)
из его состава.
Устав - правовой акт, определяющий
порядок образования, компетенцию, структуру,
функции, задачи, права предприятия, организации,
учреждения. Устав регулирует деятельность
организаций, предприятий, учреждений
независимо от формы собственности и сферы
их деятельности. Однако структура текста
устава не может быть единой для всех учреждений,
организаций и предприятий. Структура
текста устава государственного предприятия
будет отличаться от структуры текста
устава среднего специального учебного
заведения (ССУЗа) (таблица 2) [17, с.115].