Организация и ведение делопроизводства

Текст работы:

 

 

Введение 3

 

Глава 1 5

 

Что такое презентация. 5

 

Виды презентаций. 7

 

Структура презентации. 10

 

ситуативное влияние и  установки 12

 

Влияние ситуации. 12

 

Установки. 14

 Влияние установки  на поведение. 16

 Влияние поведения  на формирование установки 17

 

Глава 2. 18

 

ситуативные методы влияния 18

 

Методы влияния. 20

 Использование автоматических  реакций основанных на сильных  установках. 20

 Актуализация слабых  установок (позитивных), и нивелирование  негативных.

21

 Провоцирование ситуативного  поведения 24

 

Заключение 30

 

Список литературы 31

 

 Введение

 

 Согласно одному из  множества предложенных в литературе определению,

 «Public Relation – это организация общественного мнения в целях наиболее эффективного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения его репутации». Другими словами нужно создать для организации благоприятный образ в глазах общественности, который поможет ей успешно выполнять свою работу и в дальнейшем этот образ поддерживать.

 Одним из средств  создания благоприятного образа  является презентация.

 В данной работе  пойдет речь именно о презентации  и о том, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно.

 Будет предпринята  попытка определить конкретные  методы влияния на поведение  и установки людей во время  презентации, за счет определенным  образом выстроенных ситуативных  факторов. Этот аспект мне кажется  весьма интересным по двум  причинам. Во-первых, поведение человека  действительно в огромной степени  зависит от того, в какой ситуации он находится. Человек может быть совершенно уверен, что никогда не будет, например, воровать, у него есть тысяча причин этого не делать, однако если вдруг окажется, что ему нечем накормить своего ребенка и в то же время представиться возможность залезть в чей-нибудь бумажник, скорее всего, оставшись безнаказанным, то может оказаться что человек все-таки сделает, то чего сам от себя никогда не ожидал, как впрочем, и те, кто его знает.

 Во-вторых, если говорить  о необходимости организовать  презентацию, мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут в ней участвовать, не всегда можно написать им те слова, которые нужно говорить и т. д. И, тем не менее, нужно сделать так чтобы она принесла максимально возможный эффект. В таком случае нам особенно сильно может помочь знание о том, как можно использовать опосредованные ситуативные факторы влияния.

 Дальнейшие наши рассуждения  будут строиться по следующей  схеме:

1. Что такое презентация, из каких частей она состоит, какие виды презентаций бывают и в каких случаях лучше использовать те или иные формы проведения. б.Описание того, почему выбраны именно опосредованные ситуативные методы влияния на поведение и мнения людей. Кроме того, определим, что такое установка, каким образом она формируется и каким образом влияет на поведение.

2 Описание конкретных  методов влияния на презентации,  и того, каким образом можно  проверить их эффективность и  необходимость.

 

 Глава 1

 

 Что такое презентация.

 

 В этой части работы  будут изложены некоторые теоретические  обоснования, которые помогут более точно рассмотреть вопрос о том, что представляет из себя презентация и перечислены правила которые нужно помнить в любом случае.

 Мы увидим, о чем  обязательно нужно помнить, и  как предпочтительней построить  ситуацию, в зависимости от того, какие перед нами стоят цели, какова аудитория, предмет презентации  и т. д., чтобы можно было  воспользоваться предлагаемыми  в следующей главе методами влияния.

 Презентация, как правило,  необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявить  о своем существовании, это  испытанный способ привлечения  внимания. Кроме того, как было  сказано в начале это одно из средств, используемых для создания имиджа.

 

 Проанализировав соответствующую  литературу, в основном «искуство деловой презентации» Лени Арредондо и «Эффективная презентация Энтони Джея, был сделан вывод о том, что существуют правила, которые нужно учитывать при проведении любой презентации. Авторы утверждают, что они многократно проверены на опыте и не требуют дополнительных доказательств о них, и пойдет речь далее.

 

 Более благоприятное  впечатление и более глубокое  влияние на публику оказывает  презентация, проходящая в хорошем  темпе, в выразительной, энергичной  и полной энтузиазма манере.

 

 Для того чтобы начать  готовить то или иное мероприятие  необходимо очень четко определить  его цели, или то, что мы хотим  получить как результат его  проведения. Презентация не является исключением. Можно сказать, что «..глобальной целью каждой презентации является убеждение..»

(7 стр. 51( ваших гостей в том, что вы именно такие, как хотите себя преподнести или, что ваш товар самый необходимый и качественный и т. д. За достаточно короткое время нужно сформировать у людей определенное мнение относительно того, кто вы? Чем занимаетесь? И как хорошо вы это делаете?

 Иногда, кроме этого  вашей целью является подвигнуть  людей на конкретные поступки, которые нужно совершить прямо в этот промежуток времени, что-то купить, заключить контракт и т. д.

 

 Для того чтобы обеспечить  себе успех необходимо заранее  тщательно планировать свои действия. Тем самым мы сможем избежать  неприятных всевозможных сюрпризов  и минимизировать неожиданности,  которые могут нам помешать. Пока  вы продумываете порядок необходимых  действий, вы сможете вовремя  определить, сколько точно времени  вам понадобиться на каждую  часть, что более значимо, а  от чего может быть вообще  стоит отказаться.

 

 Существует несколько  факторов влияющих на эффективность  презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить и тип необходимой нам презентации.

 

 Какова природа места:  формальная, неформальная, деловая.

 

 Ведущий должен быть  максимально готов к всевозможным  вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатление оратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос или комментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и дать ответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранять спокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терять контроль за ситуацией.

 

 Язык определяет стиль  и тон всего события, а так  же задает темп презентации.  Он должен подходить аудитории,  необходимо почувствовать ее  культурные запросы. В зависимости от предмета презентации и характеристик аудитории, а также от поставленных целей необходимо выбрать тот или иной вербальный стиль.

 

 Не следует злоупотреблять: избитыми фразами и выражениями,  избегать избыточности (абсолютно необходимо), двусмысленных выражений которые могут обидеть, частым употреблением слова «я».

 

 Виды презентаций.

 

 Невозможно приспособиться  к различным ситуациям не определив  типа презентации.

 

 В зависимости от  того, что нам нужно представить,  презентации можно разделить  по разным основаниям на несколько  групп.

 

 Презентация общественной  организации (фирмы, акционерного  общества, корпорации и т.п.). Целью такой презентации, прежде всего, является создание имиджа этой организации.

 

 Презентация коммерческой  организации или брэнда. Цели  такой презентации ясны: создать осведомленность о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявить о своем существовании, основная и конечная цель увеличение прибыли.

 

 

 И в тех и в  других организациях могут быть  внутренние и внешние презентации.

 

 Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам.) (7 стр.49(. Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства) (7 стр. 50(.

 

 Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя (7 стр. 49(.

 

 Кроме того, они бывают  проактивными и интерактивными:

 

 Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить (7 стр.328(. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

 

 Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных» (7 стр.329(. Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего мы можем сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.

 

 Мы уже упомянули,  что аудитория может быть большой  или маленькой и что в зависимости от этого меняется и необходимый стиль проведения презентации.

 

 Презентации различаются  по аудиториям следующим образом.

 

 . Более 200 человек – большая аудитория (6(. Чем больше аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет презентации (просто необходимо, красиво одеться и т д). Большая аудитория требует: максимум ораторского искусства, официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и минимум участия аудитории в процессе презентации.

 

 . Маленькая аудитория – примерно до 15 человек (6(. Максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами.

 

. Средняя аудитория –  здесь допустим некий средний  вариант и необходимо более  точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории.

 

 Желательно определить  как можно больше характеристик  вашей аудитории: какого она будет возраста, насколько заинтересована в предмете вашей презентации, неплохо было бы знать уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства.

 

 Необходимо продумать  каким образом будет организована  обратная связь.

 Она необходима для  определения того, насколько хорошо  вы достигли поставленных перед собой целей. Возможны следующие варианты:

 

- Один на один: в конце  презентации можно задать прямой  вопрос, ответ на который и продемонстрирует насколько вы были убедительны, и была информация предоставленная вами интересна.

 

- Телефонные звонки

 

- Письменный отчет.

 

 Кроме того, необходимо  определить степень необходимого  или возможного участия публики в презентации, в зависимости от этого, необходимо соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Возможны следующие варианты.

 

 Традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов, предпочтителен для проактивной презентации, на которой будет много людей (7(.

 

 . Если должно быть остаточно много вопросов и ответов, то предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики (6(. Если же мы хотим минимизировать наше общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест.

 

 Если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами (6(.

 

 Для презентаций с  небольшим количеством приглашенных  можно использовать отдельные  столики, либо соединенные в  виде буквы «Т». В зависимости  от того, что в каждом конкретном  случае важнее, общение между  гостями либо внимание к коммуникатору. На самом деле вариантов, может быть огромное количество, и, в принципе, нет никаких особых премудростей, все подчиняется, в данном случае здравому смыслу. Главное помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что вы им предложите.

 

 Структура презентации.

 

 А. Чумиков (в книге «Связи с общественностью» М. 2000) определяет презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий: