Организация рационального движения документов внутри организации, предприятия, учреждения

      Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются  рациональные маршрутно-технологические  схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют  определить места операций по их обработке.

      В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения. 

1. Организация движения входящей документации

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий  документопоток составляют:

— документы  вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

— документы  подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную  документацию и различного рода запросы;

— документы  прочих организаций, обменивающихся информацией  для решения вопросов, требующих  совместных действий;

— жалобы и заявления граждан.

Во  многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 8).

Задача  первичной обработки поступившей  корреспонденции — проверить  правильность доставки и целостность  вложений, учесть поступившие документы  и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность  конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.

      Рис. 8. Схема прохождения входящей документации

      После вскрытия корреспонденции конверт  сохраняется только в следующих  случаях:

¾      если на документе отсутствует дата;

¾      если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

¾      если адрес отправителя есть только на конверте.

      В остальных случаях конверты уничтожаются.

      Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

      С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.

      Обработка документов в экспедиции заканчивается  их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

      Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

      Уже в процессе первоначальной обработки  проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

      Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

      При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами  движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть секретари, секретари-референты или помощники руководителя.

      При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

      Передача  документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

      Руководитель  учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. 

      Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

      С резолюцией документ передается ответственным  исполнителям. Если указано несколько  исполнителей, документ передается каждому  из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

      Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.

      Поступив  к исполнителю, документ находится  у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

      После анализа различных источников, было выявлено, что движение входящей документации имеет свои специфические свойства и чётко структурированную систему  или, так называемый, путь следования между исполнителями, подразделениями  и остальными его участниками. Также, движение входящей документации имеет свои правила работы с ними, например, проставление регистрационного штампа, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), производится проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. 

 

2. Организация движения исходящей документации

  Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 9).

      

Рис. 9. Схема прохождения исходящей  документации

       На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания.

      На  этом этапе движения документов следует  стремиться к сокращению лишних инстанций  и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и  согласованные проекты исходящих  документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.

      Руководители  учреждений должны быть освобождены  от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

      После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед  отправкой еще раз проверяется  правильность их оформления. Обработка  отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт,

      Все поступающие на отправку документы  сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее  приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

      Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция  отправляется немедленно.

      После анализа разных  источников, было выявлено, что движение исходящей документации имеет чёткую структуру и порядок прохождения документа до того, как он будет окончательно готов к отправке. Также, было отмечено, что на всех стадиях оформления и подготовки документа, его в обязательном порядке оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. 

 

3. Организация движения внутренней документации

     Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

     Однако  некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

     Исходя  из вышесказанного, следует, что движение внутренней документации имеет те же стадии, маршруты прохождения, что и у исходящих документов, а этапом исполнения совпадает с маршрутами входящих документов. Благодаря этому, можно сделать вывод о том, что при движении внутренней документации, следует обращать внимание на данный факт, помогающий при работе с данным видом документов, но и не забывать о существенных различиях, изложенных в данной части работы.