Особенности составления организационно-распорядительной документации в ООО «АТУ»

 

             ОГЛАВЛЕНИЕ 

                                                                      

Введение………………………………………………………………….стр.2

Глава 1. Понятие организационно-распорядительной документации

 и её роль в деятельности  организации

1.1.Виды организационно-распорядительной документации…...…стр.3

1.2. Нормативно-правовая  и нормативно-методическая  регламентация организационно-распорядительной документации…………………………………………………………..стр.15

1.3 Требования к составлению  и оформлению организационно-распорядительной документации.………………………………….стр.21

Практическая  часть

Глава 2.Особенности составления организационно-распорядительной документации в ООО «АТУ».

2.1. ООО «Автотранспортное управление» как автотранспортная

организация ……………………………………………………………стр.28

2.2.Анализ организационно-распорядительных  документов  в ООО «АТУ».

Требование. Противоречие.Выводы………………………………...стр

 

Заключение……………………………………………………………..стр.32

Источники и литература……………………………………………..стр.34

Приложение……………………………………………………………стр.36

 

 

 

 

Введение

Тема работы является актуальной в настоящее время, так как  управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые  являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов  служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая  затрагивает судьбы миллионов людей. Именно она обеспечивает управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации и составляет собственно объект делопроизводства. Поэтому качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

 Цель исследования курсовой работы:

1.Комплексно проанализировать всю совокупность требований к ОРД, предоставляемых нормативно-правовыми и нормативно-методическими актами к современным организационно-распорядительным документам в РФ.

2.Рассмотреть особенности составления ОРД на конкретном предприятии, выявить противоречия.

3. Сформировать предложения и выводы, направленные на дальнейшее совершенствование функционирования ОРД.

               

 

Цель исследования продиктовала следующие задачи:

1. Изучить нормативно-правовую и нормативно-методическую регламентацию, посвященную особенностям составления и оформления организационной документации.

2. Проанализировать нормативно-методическую  базу ООО «АТУ»  с точки зрения ее соответствия (несоответствия) типовым нормативно-методическим документам, регламентирующих документирование деятельности предприятия.

3. Выявить особенности  составления и оформления организационной  документации на ООО «АТУ».

4. Разработать рекомендации  по совершенствованию документирования  организационной деятельности ООО  «АТУ».

 

Глава 1. Понятие  организационно-распорядительной документации

  и её роль  в деятельности организации

1.1.Виды организационно-распорядительной  документации

Отнесение документов к той  или иной системе начинается с  разделения всех документов на официальные  и неофициальные, созданные человеком  вне сферы его служебной деятельности, такие как личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.  Официальные  документы в зависимости от обслуживаемой  ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Среди большого разнообразия документов, входящих в перечисленные  выше группы, центральное место занимает управленческая документация.

Управленческий  документ -это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.  ¹

Ученые - документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не  должны противоречить действующим  нормативно-правовым актам, определяющим  действия участников процесса  управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны  в полной мере отвечать истине  о фактах, событиях, людях, которых  он касается.

3. Однозначность. Текст  документа по смыслу должен  быть однозначным, т.е. положения,  приведенные в нем, не могут  быть истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа  должен отвечать требованиям  определенности таким образом,  чтобы в нем были приведены  все необходимые сведения, порождаемые  знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого  документа должен отвечать требованиям  полноты, т.е. содержать все  сведения, которые необходимы для  обеспечения требуемого качества  и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не  должны находиться в противоречии  друг с другом, быть не согласованными  между собой. 

7. Понятность. Все сведения  документа должны быть изложены  языком ясным, понятным, несмотря  на то, что он считается административным, официально-деловым. 

8. Мотивированность. Содержание  документа должно побуждать адресата  к осуществлению целей, поставленных  автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для  обеспечения его юридической  силы должен при оформлении  иметь все требуемые, правильно  составленные и оформленные реквизиты.   

        Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации это  организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет, отчетность и др. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.² Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).³

     Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.⁴

ОРД систематизированы по следующим функциям:

· создание организации, предприятия;

· реорганизация организации, предприятия;

· ликвидация организации, предприятия;

· приватизация государственных  и муниципальных организаций, предприятий;

· распорядительная деятельность организации, предприятия;

· организационно-нормативное  регулирование деятельности организации, предприятия;

· оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.⁵

 

 Исходя из перечисленных  функций ОРД классифицируют на  три группы:

1. организационная документация 

2. распорядительная документация 

3. информационно-справочная  документация 

 

1) организационные документы  (устав, положение о структурном  положении предприятия, должностная  инструкция работника, структура  и штатная численность аппарата  управления, штатное расписание, правила  внутреннего трудового распорядка  и т.д.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,  решения, указания и др.);

3) информационно-справочная  документация (письма, акты, протоколы,  справки и др.).

Охарактеризуем отдельные  группы документов, включенных в предложенную классификацию.

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Конечно, каждый вид организационно-правовых документов имеет свои особенности в процессе составления.⁶

 Устав организации.  Это свод правил, регулирующих  деятельность организаций, их  взаимоотношения с другими организациями  и гражданами, права и обязанности  в сфере государственной или  хозяйственной деятельности. В уставе  определяются структура, функции  и права организации. ⁷

 

Положение о структурном  подразделении организации.

Это документ, которым определяются порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организация работы структурного подразделения (службы). Положения разрабатываются на основе типовых положений с учетом специфики  каждой организации.

 

Инструкция-это правовой акт, устанавливающий правила деятельности подразделений, служб и должностных лиц. Инструкция является нормативным актом, который рассчитан на длительное применение, поэтому она не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения.

 

Инструкции подлежат обязательному  утверждению специальным распорядительным актом или подписью руководителя в грифе утверждения.

 

Должностная инструкция -это  документ, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения  сотрудника со смежными сотрудниками данной организации.

 

Штатное расписание- это  документ, определяющий структуру, численность  и должностной состав работников организации с указанием должностных  окладов.

Штатное расписание организация  разрабатывает самостоятельно.

 

Учредительный договор.

Договор– юридическое  понятие, с которым связано возникновение  различных обязательств и отношения, регулирующие их.

В учредительном договоре учредители берут обязательство  создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования  имущества и уставного капитала.

 

Правила внутреннего трудового  распорядка – это правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы.

 

Распорядительные документы- документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

 

Основными видами распорядительных документов являются: постановление, указание, приказ, решение, распоряжение.

 

 Схема подготовки распорядительных  документов следующая: 

 

1) всестороннее изучение  вопроса, подготовка проекта документа; 

 

2) согласование текста  и его подписание;

 

3) обсуждение и принятие  документа на заседании коллегиального  органа (постановление, решение).

 

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ- правой акт, издаваемый руководителем организации (его  структурного подразделения), действующим  на основании единоначалия в целях  разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может  касаться широкого круга организаций  и должностных лиц, независимо от подчиненности.

 

Приказами оформляются: