Отчет по практике в ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

Таблица 1. Входящие документы в Главное управление МЧС России по Хабаровскому краю за 2012 -2013 года.

2. Поток внутренней документации, состоящий из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

- проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

- протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Документы, издаваемые в Главном управлении МЧС России по Хабаровскому краю
	За 2013 год	За 2012 год	Отчетный год по отношению к предыдущему году (+, -)
			Всего	процентов
Приказы по основной деятельности	676	542	+134	+24,7%
Приказы по личному составу	751	694	+57	+8,2%
Распоряжения, указания	5	3	2	+66,1%

 

Таблица 2. Внутренние документы в Главном управление МЧС России по Хабаровскому краю за 2012 -2013 года.

3. Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации (См таб. 2).

Исходящие - документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. В подчиненные подразделения направляются распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа;

- отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции.

Исходящие документы Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю
	За 2013 год	За 2012 год	Отчетный год по отношению к предыдущему году (+, -)
			Всего	процентов
Всего, в т.ч.:	48587	43424	+5163	+11,9%
- в МЧС России	169	137	+32	+23,35%
- в ДВРЦ МЧС России	7662	6946	+716	+10,3%
- в другие организации	29573	28184	+1389	+4,9%
- в территориальные  органы и подведомственные организации	11183	8157	+3026	+37,1%

 

Таблица 3. Исходящие документы в Главном управление МЧС России по Хабаровскому краю за 2012 -2013 года.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = вх. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). 
В Главном управлении объем документооборота за 2013 год составил 88002 служебных и распорядительных документов, по сравнению с 2012 г. (80586 документов) увеличился на 9,2%.

Таким образом, внедрение технических средств, в том числе и автоматизированной системы «Делопроизводство» позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сократилось, и упростилось согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты.

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Организация работы по приему, учету, регистрации, передаче должностным лицам для рассмотрения и контроль исполнения обращений граждан осуществляется канцелярией. Регистрация обращений граждан и ответов им осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения. Хранение материалов по письменным обращениям граждан осуществляется в  канцелярии и управлении гражданской защиты.

Работа с предложениями, заявлениями, жалобами в Главном управлении ведется в соответствии с требованиями приказа МЧС России от 27.09.2011 №540 «Об утверждении Административного регламента МЧС России предоставления государственной услуги по приему граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок». Приказом Главного управления от 28.12.2011 № 722 «О предоставлении государственной услуги» определена ответственность должностных лиц за исполнение административных процедур по предоставлению государственной услуги по приему граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям.

По состоянию на 25 декабря 2012 года в Главном управлении зарегистрировано 368 письменных обращений граждан, из них по пожарной безопасности – 283, поступило через Интернет (на сайт Главного управления) – 27, анонимных – 1. Из Администрации Президента Российской Федерации в 2012 году – 3 обращения, в 2013 году – 1 обращение. Обращений граждан по вопросам проявления различных коррупционных действий на местах в 2013 году не поступало. За 2013 год принято 963 обратившихся  граждан.  34 обращения в соответствии со ст. 8 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ направлены по принадлежности, как содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Главного управления.

Из вышесказанного следует, что в связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел IV: Проект совершенствования деятельности канцелярии ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

 

Управление любой организацией можно представить как информационный  процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требование оперативности и достоверности управляющей информации.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать процесс управления. Рассмотрим программное обеспечение компьютеров для решения основных задач в Главном управлении МЧС России по Хабаровскому краю:

1. Для создания документов используются  текстовые редакторы. Это дает  возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

2. Для обмена информацией используется  корпоративная компьютерная сеть, что ускоряет процесс обмена. Специальная компьютерная программа позволяет передать как сам документ, так и любую управляющую информацию через электронную почту.

3. Для регистрации документов  и контроля за их исполнением  используется АС «Делопроизводство». Она позволяет регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Данная программа своевременно предупреждает о наступлении срока исполнения.

4. Для хранения и систематизации  документации используется система  управления базы данными. С помощью  программы можно не только  создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых.

Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

- оперативность в составлении  и прохождении документа;

- высокое качество документов;

- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования, волокиты при прохождении);

- безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

- сокращение объема документооборота;

- совершенствование технологии  документооборота.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные. Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, увеличения с роста количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К объективным факторам, непосредственно влияющих на рост количества документов относится создание новых подразделений. Рост документации связан и с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей документации - внедрение технологических средств в управленческий труд. Возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов привело к резкому увеличению объёма документации (и соответственно расходование бумаги).

Следующая объективная причина - свойство документационной информации при активном её использовании возрастать. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; подмена реального дела «отписками»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в бюрократическую деятельность всё большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов.

Происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений.

Большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений.

 Увеличиваются  документопотоки также из-за несвойственного  выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.