Рационализация делопроизводства в учреждениях России XIX начале XX века

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Саратовский государственный социально-экономический университет»

 

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

по  дисциплине «Организация и технология ДОУ»

 

на  тему: «Рационализация делопроизводства в учреждениях России XIX начале XX века»

 

 

 

 

Выполнил:

студент 3 курса 5 группы

гуманитарного факультета

Давыдова Светлана

 

Научный руководитель:

к.и.н., профессор 

Терин Владимир Филиппович

 

Дата  сдачи курсовой работы

___________________201_ г. 

 

Дата  защиты курсовой работы

___________________201_ г.

 

Оценка ________________

 

 

 

 

 

Саратов

2013

 

Оглавление

 

Введение                                                                                                            3

 

Глава 1. Характеристика министерского делопроизводства                        6          

 

Глава 2.Развитие делопроизводства в учреждениях  России XIX начале XX века                                                                                                                   15                                                                          

 

Глава 3.Рационализация делопроизводства в военном ведомстве  России в начале XX века                                                                                                       22

 

Заключение                                                                                                       28

 

Список использованных источников                                                             31

 

Приложения                                                                                                     33

 

Введение

 

Традиции и система российского делопроизводства формировались веками. В учреждениях России исторически сложилась регламентированная и единая организация работы с документами, имеющая присущие только ей особенности.

Знание  общих тенденций и закономерностей  развития российского делопроизводства позволяет осмыслить сегодняшний  день. Вместе с тем, его история исследована сравнительно мало. Не получил достаточного освещения в научной литературе, в частности, вопрос об организации министерского делопроизводства, хотя делопроизводство центральных и высших государственных учреждений в XIX веке более или менее изучено.

Степень научной разработанности проблемы. Данными вопросами занимается целый  ряд исследователей. Среди наиболее авторитетных работ можно выделить работы М.П. Ильюшенко, Б.Г. Литвак, Т.В. Кузнецова, И.А. Исаев¹

Подобные  проблемы рассматривает и А.Н. Медушевский, А.В. Охотников, Е.А. Булавина²

Также следует  обратить внимание на работы Н.В. Варадинова, Л.В. Вяловой³

В начале XIX века на смену коллежской приходит министерская система, для которой характерно исполнительное начало и единоличное руководство. Реформа управления приводит к тому, что коллежское делопроизводство, которое возникло в XVIII веке, в центральном аппарате сменяется исполнительным. Тем не менее, на нормах коллежского делопроизводства основывается работа присутственных мест губернии, в частности, на коллегиальных началах продолжали работать губернские правления. В XIX веке коллегиальное делопроизводство не исчезает, а сосуществует с новой системой делопроизводства, которая действовала на основе единоначалия.

Реальной рационализации документооборота, обязательно предшествует его автоматизация, упирается в совершенствование процесса управления, требующего на только уточнения задач, стоящих перед организацией, четкого распределения этих задач и функций по их выполнению между структурными подразделениями (прописывается в регламентах или должностных инструкциях) и наделении их соответствующими полномочиями, но и прописыванием порядка решения каждого типового вопроса⁴.

Актуальность  курсовой работы заключается в том, что сегодня совершенствование  управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Для более рационального делопроизводства необходимо учитывать прошлый опыт, и не допускать ошибки, сделанные ранее.

Целью данной курсовой работы является: изучить наиболее полно историю рационализации делопроизводства в учреждениях России в XIX - начале XX вв.

В связи с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

- Рассмотреть  министерскую систему управления, сложившуюся в XIX веке;

- Проанализировать необходимость в рационализации делопроизводства в России XIX века;

- Проследить  основные этапы рационализации  делопроизводства России в XIX-начала XX вв.

- рассмотреть развитие делопроизводства  в военном ведомстве России  в начале XX века и сделать выводы.

Объектом  исследования выступают учреждения России XIX в.

Предметом - система делопроизводства.

При написании дипломной работы использовались следующие методы исследования:

- метод анализа;

- метод синтеза;

- метод обобщения.;

- системный подход.

Все вышеизложенное определило структуру курсовой работы, которая  состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика министерского делопроизводства

 

Министерская система управления основана на принципе единоначалия, зародилась из старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более оперативной и гибкой системы управления того времени. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен совсем из новой системы: сначала коллегии ввели в состав созданных министерств; позже при министрах создали советы, которые имели статус коллегиального совещательного органа. Отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 году в эпоху правления императора Александра I, были министерства⁵:

1. Военных и сухопутных сил

2. Юстиции

3. Морских сил

4. Иностранных дел

5. Внутренних дел

6. Финансов

7. Коммерции

8. Народного просвещения

Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учреждено высшее административное учреждение – Комитет министров, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Позже – 1 января 1810 г. создано высшее законосовещательное учреждение – Государственный совет. Одновременно с этим проведена реформа Сената, становившимся высшей судебной инстанцией, выполняя также надзора за правительственным аппаратом.

В соответствии с этим актом увеличилось  число министерств, и произошли  некоторые изменения в перераспределении  дел между ними.

Министры назначались и были ответственны только перед императором. Принцип единоличного правления положен в основу всей организации министерств:

- директора, которые возглавляли департаменты, подчинялись непосредственно министру;

- начальники отделений – директорам департаментов;

- столоначальники – начальникам отделений.

Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, писцов, казначея, и др., их должностной и количественный состав зависел от объема дел и содержания. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, то в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

Окончательно министерское начало стало единоличным лишь с изданием 1811 году манифеста об "Общем учреждении министерств" (далее Манифест) – законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами⁶.

Манифестом вводилось  единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и  до их архивного хранения. Особое место  уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

С введением в России министерской системы управления государством, изменился документооборот в различных учреждениях. Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали повеления и указы верховной власти, переписка министра с главноуправляющими и другими министрами, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на жалобы и его предписания, на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими  учреждениями и лицами, равного положения  и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания  министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие дела делились на три категории:

- Текущие дела (дела, которые поступили на общих основаниях в соответствии с установленным порядком);

- Донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

- Чрезвычайные дела – для их решения принимались новые постановления, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

- Дела, "не терпящие  времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

О поступивших делах министру сообщал директор его канцелярии, директору департамента – правитель дел канцелярии департамента. Это было, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекло за собой никаких решений, но определяло дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти путь его подготовки и рассмотрения – от отдельного стола в составе отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, в зависимоти сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов. При нем рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали очень больших размеров.

Позже (к середине XIX в.) усложнилась регистрация документов – документ регистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно этому руководству в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении – 54, в департаменте министерства – 34, в совете министров – 4567. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы⁷.

Согласно «Общему учреждению министерств» делопроизводство делилось на следующие этапы:

• порядок вступления дел;
• движение (производство) дел;
• отправление дел;
• ревизия;
• отчеты.

Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах  существовали общие и частные  журналы. В общий журнал вносились  все поступившие документы. В  частном журнале канцелярии отмечались те документы, которые исполнялись  в самой канцелярии. Частные журналы  велись в отделениях для регистрации  документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации  исходящих документов. Они также  назывались общим и частным, но распределение  функций между ними было другое: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный - документы (точнее, их оттиски, т.к. сами документы после записи в общий журнал отсылались адресатам) переписывались дословно.

Журнал  как форма фиксации обсуждения и  решения обычен для XIX в. В журнале  ход заседания фиксировался более  кратко, чем в протоколе. В нем  излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались  мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения и указывалось, какое мнение было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности  фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного Совета, менее – журналы Комитета министров.

В 70-е годы XIX в. появилась новая форма фиксации хода заседаний - стенографические отчеты, например, для фиксации заседания Особого присутствия Правительствующего Сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в. А стенографические отчеты заседаний Государственной думы еще и синхронно публиковались.

Документы, которые создавались в процессе "производства дела" можно разделить на группы: документы, которые составляли внутреннее делопроизводство учреждения (выписки, записки, журналы заседаний, справки, настольные реестры, регистрационные журналы и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе – "исполнительные бумаги".