Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации

В случаях, предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организациях данного вида.

Положение об организации  относится к учредительным документам. В учредительных документах некоммерческой организации должны определяться наименование некоммерческой организации, содержащее указание на характер ее деятельности и организационно-правовую форму, место нахождения некоммерческой организации, порядок управления деятельностью, предмет и цели деятельности, сведения о филиалах и представительствах, права и обязанности членов, условия и порядок приема в члены некоммерческой организации и выхода из нее (в случае, если некоммерческая организация имеет членство), источники формирования имущества некоммерческой организации, порядок внесения изменений в учредительные документы некоммерческой организации, порядок использования имущества в случае ликвидации некоммерческой организации и иные положения, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1996г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".Положение об организации оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, оттиск печати.

Положение о структурном  подразделении 

Положение о структурном  подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Представительства и филиалы  являются обособленными подразделениями  юридического лица, расположенными вне  места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.⁶

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются  для однотипных организаций и  структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст  положения о подразделении может  включать следующие разделы:

1.  Общие положения.

2.  Основные задачи.

3.  Функции.

4.  Права и обязанности.

5.  Ответственность.

6.  Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.⁷

Положения о структурных  подразделениях визируются руководителем  службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем  других структурных подразделений, с которыми данное подразделение  взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения  и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут  утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа  необходимо дать поручения, связанные  с его применением.

Положение о подразделении  оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами  положения о структурном подразделении  являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе 

 

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.

Положения о коллегиальном (или совещательном) органе могут  быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о коллегиальном (или  совещательном) органе. Текст положения  может включать следующие разделы:

1.  Общие положения.

2.  Основные задачи.

3.  Функции.

4.  Права и обязанности.

5.  Ответственность.

6.  Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование коллегиального (или совещательного) органа, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует орган, чем он руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется.

Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых коллегиальным (или совещательным) органом и определяющих характер и направления его деятельности.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должен выполнять коллегиальный (или совещательный) орган для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику его деятельности.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязан осуществлять коллегиальный (или совещательный) орган в лице его председателя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести председатель коллегиального (или совещательного) органа в случае невыполнения органом своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются основные документы, создаваемые коллегиальным (или совещательным) органом; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет; устанавливаются периодичность и сроки представления.

Положения о коллегиальном (или совещательном) органе подписываются  председателем и утверждаются руководителем  организации. Положения о коллегиальном  органе могут утверждаться распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе оформляется  на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами  положения о коллегиальном (или  совещательном) органе являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф, утверждения.   

Регламент

Существует несколько  определений регламента:

Регламент – свод правил.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит  из разделов, имеющих самостоятельные  заголовки и разбитых на пункты и  подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок  подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения  решений до исполнителей; материально-техническое  обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании  членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с  заинтересованными подразделениями  и юридической службой.

Регламенты утверждаются руководителем организации или  руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами  регламента являются: наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Штатное расписание  

 

Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.⁸

Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной  учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Штатное расписание применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности  организации в соответствии с  ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим  должностям (профессиям), по которым  предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации, указывается  в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в  рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или  проценту от прибыли, коэффициенту трудового  участия (КТУ), коэффициенту распределения  и пр. в зависимости от системы  оплаты труда, принятой в организации  в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми  договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные  выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные  выплаты), установленные действующим  законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также  введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом  или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается  руководителем кадровой службы и  главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом. Изменения  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание".

 

2.2. Распорядительные документы 

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.⁹

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.