Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации

В протоколе отражаются все  мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное  лицо. За правильность записей в  протоколе отвечают председатель и  секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.¹⁶

Заголовком протокола  служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания  аттестационной комиссии…; протокол совещания  …).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В работе исследованы общие  требования к организационно – распорядительной документации, унификация и стандартизация управленческой документации, унифицированная  система организационно – распорядительной документации, оформление реквизитов организационно – распорядительных документов, а также оформление организационно – правовой, распорядительной и  информационно – справочной документации. Подводя итоги, можно выделить наиболее важные аспекты работы.

Организационно  – правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно – правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Распорядительные  документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Анализ свидетельствует, что документированная информация составляет основу управления. В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Изучение проблемы свидетельствует  о том, что к настоящему времени  созданы нормативно – правовая, научно – методическая базы для  ведения оптимального делопроизводства и текущее делопроизводство в  федеральных органах власти, а  также в учреждениях, предприятиях, местных органах власти Саратовской  области.

Прежде всего, это: Конституция  РФ; ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р. ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу»; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области и другие.

Принятие унифицированной  системы документации позволило  поставить делопроизводство на более  новый высокий уровень.

Вместе с тем исследования показали, что организационно –  распорядительная документация во многом не совершенна: отдельные документы  противоречат друг другу; достаточно медленно доходят до того или иного органов  власти; медленно производятся инструкции, положения, регламенты; многие работники  не знают требований по документам; медленное усовершенствование технологий и др.

Поскольку ОРД составляет ядро государственных документов в  системе управления, то необходимо:

1) дальнейшее исследование  этой сферы;

2) совершенствование нормативно  – правовой базы; 

3) необходима новая научно  – методическая литература, рассчитанная  на широкий круг организаций,  новые монографические издания;   

4) крайне важно планомерное  обучение работников всех государственных  и муниципальных структур, более  широкая подготовка высококвалифицированных  документоведов в вузах Саратова и Балаково.

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

Нормативно-правовые акты и судебная практика

1.  Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. – М.: Юридическая литература, 1993г.

2.  Федеральный Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 № 1-ФЗ.

3.  Федеральный Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149.

4.  Федеральный закон РФ «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 08 августа 2001 N 128-ФЗ.

5.  Федеральный закон РФ «О связи» от 16 февраля 1995г. N 15-ФЗ.

6.  Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 N 125-ФЗ.

7.  Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004г.  N 98-ФЗ.

8.  Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 93 N 5485-1.

9.  «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004г.

10.  Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 – 2010 гг.)» от 28 января 2002 №65.

11.  Программа оптимизации документооборота в Государственной Думе от 14 мая 2003г.

12.  Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 октября 1999г.

13.  Кодекс РФ «Об административных правонарушениях».

14.  ГОСТ 2.051-2006 «ЕСКД. Электронные документы. Общие положения».

15.  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

16.  ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

17.  ГОСТ 28388-89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения».

18.  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

19.  Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 6 октября 2000г.

20.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. №536.

21.  Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования, Специальность 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления. Утвержден 2 марта 2000г.

Специальная, научная и учебная литература

22. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.:ЗАО «Интел-Синтез», 2001.

23.  Баласаян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией: Тезисы сообщений на девятой Международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2002г. – М: Росархив ВНИИДАД, 2003.

24.  Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2007.

25.  Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003): Практическое пособие. – 6-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2006.

26.  Басаков М.И. Справочник секрктаря-референта: Практ.пособие. – 4-е изд., испр.и доп. // Ростов н/Д: Феникс, 2007.

27.  Басаков М.И. Документы по персоналу организации: Практическое пособие. 2-е изд.перераб, и доп. Ростов-н/Д-; Издательский центр «МАРТ»,2003.

28.  Басаков М.И. Как подготовить и оформить деловое письмо. Изд.4-е, испр.и дол. М., 2006.

29.  Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии,- М.: Книжный мир. 2003.

30.  Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.,ЭКСМО, 2005.

31.  Бутенко И.А. БОСС-Референт: повышение эффективности управления организацией в государственных структурах управления: Доклад на девятой Международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2002г. – М: Росархив ВНИИДАД, 2003.

32.  Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ.ред. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

33.  Волков С. Н. Законодательный уровень, как один из элементов в обеспечении информационной безопасности. // Саратов. СГСЭУ. – 2001.

34.  Галахов В.В. и др. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб-практ. Пособие / Под ред. И.К. Крнеева. – М.: ТК Велби, Проспект, 2004.

35.  Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. – М.: Инфра-М, 2001.

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Колесник Е.Н.  Некоторые проблемы управленческого документирования // Тезисы сообщений на девятой Международной научно-практической конференции 5-6 декабря 2002г. – М.: ВНИИДАД, 2003.

² Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] – Статья 52.

³ Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] – Статья 52.

⁴ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

⁵ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

⁶ Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 21 июля 2005 г.] – Статья 52.

⁷ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

⁸ Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

⁹ Организация работы с документами: Учебник./ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

¹⁰ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

¹¹ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

¹² Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

¹³ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

¹⁴ Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

¹⁵ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

¹⁶ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.